Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàn bộ doanh nghiệp và bao gồm các chi phí sau:
- Chi phí nhân viên quản lý: bao gồm tiền lương, các khoản có tính chất lương, các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí đồ dùng văn phòng - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí vật liệu quản lý
- Thuế phí và lệ phí, thuế môn bài, tiền thuê các khoản phí và lệ phí - Chi phí dự phòng
- Chi phí đơn vị mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác
Để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này dung để tập hợp chi phí và kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng không được phân bổ riêng cho từng loại hàng hoá.
Tài khoản này có 8 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6421 “Chi phí nhân viên quản lý” - Tài khoản 6422 “Chi phí vật liệu quản lý” - Tài khoản 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng” - Tài khoản 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ” - Tài khoản 6425 “Thuế, phí và lệ phí” - Tài khoản 6426 “Chi phí dự phòng” - Tài khoản 6427 “Chi phí dự phòng” - Tài khoản 6428 “Chi phí bằng tiền khác”
Hàng tháng các sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp được mở để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng. Hàng ngày khi phát sinh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như: bảng lương và các khoản trích theo lương, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, hoá đơn mua hang, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, giấy báo Nợ, phiếu chi… Kế toán định khoản.
Ví dụ:
Trong tháng 02/2009 toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty tập hợp dược là 172.031.203 VNĐ. Căn cứ váo các chứng từ gốc, kế toán định khoản.
Nợ TK 642 172.031.203 Có TK 334 60.550.000 Có TK 338 11.504.500
Có TK 214 30.000.000 Có TK 153 20.000.000 Có TK 111 49.978.703