Do công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên sổ kế toán bao gồm:
5.1. Sổ chi tiết tiền vay lập cho từng đối tựợng vay:
- Căn cứ để ghi sổ này là các chứng từ kế toán liên quan đến việc đi vay . - Phương pháp ghi sổ kế toán chi tiết tiền vay ngắn hạn:
Hàng ngày các chứng từ gốc( Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ) Sau khi làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ kế toán chi tiết tiền vay ngắn hạn. Sổ chi tiết tiền vay được lập theo mẫu sau:
5.2. Bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn.
Để kiểm tra việc ghi chép trên các sổ chi tiết đúng hay sai, hàng tháng công ty phải lập bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn .
- Căn cứ để lập bảng này là: Các sổ chi tiết tiền vay ngắn hạn, có bao nhiêu sổ chi tiết tiền vay ngắn hạn thì phải vào bảng tổng chi tiết bấy nhiêu dòng và số liệu tổng cộng ở bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn sẽ đuợc đối chiếu với sổ cái tài khoản 311.
Cuối tháng( quý) phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn. Sau đó đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và tổng hợp chi tiết.
Do đối tượng cho vay là nhiều đơn vị nhiều ngân hàng khác nhau và hình thức cho vay là ngắn hạn. Vì vậy để tổng hợp các khoản tiền vay ngắn hạn của các đối tượng, kế toán phải lập bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn theo mẫu sau:
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
Tài khoản : 311 – Vay ngắn hạn
Tháng 11 năm 2003
Đơn vị tính : Đồng
S T
T Tên người cho vay
Tiền vay
còn nợ đầu Tiền vay PS
trong tháng
Tiền vay còn nợ đến
tháng Nợ Có cuối tháng