Hệ thống tài khoản của Công ty được vận dụng theo Quyết định số 15/2006. Các tài khoản được mở chi tiết theo từng đối tượng, thuận tiện cho việc theo dõi số dư, tình hình công nợ của Công ty.
Đặc biệt phòng Kế toán của Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính hỗ trợ cho công tác kế toán, làm giảm khối lượng công việc kế toán nhưng vẫn đảm bảo cho việc ghi chép, tính giá thành và kết quả tiêu thụ
Hiện nay, tiền ăn ca của nhân viên trong Công ty chưa được hạch toán vào chi phí trong kỳ, do đó tổng chi phí chưa được hạch toán chính xác ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của kỳ hạch toán. Do vậy một đề xuất nữa là tiền ăn ca của nhân viên cần được hạch toán vào chi phí của từng bộ phận. Công việc này do bộ phận kế toán đảm nhiệm. Khi đó, kế toán sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 642: Tiền ăn ca của nhân viên
Có TK 334: Tiền ăn ca phải trả cho nhân viên
+ Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm: Dùng để trợ cấp cho người lao động bị thôi việc, mất việc làm, đào tạo nghề cho người lao động trong doanh nghiệp. Hiện tượng thôi việc, mất việc ít xảy ra nhưng nhưng việc đào tạo lao động là một việc rất cần thiết đặc biệt khi Công ty có nhu cầu tuyển dụng lao động nhiều. Ở một số doanh nghiệp, người lao động muốn được đào tạo phải tự chi trả các khoản chi phí đào tạo, điều này làm giảm tinh thần làm việc của họ, có thể dẫn tới việc từ chối nhận việc nếu khoản chi phí đào tạo mà người lao động phải tự bỏ ra là quá cao.
Với đặc điểm hoạt động của Công ty, chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải có trình độ chuyên môn cao. Chính vì vậy việc đào tạo đội ngũ nhân viên sao cho phù hợp với công việc là một việc hết
sức cần thiết. Để đáp ứng được nhu cầu đó Công ty nên trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.
Tuy nhiên Công ty cũng nên xem xét lại cơ cấu chi phí của Công ty sao cho hợp lý để có thể đưa ra quyết định có nên lập dự phòng trợ cấp mất việc hay không và nếu trích thì tỷ lệ hợp lý là bao nhiêu.
Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được trích lập từ 1%- 3% tổng quỹ lương thực tế của Công ty và được trích vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Quỹ này thường được lập vào thời điểm khó sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm
Về các khoản trích theo lương vào chi phí
Chi phí nhân công chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy để tính toán chính xác kết quả kinh doanh thì Công ty cần phải hạch toán chính xác chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương. Hơn nữa, nếu hạch toán đúng theo chế độ hiện hành nhân viên sẽ thấy được số tiền thực tế trong tháng mình làm ra chứ không chỉ là số tiền thực tế mà mình nhận được trong tháng là bao nhiêu, cho thấy rõ bản chất tiền lương.
Hiện nay
Tổng tiền lương nhân viên trích vào chi phí = Tổng tiền lương thực lĩnh + thuế TNCN
Công ty nên tách riêng phần trích tổng tiền lương nhân viên vào chi phí và phần công ty phải đúng tính vào chi phí tổng quỹ lương như sau:
. 1,5% (BHYT) Tiền lương NV tính vào chi phí = Lương tháng thực lĩnh + Thuế TNCN 7% (BHXH) + + 1% (BHTN) +
Kế toán sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 642: chi phí lương bộ phận quản lý Nợ TK 641: chi phí lương bộ phận bán hàng
Nợ TK 627; chi phí lương bộ phận quản lý phân xưởng Nợ TK 622: Chi phí lương bộ phận trực tiếp sản xuất Có TK 334
Khí trích các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN) kế toán sẽ ghi:
+ Khi trích BHXH kế toán ghi
Nợ TK 642: 17% lương bộ phận quản lý Nợ TK 641: 17% lương bộ phận bán hàng
Nợ TK 627: 17% lương bộ phận quản lý phân xưởng Nợ TK 334: 7% lương của các bộ phận.
Có TK 3383 : (24%) Tổng số BHXH phải trích
+ Khi Trích BHYT trong kỳ, kế toán sẽ định khoản
Nợ TK 642: 3% lương bộ phận quản lý Nợ TK 641: 3% lương bộ phận bán hàng
Nợ TK 627: 3% lương bộ phận quản lý phân xưởng
Tổng quỹ
lương = Tiền Lương
NV tính vào chi phí
+ Tiền lương công ty tính
vào chi phí 2% (KPCĐ) + 1% (BHTN) + Tiền Lương công ty tính vào chi phí = 17% (BHXH) 3% (BHYT) +
Nợ TK 334: 1,5% lương các bộ phận
Có TK 3384 : 4,5% Tổng số BHYT phải trích
+ Khi Trích BHTN trong kỳ, kế toán sẽ định khoản
Nợ TK 642: 1% lương bộ phận quản lý Nợ TK 641: 1% lương bộ phận bán hàng
Nợ TK 627: 1% lương bộ phận quản lý phân xưởng Nợ TK 334: 1% lương các bộ phận
Có TK 3389 : 2% Tổng số BHTN phải trích
+ Khi Trích KPCĐ trong kỳ, kế toán sẽ định khoản
Nợ TK 642: 2% lương bộ phận quản lý Nợ TK 641: 2% lương bộ phận bán hàng
Nợ TK 627: 2% lương bộ phận quản lý phân xưởng Có TK 3382 : 2% Tổng số BHTN phải trích
Đồng thời phản ánh đúng bản chất của thuế TNCN của người lao động có thu nhập cao là khoản trừ vào thu nhập của nhân viên trong kỳ.