Lịch sử phát triển của việc thiết lập hệ thống thông tin và kiểm tra, kiểm soát về tài sản và sự vận động tài sản, toàn bộ các mối quan hệ kinh tế pháp lý, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã chứng minh sự ứng dụng phần mềm kế toán vào doanh nghiệp la tất yếu. Điều đó thể hiện:
- Sự phát triển của nền kinh tế, kinh tế thị trường càng phát triển thi quy mô hoạt động của doanh nghiệp càng phát triển, mối quan hệ kinh tế pháp lý mở rộng, tính chất hoạt động ngày càng nâng cao, làm cho nhu cầu thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ngày càng khó khăn, phức tạp.
- Yêu cầu quản lý, kiểm soát của bản thân đơn vị đòi hỏi hệ thống thông tin hiện đại phải có sử dụng công nghệ tin học dưới quyền chủ động của con người. Hệ thống thông tin kế toán còn thể hiện vai trò chủ đạo trong quá trình kiểm soát bên trong tổ chức, kiểm soát nội bộ tốt là chìa khóa để quản trị có hiệu lực và hiệu quả của doanh nghiệp.
- Yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin kế toán ngày càng nhiều, mục đích sử dụng thông tin của các đối tượng khác nhau, đòi hỏi cung cấp thông tin kế toán hữu ích với chất lượng. Khối lượng, nội dung, kết cấu, thời điểm thông tin theo nhiều mục đich khác nhau, tạo ra cuộc cách mạng về nhận thức của người tạo ra và sử dụng thông tin kế toán, quản trị doanh nghiệp trên máy vi tính.
- Giúp cho việc thu nhận , tính toán, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của các đối tượng sử dụng thông tin.
- Giúp cho công tác lưu trữ , bảo quản dữ liệu, thông tin kế toán thuận lợi và an toàn.
- Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ doanh nghiệp.
Các phần mềm kế toán hiện nay nhìn chung tốc độ cao, đa dạng và chuẩn xác. Việc ứng dụng phần mềm sẽ tạo dược sự tin cậy nhất định và tạo nên sự khác biệt trong lợi thế kinh doanh.
Tuy nhiên, việc thực hiện tổ chức kế toán trên máy, phải đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực và nguyên tắc đã được xây dựng về tài chính kế toán, đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa, cần phải đảm bảo sự đồng bộ giữa cơ sở vật chất kỹ thuật với trình độ của các bộ kế toán, đảm bảo tính tự động hóa, tính an toàn đồng thời tiết kiệm và có hiệu quả.