II. Tỡnh hỡnh thực tế về tổ chức kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn
3.Quy trỡnh kế toỏn bỏn hàng
- Căn cứ vào hợp đồng mua bỏn cú ghi rừ loại hàng hoỏ, số lượng bỏn, phương thức thanh toỏn, thời hạn thanh toỏn. Kế toỏn vào phần hành kế toỏn bỏn hàng của phần mềm và nhập dữ liệu vào mỏy cho bỳt toỏn bỏn hàng theo cỏc chỉ tiờu dưới đõy, và cỏc chỉ tiờu này được thể hiện trờn phiếu xuất kho viết bằng mỏy "Biểu số 1).
Số phiếu xuất kho
Ngày thỏng phỏt sinh nghiệp vụ
Tờn khỏch hàng - Theo mó khỏch hàng. Diễn giải nội dung nghiệp vụ
Tờn hàng - Theo mó hàng. Số lượng, đơn giỏ bỏn. Thuế suất GTGT.
Định khoản của cỏc bỳt toỏn doanh thu, giỏ vốn và thuế GTGT Số húa đơn GTGT
- Sau khi xuất kho căn cứ vào số thực xuất mà thủ kho đó ghi vào liờn 2 và liờn 3, kế toỏn tiến hành điều chỉnh chờnh lệch trờn mỏy (nếu cú) giữa số liệu của phiếu xuất kho trờn mỏy và số lượng thực xuất, đồng thời ghi số húa đơn GTGT trờn phiếu xuất kho trờn mỏy. Dữ liệu sau khi điều chỉnh được mỏy tự động chuyển ghi vào cỏc sổ: sổ chi tiết bỏn hàng, sổ chi tiết TK 511, thẻ kho, sổ chi tiết TK 131 "Trường hợp bỏn chịu", sổ chi tiết TK 333.1.
Biểu 5:
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Thỏng 4/2004 Đơn vị tớnh: đồng
Mó hàng Tờn hàng Số lượng Giỏ bỏn Giỏ vốn Lói gộp NA - 008X NA- 008X 20.000 350.730 250.730 26.000.000 … Cộng 344.240.00 0 226.400.00 0 47.840.000 Biểu 6:
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
TK 511 (thỏng 4/2004) Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TKĐ Ư Số tiền Số Ngày Nợ Cú 81256 02/04 Xuất bỏn cho Cụng ty TNHH Quang Minh 111 26.542.000 … Kết chuyển sang xỏc định kết quả kinh doanh
911 3.144.240.000
Cộng 3.144.240.000 3.144.240.000
Tờn đơn vị:
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Thỏng 4/2004 TK 131
Đơn vị: đồng
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Số Ngày Nợ Cú
Số dư đầu thỏng 26.680.000
8125 6
02/4 Xuất bỏn cho Cty TM Quang Minh
511 96.230.000
Thuế GTGT 33311 9.623.000
…
Số dư cuối kỳ 000
Trường hợp bỏn hàng thu ngay bằng tiền mặt như vớ dụ trờn thỡ kế toỏn vào phần hành tiền mặt để nhập tổng số tiền thu theo định khoản của bỳt toỏn doanh thu đó viết ở phiếu xuất kho. Dữ liệu này được thể hiện trờn phiếu thu "Biểu số 8) và sẽ được mỏy chuyển vào sổ chi tiết TK 111.
Biểu 8: Đơn vị: Công ty TNHH Nguyên Anh Phiếu thu Số: 01 Ngày 02 tháng 04 năm 2004 Mẫu số: 01 - TT QĐ số: 1141 - TC/QĐ - CĐKT Ngày 1/1/2002 của BTC TK ghi Nợ: 111 TK ghi Có: 511 TK ghi có: 333.1
Họ tờn người nộp tiền: Anh Bỡnh Địa chỉ: Cụng ty TNHH Quang Minh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lý do nộp: Thanh toỏn tiền cho húa đơn số 81256 ngày 02/4/2002 Số tiền: 100.054.000
Kốm theo: (HĐ 81256): Đó nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ: một trăm triệu khụng trăm năm mươi tư nghỡn đồng).
