1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.3.1Kế toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm và thuế GTGT đầu ra:
Khi khách hàng đến mua hàng công ty hoặc yêu cầu giao hàng theo hợp đồng, phòng tiêu thụ hoặc phòng xuất nhập khẩu viết hóa đơn GTGT (biểu 2.3) đồng thời cũng là căn cứ để xuất hàng trong kho, hóa đơn được đưa đến
cho giám đốc ký tên và đóng dấu hoặc có thể lấy chữ ký của PGĐ nếu có ủy quyền của giám đốc và đóng dấu treo bên trái phía trên hóa đơn. Sau đó phải mang hóa đơn GTGT này sang phòng kế toán để hoàn thiện chứng từ. Tại phòng kế toán sẽ tiến hành cập nhật số liệu vào hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho vào máy vi tính như màn hình giao diện dưới đây (biểu 2.4). Căn cứ vào chứng từ này kế toán sẽ ghi luôn doanh thu bán hàng vào sổ doanh thu. Tùy hình thức thanh toán kế toán sẽ ghi vào các sổ liên quan. Sau đó khách hàng cầm hóa đơn này xuống kho lấy hàng.
Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho thì chương trình sẽ xử lý cả 2 nghiệp vụ: bán hàng (tăng doanh số và công nợ phải thu) và xuất hàng từ kho (giảm hàng tồn kho và tăng giá vốn).
Căn cứ vào hình thức thanh toán của khách hàng mà kế toán lập sổ chi tiết và các sổ tổng hợp có liên quan. Trường hợp thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng thì chứng từ thanh toán sẽ được kế toán tiền mặt hoặc kế toán tiền gửi cập nhật vào máy, máy sẽ tự động lập bảng kê số 1 (nợ TK 111) hoặc bảng kê số 2 ( nợ TK 112), kế toán tiêu thụ ghi nhận doanh thu bằng cách kết chuyển số liệu. Cách thực hiện này sẽ tránh được tình trạng ghi trùng giữa kế toán tiền và kế toán tiêu thụ. Cuối tháng, bút toán ghi nhận doanh thu được thực hiện trên NKCT số 8.
Biểu 2.3 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG PS/2008B
89366 Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 6 tháng 10 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH NN một thành viên giầy Thượng Đình Địa chỉ: 277 đường Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội
Số tài khoản:
Điện thoại: MS: 0100100939-1 Họ tên người mua hàng: Huỳnh Thị Kim Quy
Tên đơn vị: 131154 – Huỳnh Thị Kim Quy Địa chỉ: Trung tâm thương mại Kon Tum Số tài khoản:
STT Mã
kho Mã vt Tên vật tư
Đv t
Số
lượng Đơn giá
Thành tiền 1 ND20 GNDTD200 6 Giày TD.2006 đôi 200 35,890 7,178,000 Cộng tiền hàng: 7,178,000 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 717,800 Tổng cộng tiền hàng: 7,895,800
Bằng chữ: Bảy triệu, tám trăm chín mươi lăm nghìn, tám trăm đồng chẵn
Người mua hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Thao tác nhập liệu: Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán bán hàng cập
nhật hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho theo trình tự sau: từ mà hình giao diện ban đầu, chọn phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu /cập nhật số liệu /hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút Esc để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có nút “lưu” là mờ, các nút còn lại là hiện. Con trỏ nằm tại nút “sửa”. Tại nút “mới” ấn phím enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ. Trình tự nhập các thông tin như sau:
+ Phần thông tin chung về chứng từ:
Loại hóa đơn: 1 – xuất bán cho khách hàng, 2 – xuất bán nội bộ
Mã khách hàng: khi đánh mã khách hàng, máy sẽ tự động hiện ra tên khách hàng , địa chỉ và mã số thuế vì trước đó đã khai báo danh mục khách hàng.
Người mua hàng: là khách hàng hoặc người được khách hàng ủy quyền Diễn giải: mua hàng
Mã nx (tk nợ):1111 nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, 131 nếu khách hàng trả chậm.
Các thông tin về số hóa đơn, số seri, ngày hạch toán, ngày lập hóa đơn ,mã ngoại tệ, tỷ giá được nhập như trong hóa đơn GTGT.
+ Phần chi tiết các mặt hàng:
Mã hàng như trong hóa đơn, sau đó máy sẽ tự động hiện lên tên hàng và đơn vị tính.
Mã kho như trong hóa đơn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số lượng tồn kho hiện thời thì máy tự động hiện ra.
