tùy vào mỗi mục sử dụng khác nhau mà nội dung trên thanh này cũng khác nhau.
• Form nội dung:
o Cửa sổ Folder: chứa các Folder của thư. o Cửa sổ chứa tiêu đề thư.
Cửa sổ Folder Toolbar Toolbar Cửa sổ chứa tiêu đề thư Cửa sổ chứa nội dung thư Menu bar
o Cửa sổ chứa nội dung thư.
2. Các chức năng trong cửa sổ Folder:
• Inbox: thùng thư. Double click vào thư mục Inbox, bên cửa sổ phải của hộp Inbox chứa tất cả những thư được gửi đến. Với những thư chưa mở (thư mới) có kèm theo biểu tượng bao thư . Để sắp xếp các thư theo ngày nhận, dùng lệnh View - Sort by - Received.
• Outbox: khi ta soạn xong một bức thư nhưng đường dây bận thì bức thư đó được để ở Outbox và nó sẽ tự động gửi khi đường dây thông.
• Sent Items: chứa các bức thư đã được gửi đi thành công. • Deleted Items: chứa các thư bị xóa. Muốn làm rỗng thư mục
Deleted Items, dùng lệnh Tools - Options, chọn lớp General, đánh dấu kiểm vào mục Empty messages from the ”Deleted Items” folder or exit. Khi thoát khỏi Outlook Express thư mục Deleted Items sẽ rỗng.
• Draft: nơi chứa đựng các bức thư đang làm dỡ. Khi ta ghi một bức thư chưa soạn thảo xong thì bức thư này sẽ được lưu trong thư mục
Draft. Để soạn thảo tiếp một bức thư dỡ dang, chọn thư mục Draft, rồi chọn thư cần soạn tiếp trong danh sách ở cửa sổ tiêu đề thư.
3. Tạo mới thư điện tử:
• Tạo thư điện tử đơn giản: Để tạo thư điện tử ta thực hiện như sau : Trong cửa sổ OE, click nút New Mail. Xuất hiện màn hình soạn thư:
• Mục TO: nhập địa chỉ mail của người nhận. • Mục CC: địa chỉ
của những người nhận muốn gửi kèm thêm. Các địa chỉ này cách nhau bởi dấu chấm phẩy. Nếu địa chỉ của người nhận có trong danh bạ (Address Book) thì ta không cần gõ địa chỉ mà chỉ cần double click vào biểu tượng của các nút TO, CC rồi double click trên địa chỉ đó.
• Mục Subject: nhập tiêu đề thư.
• Phần rộng phía dưới:soạn nội dung bức thư.
• Sau khi soạn xong, click vào biểu tượng Send trên thanh công cụ để gửi bức thư. Nếu chưa viết thư xong, ta cần ghi bức thư này vào thư mục
Draft để sau này soạn tiếp bằng lệnh File - Save.
• Danh bạ (Address Book): dùng để lưu trữ những địa chỉ Email mà ta thường liên lạc.
• Để thêm một địa chỉ nào đó vào danh bạ: dùng lệnh Tool | Address book | New Contact. Xuất hiện hộp thoại Properties:
Trong hộp thoại Properties. ở lớp Name, nhập tên và địa chỉ mail. Ngoài ra có thể nhập các thông tin khác trong lớp Home, Business ... Sau cùng click nút Add để đưa địa chỉ E-mail vào danh bạ rồi click nút OK.
• Để xóa một địa chỉ nào đó trong danh bạ: mở danh bạ, chọn địa chỉ muốn xóa, click nút Delete trên Toolbar.
• Đính kèm file vào thư: Trong một bức thư điện tử ta có thể đính kèm một file nào đó như file văn bản, file ảnh, file chương trình ứng dụng ... Để đính kèm file vào thư ta thực hiện:
• Tạo thư điện tử.
• Click nút Attach (hình chiếc ghim) hay dùng lệnh Insert \ File Attachment.