Thủ trưởng Kế toỏn trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ
Biểu số 9:
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Thỏng 4/2004 TK 111
Đơn vị: đồng
Chứng từ Trớch yếu TKĐƯ Phỏt sinh
Số Ngày Nợ Cú
Số dư đầu thỏng 140.280.00
0
PC 01 02/4 Mua văn phũng phẩm 642 950.000
Thuế GTGT 133 95.000
PT 01 04/4 Thu tiền húa đơn 81256 511 92.220.000 Thu tiền húa đơn 81256 33311 9.220.000 …
Số dư cuối kỳ 126.518.00
- Cuối thỏng kế toỏn vào phần hàng hoỏ chạy mục tổng hợp hàng hoỏ, mỏy sẽ tự động tớnh giỏ trung bỡnh cho hàng hoỏ xuất bỏn trong thỏng và số liệu này được chuyển ghi vào sổ chi tiết cỏc tài khoản, sổ chi tiết TK 632, sổ chi tiết TK 156, sổ chi tiết hàng hoỏ.
Biểu số 10:
SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ
Thỏng 4/2004
Tờn hàng hoỏ: Mỏy Photocopy DC - 1560 Đơn vị tớnh: chiếc Mó số: NA - 008X
Chứng từ Diễn giải Đơn
giỏ Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Thành tiền (đ) Số lượng Thành tiền (đ) Số lượng Thành tiền (đ) Dư đầu thỏng 2/2004 20.00 0 71.460.00 0 20.000 71.460.000 01/X 2/04 Xuất bỏn 20.00 0 7.146.00 0 20.000 7.146.000 02/X 3/4 Xuất bỏn 25.00 0 8.932.50 0 25.000 8.932.500 03/D 6/4 Xuất bỏn 20.00 0 7.146.00 0 20.000 7.146.000 04/D 25/4 Nhập của Cụng ty Nguyờn Lộc 24.00 0 6.192.000 10/X 30/4 Xuất bỏn 25.00 0 8.932.00 0 Cộng 24.00 0 6.192.000 110.00 0 39.302.50 0 114.00 0 4.072.080
Biểu 12:
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
TK 1561 (thỏng 4/2004)
Đơn vị: đồng
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Số Ngày Nợ Cú Dư đầu kỳ 1.252.300.00 0 8125 6 02/4 Xuất bỏn cụng ty Quang Minh 632 18.253.000 … Dư cuối kỳ 1.052.400.00 0 Biểu 13:
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
TK 632 (thỏng 4 /2004) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đơn vị: đồng
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Số Ngày Nợ Cú 8125 6 02/4 Xuất bỏn cụng ty Quang Minh 1561 18.253.000 … Kết chuyển sang xỏc định kết quả kinh doanh
1561 485.080.050
Cộng 485.080.05
0
485.080.050
1. Kế toỏn chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp.
* Nội dung chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp tại Cụng ty TNHH Nguyờn Anh.
Ở Cụng ty Nguyờn Anh chi phớ bỏn hàng gồm: Chi phớ quảng cỏo, chi tiền cộng tỏc phớ, chi tiền lương phải trả cho nhõn viờn, khấu hao tài sản cố định.
Chi phớ quản lý doanh nghiệp gồm cỏc khoản tiền lương nhõn viờn quản lý, trả lói vay Ngõn hàng, chi phớ khấu hao TSCĐ, chi phớ văn phũng.
* Tài khoản sử dụng:
Cụng ty sử dụng cỏc tài khoản: Tài khoản 641 - Chi phớ bỏn hàng
Tài khoản 642 - Chi phớ quản lý doanh nghiệp
* Quy trỡnh kế toỏn:
Chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp được tập hợp như sau: - Từ chứng từ chi phớ liờn quan đến tài khoản tiền mặt. Kế toỏn vào phần hành kế toỏn tiền mặt của phần mềm và nhập dữ liệu vào mỏy cho bỳt toỏn chi phớ theo cỏc chỉ tiờu dưới đõy, và cỏc chỉ tiờu này được thể hiện trờn phiếu chi viết bằng mỏy "biểu số 14"
Số phiếu chi
Ngày thỏng phỏt sinh nghiệp vụ.
Tờn khỏch hàng - Theo mó khỏch hàng. Diễn giải nội dung nghiệp vụ.
Số tiền.
Thuế suất GTGT.
Định khoản của cỏc bỳt toỏn chi phớ, tiền mặt và thuế GTGT
Dữ liệu sau khi nhập sẽ được mỏy chuyển vào sổ chi tiết TK 111, sổ chi phớ bỏn hàng, sổ chi phớ quản lý doanh nghiệp, sổ chi tiết tài khoản 133.