Số lượng xuất và đơn giá bán nhập như trong hóa đơn GTGT, sau đó máy sẽ tự động hiện ra thành tiền.
Tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn, tài khoản hàng tồn kho, tài khoản chiết khấu, các mã của trường tự do.
+ Phần nhập thuế và tính tổng của hóa đơn: máy tự tính.
Sau khi cập nhật chứng từ xong, tại nút “lưu”, ấn phím enter để lưu chứng từ. Khi chương trình lưu xong thì sẽ hiện lên thông báo “chương trình
đã thực hiện xong”. Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút “mới” và ta có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo: “mới”: vào chứng từ mới; “copy”: copy một chứng từ; “in chứng từ”: in chứng từ hiện thời ra máy in; “sửa”:sửa lại chứng từ hiện thời; “xóa”:xóa chứng từ hiện thời; “xem”: xem các chứng từ vừa mới cập nhật; “tìm”: lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem – sửa – xóa ; “pg up”:xem chứng từ trước chứng từ hiện thời; “pg dn”: xem chứng từ sau chứng từ hiện thời; xem báo cáo ngay trong màn hình nhập liệu; “quay ra”: kết thúc cập nhật
Trường hợp thanh toán chậm: Khi nhận hóa đơn GTGT, kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, rồi kết chuyển các dữ liệu liên quan từ phòng tiêu thụ thị trường. Máy tính sẽ tự động định khoản và ghi vào các sổ kế toán liên quan: bảng kê chi tiết bán hàng, chi tiết công nợ, chi tiết sản lượng bán. Để tiện cho việc hạch toán trên máy, mỗi khách hàng được đánh mã riêng. Khi đánh mã nhất định của khách hàng vào máy, máy sẽ hiện toàn bộ toàn bộ phần công nợ của khách hàng để kế toán nhập số liệu theo dõi. Cuối tháng tổng cộng toàn bộ phần theo dõi công nợ của khách hàng, số liệu dòng cộng của mỗi bảng theo dõi công nợ của từng khách hàng sẽ là căn cứ để lập bảng kê số 11 – theo dõi tình hình công nợ của mỗi khách hàng được ghi trên một dòng của bảng kê. Cuối tháng, tổng hợp số liệu bán hàng theo doanh thu bán hàng, theo đơn vị mua, tổng hợp công nợ và kết chuyển sang NKCT số 8 theo định khoản: Nợ TK 131/ Có TK 511. Đồng thời, các dữ liệu vừa được kết chuyển cũng là cơ sở để in ra báo cáo thuế GTGT hàng tháng.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu giữ tại phòng kế toán kiêm bán hàng. Liên 2 giao cho khách hàng. Liên 3 dùng để xuất kho thành phẩm, sau đó chuyển sang cho phòng kế toán.
Hàng ngày, căn cứ vào các thông tin liên quan đến hóa đơn bán hàng và khách hàng, máy sẽ tự động chuyển vào bảng kê hóa đơn đầu ra. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ.
Trường hợp thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng
Việc tiêu thụ sản phẩm của công ty có thể có nhiều trường hợp xảy ra như trả chậm, đại lý… nhưng nếu trường hợp bán hàng trực tiếp và khách hàng thanh toán ngay thì kế toán sẽ cập nhật số liệu vào phiếu thu như biểu sau:
(Biểu 2.5)
Phiếu thu được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu. Liên 2: kèm chứng từ gốc cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ, kiểm nhận tiền và ký nhận sau đó phiếu thu trả lại cho kế toán. Liên 3 giao cho người nộp tiền. Khi in ra thì nó có kiểu mẫu như sau:
(Biểu 2.6)
CTY TNHHNNMTV GIẦY THƯỢNG ĐÌNH Mẫu 01 - TT
277 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội Ban hành theo QĐ – 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU THU Liên số: 1
Số phiếu: 981 Tài khoản 111: 7,895,800đ
Ngày 06 tháng 10 năm 2008 Tài khoản 13111: 7,895,800đ Người nộp: Huỳnh Thị Kim Quy
Địa chỉ: Trung tâm thương mại Kon Tum Về khoản: Nộp tiền giầy HĐ 89366
Số tiền: 7,895,800
Bằng chữ: bảy triệu tám trăm chín mươi lăm nghìn tám trăm đồng chẵn. Kèm theo: ……chứng từ gốc. Số chứng từ gốc
Đã nhận đủ tiền: (viết bằng chữ)………. Ngày 06 tháng 10 năm 2008