Phương pháp kiêm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên và liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất kho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức:
Phương pháp này có đặc điểm là tiết kiệm được thời gian nhưng dộ chính xác không cao, thông tin không cập nhật.
*Các tài khoản sử dụng chủ yếu: TK611, TK151, TK 152, TK153, - TK611: mua hàng.
Dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu, CCDC hàng hoá mua vào trong kỳ.
- TK 152: nguyên vật liệu
Dùng để phản ánh số kết chuyển giá trị các loại nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
- TK151: hàng mua đang đi trên đường.
Dùng để phản ánh số kết chuyển đầu kỳ và cuối kỳ giá trị của từng loại hàng đang đi trên đường.
- TK 153: công cụ, dụng cụ.
Dùng để phản ánh số kết chuyển giá trị các loại CCDC tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Ngoài ra trong quá trình hạch toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan như: TK111, TK 112, TK133, TK331,...Các tài khoản này cũng giống như ở phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Đầu kỳ kinh doanh, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại. Nợ TK 611: mua hàng.
Có TK 152, 153
Có TK 151: hàng mua đang đi trên đường.
+ Trong kỳ kinh doanh, khi mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, các chứng từ, phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK611: gía thực tế vật liệu, CCDC thu mua. Nợ TK 133( 1331): thuế GTGT đầu vào( nếu có). Có TK111, 112, 331: tổng giá thanh toán.
Các chi phí thu mua phát sinh trong kỳ căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK611: chi phí mua chưa tính thuế.
Nợ TK133( 1331): thuế GTGT đầu vào( nếu có). Có TK 111,112,331.... tổng giá thanh toán.
Trong trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liậu, CCDC không đúng qui cách, phẩm chất thì số hàng hoá đó sẽ được giảm giá hoặc trả lại, khi đó kế toán ghi:
Nợ TK111, 112, 331...: Tổng giá thanh toán. Có TK611: giá mua chưa có thuế.
Có TK133( 1331): thuế GTGT( nếu có).
Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng được ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính:
Nợ TK111, TK112, TK331 và TK138(1388). Có TK515: doanh thu hoạt động tài chính.
+ Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liêu, CCDC trong kỳ: Nợ TK611: giá trị thực tế vật liệu, CCDC tăng. Có TK411: nhận vốn góp cổ phần, vốn cấp phát. Có TK311, 338, 336: tăng do đi vay.
Có TK128, 222: nhận lại vốn góp liên doanh.
+ Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê tính ra trị giá vật liệu, CCDC tồn kho cuối kỳ, biền bản xử lý số mất mát thiếu hụt:
Nợ TK152,153: giá trị nguyên vật liệu, CCDC tồn kho cuối kỳ. Nợ TK151: hàng đang đi trên đường cuối kỳ.
Nợ TK138( 1381): số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân. Nợ TK632: số thiếu hụt trong định mức.
Có TK611: giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt.
+ Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Có TK611( bao gồm số tồn kho cuối kỳ, số mấ mát, số trả lại, số giảm giá hàng mua...) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng.
Nợ TK627, TK641, TK642, TK621. Có TK611( 6111): mua nguyên vật liệu.
+ Đối với công cụ, dụng cụ: việc hạch toán công cụ, dụng cụ nhỏ cũng được tiến hành tương tự như đối với vật liệu. Trường hợp công cụ, dụng cụ xuất dùng trong kỳ có giá trị lớn cần trừ dần vào chi phí của nhiều kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK142( 1421),242: giá thực tế xuất dùng. Có TK611: giá trị thực tế xuất dùng.
Căn cứ vào số lần phân bổ xác định mức chi phí công cụ, dụng cụ thừa dần vào từng kỳ.
Nợ TK627, TK641, TK642 Có TK142( 1421), TK242