- Từ chứng từ chi phớ liờn quan đến tài khoản tiền gửi ngõn hàng. Kế toỏn vào phần hành kế toỏn tiền gửi ngõn hàng của phần mềm và nhập dữ liệu vào mỏy cho bỳt toỏn chi phớ theo cỏc chỉ tiờu giống như phần tiền mặt. Dữ liệu sau
khi nhập sẽ được mỏy chuyển vào sổ chi tiết TK 112, sổ chi phớ bỏn hàng, sổ chi phớ quản lý doanh nghiệp, sổ chi tiết tài khoản 133.
- Từ bảng tớnh khấu hao tài sản cố định, kế toỏn vào phần hành kế toỏn tổng hợp - Bỳt toỏn phõn bổ của phần mềm và nhập dữ liệu vào mỏy cho bỳt toỏn phõn bổ khấu hao. Dữ liệu sau khi nhập sẽ được mỏy chuyển vào sổ chi tiết TK 214, sổ chi phớ bỏn hàng, sổ chi phớ quản lý doanh nghiệp.
Biểu 14: Đơn vị: Công ty TNHH Nguyên Anh Phiếu chi Số: 01 Ngày 02 tháng 4 năm 2004 Mẫu số: 01 - TT QĐ số: 1141 - TC/QĐ - CĐKT Ngày 1/1/2002 của BTC TK ghi Nợ: 111 TK ghi Có: 511 TK ghi có: 333.1
Họ tờn người nhận tiền: Chị Mai
Địa chỉ: Cửa hàng VPP 54 Lương Văn Can
Lý do chi: Trả tiền mua văn phũng phẩm thỏng 4 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số tiền: 102002400 (bằng chữ): Một triệu khụng trăm linh hai nghỡn bốn trăm đồng.
Kốm theo:01 chứng từ gốc Đó nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ: Một triệu khụng trăm linh hai nghỡn bốn trăm đồng).
Thủ trưởng Kế toỏn trưởng Người lập phiếu Người nhận Thủ quỹ
VD: Trong thỏng 4/2004 tổng số chi phớ bỏn hàng được tập hợp là: 23.852.678 đ được phản ỏnh chi tiết trờn sổ chi phớ bỏn hàng như sau (biểu số 15):
Biểu 15:
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG TK 641 (Thỏng 4/2004)
Đơn vị tớnh: đồng
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phỏt sinh
SH NT Nợ Cú
NA00 8
02/4 Mua xăng + phớ giao thụng 111 2.432.826 NA00 8 16/4 Cụng tỏc phớ 111 986.852 NA00 8 25/4 Chi phớ vận chuyển 111 1.248.000 KT 30/4 KC chi phớ lương cho NV 334 10.500.000
KT 31/4 KHTSCĐ 214 6.685.000
NA00 8
31/4 Trả tiền thuờ kho 111 2.000.000
Kết chuyển CPBH 911 23.852.678
Cộng 23.852.678 23.852.678
Chi phớ quản lý doanh nghiệp thỏng 4/2004 được tập hàng hợp là: 31.016.000đ, phản ỏnh trờn sổ chi phớ quản lý doanh nghiệp như sau (biểu số 16)
Biểu 16:
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN Lí DOANH NGHIỆP
TK 642 (Thỏng 4/2004) Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TKĐ Ư Số phỏt sinh SH NT Nợ Cú NA00 8 02/4 Mua văn phũng phẩm 111 950.000 NA00 8
16/4 Trả tiền phỏt chuyển nhanh 111 18.000 NA00
8
25/4 Chi phớ tiếp khỏch 111 850.000
KT 30/4 Thuờ văn phũng 111 12.540.000
KT 31/4 KC chi phớ lương bộ phận Q.L 334 8.658.000
8
Kết chuyển CPBH 911 31.016.000
Cộng 31.016.000 31.016.000
2. Kế toỏn xỏc định kết quả bỏn hàng
a. Cỏch xỏc định: Kết quả của hoạt động bỏn hàng được tớnh chung cho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
tất cả cỏc mặt hàng. Để đỏnh giỏ được việc kinh doanh của từng mặt hàng kế toỏn xỏc định lói gộp của từng mặt hàng trờn sổ chi tiết bỏn hàng (biểu 05). Hàng thỏng kế toỏn tiến hành xỏc định kết quả bỏn hàng trong kỳ theo cụng thức.
