Sổ kế toán dùng để ghi chép tập hợp chi phí sản xuất gồm hai hệ thống sổ.
- Sổ kế toán tổng hợp: Được mở cho tài khoản tổng hợp, tuỳ theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng mà có các sổ kế toán khác nhau.
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ được mở để phản ánh chi tiết một đối tượng cụ thể. Mẫu sổ chi tiết tuỳ theo đặc điểm sản phẩm, quy trình công nghệ của doanh nghiệp mà được mở và thiết kế cho phù hợp cho việc theo dõi chi tiết từng khoản mục chi phí theo từng đối tượng tập hợp chi phí.
Tuỳ theo mô hình doanh nghiệp, đặc điểm sản xuất, yêu cầu quản lý mà kế toán có thể áp dụng một trong các hình thức sau:
Hình thức nhật ký chung Hình thức nhật ký sổ cái Hình thức nhật ký chứng từ Hình thức chứng từ ghi sổ
* Đối với hình thức nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau:
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Nhật kýSổ cái
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chi tiết
* Đối với hình thức Nhật ký Sổ cái được thể hiện qua sơ đồ sau:
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê
Bảng tổng hợp chi tiết * Đối với hình thức Nhật ký chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.10: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
* Đối với hình thức Chứng từ ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.11: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Sổ quỹ
Sổđăng ký chứng từ
ghi hàng ngày
ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Việc lựa chọn các hình thức tổ chức sổ kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác kế toán. Lựa chọn đúng hình thức kế toán sẽ góp phần nâng cao chất lượng thông tin kế toán. trong điều kiện ứng dụng máy tính vào công tác kế toán. Tuỳ thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp mà phần mềm kế toán được xây dựng và cài đặt hệ thống sổ kế toán tổng hợp tương ứng với hình thức kế toán doanh nghiệp phù hợp với chế độ sổ kế toán quy định.