• Trong hộp thoại Insert Attachment, chọn file cần đưa vào và click nút Attach. Lúc này tên file sẽ được hiển thị trong khung Attach.
4. Đọc và trả lời thư:
• Đọc thư: Khi nhận thư, nếu có thư, thư này sẽ được đưa vào Folder Inbox. Để mở thư ta thực hiện: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Click vào Folder Inbox ở cửa sổ Folder.
• Bên cửa sổ phải của hộp Inbox sẽ chứa tất cả các thư nhận về. Để xem nội dung thư đó, click chọn thư cần xem. Khi đó nội dung thư sẽ được hiển thị trong khung bên dưới.
• Với những thư có đính kèm theo file, một biểu tượng kẹp giấy sẽ xuất hiện trên tiêu đề thư và dưới nội dung thư. Để xem nội dung file đính kèm, ta thực hiện:
Click vào biểu tượng kẹp giấy ở phần nội dung thư, click file cần xem nội dung.
Trong hộp thoại Open Attachment Warning, chọn mục Open it để xem nội dung file đính kèm hay chọn mục Save it to disk để chép file đính kèm vào đĩa.
Click OK để xem file hay chép file. Nếu ta chép file vào đĩa, thì hộp thoại Save Attachment As xuất hiện. Chọn thư mục chứa file cần lưu và click Save để lưu file.
• Trả lời thư đang đọc : Trong Inbox, nhiều khi ta nhận được một bức thư của người khác yêu cầu ta làm một việc gì đó, ta cần viết thư trả lời lại. Để tạo thư trả lời, ta thực hiện:
• Chọn thư cần trả lời.
• Click nút Reply trên Toolbar.
• Khi đó cửa sổ Reply xuất hiện, địa chỉ của người nhận và nội dung phần Subject sẽ tự động chuyển sang bức thư phúc đáp mà ta không cần gõ vào, nội dung của bức thư cũ cũng hiện lên cho ta chỉnh sửa.
Lưu ý: lúc này thư chưa được gửi ra ngoài mà vẫn nằm trong Folder Outbox của máy tính. Để gửi thư này ra ngoài, bạn cần Click nút Send/Receive trên Toolbar của cửa sổ OE để gửi thư đi.
Ta có thể gửi thư đang đọc đến người khác bằng cách click nút Forward trên Toolbar, sau đó nhập địa chỉ cần gửi đến. • Xóa thư nhận về: Ta có thể xóa các thư không cần dùng nữa trong hộp
Inbox, Send Item
bằng cách : chọn thư cần xóa, gõ phím Del (Delete) để xóa thư. Lúc này các thư được xóa sẽ chuyển vào Folder Deleted Items. Do đó, để xóa thực sự các
thư này, ta vào Folder Deleted Items, chọn thư cần xóa và gõ phím Del để xóa thư.
5. Thu hồi và gửi những bức thư còn dỡ dang:
Có thể xảy ra tình huống là nhiều bức thư đang nằm trên máy chủ chưa chuyển về, và có những bức thư vẫn còn trong máy của mình chưa gửi đi được. Để thưc hiện đồng thời hai việc này hãy Click nút Send/Receive trên Toolbar.
Chương 4
Microsoft WORD
Microsoft Word hay còn g i l Winword, l m t ph n m m trong b Microsoft Office c aọ à à ộ ầ ề ộ ủ
hãng ph n m m n i ti ng Microsoft, chuyên dùng ầ ề ổ ế để so n th o các lo i v n b n, sáchạ ả ạ ă ả
v , t p chí ... ph c v cho công tác v n phòng. Có th li t kê các ở ạ ụ ụ ă ể ệ đặ đ ểc i m n i b t c aổ ậ ủ
ph n m m n y nh sau:ầ ề à ư
• Cung c p ấ đầ đủy các k n ng so n th o v nh d ng v n b n a d ng v d s d ng.ỹ ă ạ ả à đị ạ ă ả đ ạ à ễ ử ụ
• Kh n ng ả ă đồ ho khá m nh, k t h p v i công ngh OLE (ạ ạ ế ợ ớ ệ Objects Linking and Embeding) b n có th chèn ạ ể được nhi u h n nh ng gì ngo i hình nh v âm thanhề ơ ữ à ả à
lên t i li u word nh bi u à ệ ư ể đồ ả, b ng tính, ...
