- Hóa đơn vận chuyển và các hóa đơn dịch vụ khác
Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng tài khoản 641 Chi phí bán hàng Tài khoản này dùng để theo dõi các loại chi phí liên quan tới bán
2.3.6. Kế toán doanh thu
Doanh thu tiêu thụ của công ty được xác định như sau:
Doanh thu tiêu thụ hàng hóa = đơn giá bán X số lượng hàng hóa tiêu thụ
Thông thường, công ty có một bảng đơn giá cố định cho mỗi mặt hàng mà trước khi ký kết hợp đồng công ty sẽ dựa trên tình hình thị trường và giá bán của nhà cung cấp để đưa ra mức giá thỏa thuận. Doanh thu bán hàng của công ty được ghi nhận sau khi việc giao nhận hàng hoàn tất, kế toán xuất hóa đơn và được khách hàng chấp nhận thanh toán.
Công ty chủ yếu áp dụng hình thức bán hàng trực tiếp, hai bên thực hiện giao nhận hàng tại kho của công ty hoặc kho của khách hàng. Khi có đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ lập tổ chức ký kết hợp đồng theo thỏa thuận của cả hai bên. Nội dung hợp đồng sẽ quy định rõ nơi hàng hóa được giao nhận và hình thức thanh toán của khách hàng. Theo hình thức tiêu thụ này, khi hàng hóa đã được giao cho khách hàng thì công ty coi như hàng hóa đã được tiêu thụ, công ty không còn quyền sở hữu đối với hàng hóa nữa. Khi đó kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT chuyển tới phía khách hàng cùng với biên bản giao nhận hàng hóa. Hóa đơn bán hàng này phản ánh doanh thu của số hàng đã xuất bán và sẽ được làm căn cứ để cuối tháng kế toán lên bản kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa bán ra.
Công ty Kỹ Thuật Công nghiệp Thăng Long là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, hoạt động chủ yếu của công ty là hoạt động bán hàng. Do đó, doanh thu của công ty chủ yếu thu từ hoạt động bán hàng. Đây là nguồn lợi nhuận gần như là duy nhất của công ty do đó nó đòi hỏi viêc hạch toán doanh thu phải được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ.
Những chứng từ mà công ty sử dụng để hạch toán doanh thu tiêu thụ là:
- Hợp đồng bán hàng.
- Hóa đơn GTGT.
- Biên bản giao nhận hàng.
Tài khoản dùng để hạch toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa là TK 511. Để theo dõi doanh thu bán hàng của công ty kế toán sử dụng sổ chi tiết bán hàng và sổ cái tài khoản 511.
Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán lập hóa đơn bán hàng và hạch toán vào các loại sổ có liên quan. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng kế toán mở sổ chi tiết bán hàng theo từng loại hàng hóa tiêu thụ và cập nhật chứng từ vào máy. Những số liệu đó sẽ được tự động chuyển thẳng vào các loại sổ chi tiết như sổ như bảng kê hóa đơn bán hàng, báo cáo bán hàng tổng hợp và vào các sổ tổng hợp như Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 511…
Ví dụ: như trên, ngày 05/12/2007, công ty xuất bán theo hóa đơn số 0021485, cho công ty Lilama 69/1 (Bắc Ninh) một lô hàng gồm 20 máy hàn, với đơn giá bán chưa thuế là 45.125.250 đồng/chiếc, giá vốn 38.245.230 đồng/chiếc, và 15 tấn dây hàn với đơn giá bán chưa thuế là 37.120 đồng/kg, giá vốn 34.250 đồng/kg.
Công ty và khách hàng đã gặp gỡ và trao đổi, thỏa thuận để ký hợp đồng bán hàng, trong đó có ghi cụ thể sự thỏa thuận của hai bên với nhau vể phương thức giao nhận hàng cũng như phương thức thanh toán tiền hàng của khách hàng. Dựa theo hợp đồng đó, thủ kho làm thủ tục xuất kho hàng hóa chuyển đến cho khách hàng. Đồng thời kế toán hàng hóa lập hóa đơn và chuyển cho khách hàng. Hóa đơn bán hàng được lập theo mẫu như sau:
Mẫu 2.10. Hóa đơn GTGT
Mẫu số: 01GTKT-3LL
HÓA ĐƠN