Kết chuyển bỏn hàng = Doanh thu thuần - (giỏ vốn hàng bỏn + chi phớ QLDN + chi phớ bỏn hàng)
62.971.082 = 344.240.000 - (226.400.240 + 31.016.000 + 23.852.678) Doanh thu thuần = Doanh thu - (doanh thu hàng trả lại + giảm giỏ hàng bỏn).
b. Tài khoản sử dụng: TK 911 - xỏc định kết quả c. Quy trỡnh kế toỏn:
- Cuối thỏng sau khi đó chạy tổng hợp hàng hoỏ, tớnh giỏ trung bỡnh cho hàng hoỏ xuất bỏn, kế toỏn vào phần hỏnh kế toỏn tổng hợp, chạy tổng hợp số liệu kế toỏn và thực hiện cỏc bỳt toỏn kết chuyển tự động đó được định khoản sẵn, cụ thể như sau:
a. Nợ TK 511: 344.240.000 c. Nợ TK 911: 31.016.000 Cú TK 911: 344.240.000 Cú TK 642: 31.016.000 b. Nợ TK 911: 226.400.240 d. Nợ TK 911: 23.852.678
Cú TK 632: 226.400.240 Cú TK 641: 23.852.678
- Sau khi thực hiện cỏc bỳt toỏn kết chuyển tự động, dữ liệu sẽ được mỏy tự động chuyển vào sổ chi tiết tài khoản 911, kế toỏn xem bỏo cỏo sổ chi tiết tài khoản này và chọn bỳt toỏn kết chuyển tự động cuối cựng đó được định khoản sẵn:
Nếu kết quả bỏn hàng lói: (trong vớ dụ này kết quả lói)
Cú TK 421 : 62.971.082 Nếu kết quả bỏn hàng lỗ:
Nợ TK 421
Cú TK 911
Dữ liệu sau khi chạy cỏc bỳt toỏn kết chuyển tự động sẽ được mỏy chuyển vào sổ chi tiết TK 911, sổ chi tiết tài khoản 421.
Biểu 18:
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
TK 911 (Thỏng 4/2004)
Chứng từ Diễn giải TKĐ
Ư
Số phỏt sinh
SH NT Nợ Cú
SH NT Kết chuyển doanh thu thuần 511 344.240.000
KC giỏ vốn hàng bỏn 632 226.400.24 0 KC chi phớ bỏn hàng 641 23.852.678 KC chi phớ QLDN 642 31.016.000 Lợi nhuận từ HĐ bỏn hàng 421 62.971.082 Cộng 344.240.00 0 344.240.000
PHẦN III:
ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ MỘT SỐ NHỮNG KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VỀ CễNG TÁC TIấU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
QUẢ Ở CễNG TY NGUYấN ANH.
I. Đỏnh giỏ về thực trạng kế toỏn hàng hoỏ và tiờu thụ hàng hoỏ ở Cụng ty TNHH Nguyờn Anh.
Từ một Cụng ty nhỏ bộ với trang thiết bị đơn sơ, nhõn lực nghốo nàn lạc hậu, Cụng ty Nguyờn Anh đó liờn tục phỏt triển, trưởng thành và lớn mạnh khụng ngừng. Sự lớn mạnh của Cụng ty khụng những thể hiện qua cơ sở vật chất, kỹ thuật mà cũn thể hiện ở trỡnh độ quản lý thực tế của Cụng ty được hoàn thiện và nõng cao hơn, đời sống của nhõn viờn được ổn định và cải thiện.
Trong nền kinh tế thị trường, rất nhiều doanh nghiệp đó khụng tồn tại được làm ăn thua lỗ khi phải tự kinh doanh, tự chủ về tài chớnh, tự tiờu thụ…Nhỡn nhận được vấn đề trờn, lónh đạo Cụng ty Nguyờn An đó đưa ra nhiều giải phỏp kinh tế cú hiệu quả nhằm khắc phục mọi khú khăn, hoà nhịp với nền kinh tế thị trường. Với đặc trưng là sản xuất kinh doanh phục vụ khỏch hàng Cụng ty luụn quan tõm đến chất lượng sản phẩm, từng bước nõng cao uy tớn trờn thị trường. Bản thõn Cụng ty đó rất năng động trong việc quay vũng, bảo tồn và phỏt triển vốn, đồng thời chủ động tỡm bạn hàng mới, thắt chặt quan hệ với bạn hàng đó cú quan hệ, cho đến nay thị trường tiờu thụ đó tương đối rộng.