• Có th k t xu t, nh p d li u dể ế ấ ậ ữ ệ ưới nhi u lo i nh d ng khác nhau. ề ạ đị ạ Đặc bi t kh n ngệ ả ă
chuy n ể đổ ữ ệi d li u gi a Word v i các ph n m m khác trong b Microsoft Office ã l mữ ớ ầ ề ộ đ à
cho vi c x lý các ng d ng v n phòng tr nên ệ ử ứ ụ ă ở đơn gi n v hi u qu h n.ả à ệ ả ơ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• D d ng k t chuy n t i li u th nh d ng HTML ễ à ế ể à ệ à ạ để chia s d li u trên m ng n iẻ ữ ệ ạ ộ
b , c ng nh m ng Internet.ộ ũ ư ạ
4.1. Các thao tác cơ bản
4. Kh i ở động, thoát kh i Winword ỏ
• Kh i ở động Winword:
Dùng l nh ệ Start | All Programs | Microsoft Office | MicrosoftWord.
Ngo i cách kh i à ở động trên, ta còn có th kh i ể ở động Winword theo các cách sau:
• Click bi u tể ượng Word trên Destop.
• Click bi u tể ượngWord trên Start Menu.
• Thoát kh i Winwordỏ : Nên ghi l i t p tin so n th o trạ ậ ạ ả ước khi thoát, n uế
không Winword s h i: ẽ ỏ
• Ch n ọ No n u không mu n ghi.ế ố
• Ch n ọ Cancel n u mu n h y l nh thoát.ế ố ủ ệ
Các cách thoát :
• Click nút Close góc trên ph i c a s c a Winword.ở ả ử ổ ủ
• Dùng l nh ệ File | Exit.
• Double click bi u tể ượng c aủ chương trình góc trên trái m n hình.ở à
• Nh n t h p phím ấ ổ ợ Alt + F4.
5. M n hình Winwordà
• Title Bar (thanh tiêu đề): Thanh ch a tên c a t p tin v n b n.ứ ủ ậ ă ả
• Menu Bar (th c ự đơn ngang): Thanh ch a các l nh c a Word, m i m c trên Menuứ ệ ủ ỗ ụ
Bar ng v i m t Menu Popup (ứ ớ ộ th c ự đơn d cọ ). Thao tác để m m t Menu Popup lở ộ à
click v o tên m cà ụ ho c nh n t h p phím ặ ấ ổ ợ Alt + ký t ự đại di nệ c a tên m c. ủ ụ
• Toolbars (các thanh công cụ): Các thanh công c ch a m t s bi u tụ ứ ộ ố ể ượng ho cặ
nút i u khi n th hi n m t s l nh thông d ng. Mu n bi t ch c n ng c a m tđ ề ể ể ệ ộ ố ệ ụ ố ế ứ ă ủ ộ
bi u tể ượng hay m t nút i u khi n n o ó ta ch c n r m i tên chu t lên bi uộ đ ề ể à đ ỉ ầ à ũ ộ ể
tượng hay nút ó v ch v i giây (đ à ờ à n u ch a có tính ch t n y thì ta dùng l nh ế ư ấ à ệ Tools |
Customize | Options, ch n m c ọ ụ Show ScreenTips on Toolbars). Để hi n th hay nể ị ẩ
các thanh công c , ta dùng l nh ụ ệ View | Toolbars, sau ó đ click ánh d u ho c b d uđ ấ ặ ỏ ấ
check t i các m c tạ ụ ương ng. ứ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});