Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ theo trình tự thời gian phát sinh, sau đó sẽ lấy số liệu trên các sổ nhật ký đó ghi vào sổ cái tài khoản theo từng nghiệp vụ kinh tế.
Các sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng bao gồm:
- Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung và sổ cái TK511, 632, 157, 156, 131, 111, 112,…
- Sổ nhật ký và sổ chi tiết: Sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ chi tiết vật liệu - sản phẩm - hàng hoá, sổ chi tiết thanh toán, sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dõi thuế GTGT, sổ tiền gửi, sổ chi tiết bán hàng, sổ kho, sổ kế toán chi tiết.
Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
1.3.4.2.Hình thức Nhật ký chứng từ
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là căn cứ vào chứng từ gốc sẽ phân loại và ghi vào sổ Nhật ký chứng từ. Các sổ kế toán được sử dụng kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kết hợp ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống.
Các sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng trong hình thức Nhật ký chứng từ - Sổ tổng hợp: Sổ cái TK 511, 632, 157, 131, 111, 112,…
- Sổ nhật ký và sổ chi tiết: Sổ nhật kí chứng từ số 8 (ghi các tài khoản 131, 155, 156, 159, 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642, 711, 811, 911), bảng kê số 1 (theo dõi bên Nợ TK111), bảng kê số 2 (theo dõi bên nợ TK112), bảng kê số 8 (bảng kê nhập, xuất, tồn kho của thành phẩm hàng hoá), bảng kê số 10 (theo dõi hàng gửi bán), bảng kê sô 11 (theo dõi thanh toán với khách hàng), sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết hàng tồn kho.
Nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền
Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi,…
Sổ quỹ tiền mặt
Bảng kê số 1,2,3,5,8,10,11. NKCT số 1,2,10Nhật ký chứng từ số 8
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK511,632,111,112,131
Báo cáo tài chính
Trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký chứng từ như sau:
Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu