điều kiện ứng dụng máy vi tính.
Việc áp dụng phần mềm làm cho công tác kế toán nói chung, công việc tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm nói riêng giảm bớt đi rất nhiều. Kế toán cần xác định đối tượng tập hợp chi phí, đối tượng tính giá thành phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý từ đó phân loại, mã hoá các đối tượng cho phép nhận diện, tìm kiếm các đối tượng một cách nhanh chóng tránh nhầm lẫn. Đồng thời cần khai báo danh mục các đối
tượng quản lý như: danh mục tài khoản, danh mục khách hàng…tổ chức tập hợp, kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất theo đúng đối tượng đã xác định, tổ chức hệ thống sổ, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị và đăng nhập hệ thống này trên phần mềm kế toán.
Kế toán chi phí, giá thành trong điều kiện ứng dụng kế toán máy cần tuân theo các nguyên tắc:
- Việc tập hợp chi phí sản xuất hoàn toàn do máy tự nhận dữ liệu từ các bộ phận liên quan và máy tự tính toán phân bổ chi phí trong kỳ theo các nguyên tắc đã định.
- Căn cứ vào kết quả kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo từng đối tượng kế toán nhập dữ liệu vào máy.
- Lập thao tác các bút toán điều chỉnh, bút toán khoá sổ, kết chuyển cuối kỳ trên cơ sở hướng dẫn có sẵn.
- Căn cứ vào yêu cầu của người sủ dụng thông tin tiến hành kiểm tra, cung cấp các báo cáo cần thiết.
Quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán máy ( theo hình thức Nhật ký chung ).
Chứng từ gốc → nhập vào máy → chứng từ trên máy → xử lý của phần mềm kế toán → Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ chi tiết tài khoản, BCTC, báo cáo khác.