Để cú được những thành quả kinh tế trờn, nhất là trong điều kiện cạnh tranh gay gắt với cỏc đơn vị cựng ngành và sản phẩm nhập ngoại ngày càng nhiều, khụng thể khụng núi đến sự phối kết chặt chẽ giữa cỏc khõu trogn quỏ trỡnh từ sản xuất đến tiờu thụ, trong đú cú sự đúng gúp khụng nhỏ của phũng tài chớnh kế toỏn. Phũng tài chớnh kế toỏn của Cụng ty với 6 người, việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn được chuyờn mụn hoỏ khoa học và hợp lớ. Bờn cạnh đú việc ỏp dụng kế toỏn trờn mỏy vi tớnh đó giảm nhẹ khối lượng cụng việc và nõng cao hiệu quả cụng tỏc kế toỏn. Với cỏch bố trớ cụng việc hiện nay, cụng tỏc kế toỏn núi chung,
kế toỏn hàng hoỏ và tiờu thụ hàng hoỏ núi riờng đó đi vào nề nếp và phỏt huy hiệu quả. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tuy nhiờn, thực tế cụng tỏc kế toỏn hàng hoỏ và tiờu thụ ở Cụng ty cũn một số tồn tại cần được xem xột hoàn thiện hơn. Cụ thể vẫn cũn cú những ưu điểm và nhược điểm sau:
1. Ưu điểm.
- Cụng tỏc kế toỏn hàng hoỏ và tiờu thụ hàng hoỏ ở Cụng ty được tiến hành dựa trờn đặc điểm thực tế ở Cụng ty và vận dụng sỏng tạo chế độ kế toỏn hiện hành.
- Cụng ty đó cú sự quan tõm đỳng mức tới chế độ quản lý hàng hoỏ và kế toỏn hàng hoỏ. Hệ thống kho tàng để chứa và bảo quản hàng hoỏ đó đầy đủ cỏc điều kiện cần thiết.
- Nhờ cú vi tớnh và việc thực hiện kế toỏn bằng mỏy vi tớnh với chương trỡnh phần mềm đó được Bộ tài chớnh phờ duyệt, kế toỏn hàng hoỏ và tiờu thụ hàng hoỏ và cỏc phần hành kế toỏn khỏc đó phản ỏnh và giỏm đốc chặt chẽ, toàn diện tài sản, tiền vốn của Cụng ty cung cấp thụng tin chớnh xỏc, kịp thời, phục vụ tốt cho cụng tỏc quản lý, phõn tớch lập kế hoạch và cụng tỏc lónh đạo. Trong một tương lai gần kế toỏn ở cỏc xớ nghiệp thành viờn cũng sẽ được thực hiện trờn mỏy tớnh. Cỏc chiến lược phỏt triển trương tương lai đú cho thấy tầm quan trọng của kế toỏn ngày càng được khẳng định hơn.
- Trong điều kiện hiện tại, mỗi mắt xớch trong hệ thống tổ chức Cụng ty đều đang hoạt động cú hiệu quả. Đối với kế toỏn hàng hoỏ và tiờu thụ hàng hoỏ, sự xỏc định rừ ràng nội quy chức năng bờn trong của quản lý hàng hoỏ (bảo vệ, KS, thủ kho…) đó hạn chế tối đa cỏc trường hợp nhầm lẫn, hau hụt, mất mỏt.
- Bờn cạnh đú, cụng tỏc quản lý tiờu thụ hàng hoỏ, theo dừi cụng nợ với từng khỏch hàng cũng được tiến hành đều đặn, gắn với thực tế Cụng ty.
Tuy nhiờn, do yờucầu phỏt triển sản xuất kinh doanh tăng lờn nhanh chúng, yờu cầu quản lý kinh doanh theo cơ chế thị trường đũi hỏi ngày càng cao, chế độ kế toỏn mới đó đưa vào vận hành bước đầu nhưng chưa hẳn đó thành thạo,