Việc lập dự toán linh hoạt không có nghĩa là bạn chọn lựa khi nào bạn làm dự toán. Mà nó hƣớng đến một bảng dự toán chứa đựng những mức độ hoạt động khác nhau.
Đối với những công ty có một loạt khối lƣợng doanh số và chi phí khả biến, các bảng dự toán linh hoạt sẽ thích hợp hơn là các bảng dự toán cố định, là những bảng dự toán không làm thay đổi những chi phí đã đƣợc dự toán để phản ánh những khối lƣợng doanh số khác nhau. Các bảng dự toán linh hoạt làm cho các nhà quản trị cảm thấy dễ dàng hơn trong việc chịu trách nhiệm về những biến đổi trong chi phí mà họ quản lý.
Bảng dự toán cố định bắt đầu bằng một sự phân tích những khoản chi phí cố định nhƣ tiền thuê và lƣơng nhân viên. Những khoản mục này sẽ không thay đổi, bất kể khối lƣợng doanh số đƣợc dự toán. Bƣớc tiếp theo là tìm ra mối liên hệ giữa các chi phí khả biến với doanh số. Hãy xem ví dụ về một công ty lập một bảng dự toán nhƣ thế nào. Tập đoàn Nicko, nhà sản xuất dụng cụ cơ khí nhỏ, vừa lập dự toán doanh số của tháng Bảy theo ba mức khác nhau 100.000, 250.000 và 300.000. Nicko bán các dụng cụ với giá $2/cái.
Nicko sau đó thuê mặt bằng nhà xƣởng với tiền thuê $15.000/tháng và hàng tháng phải trả lƣơng nhân viên là $100.000. Công nhân làm việc toàn thời gian hàng tháng có khả năng sản xuất đƣợc 100.000 sản phẩm. Còn với cứ 50.000 sản phẩm phụ trội, Nicko cần làm thêm trong một tháng thì công ty phải trả một khoản lƣơng ngoài giờ là $5.000. Thêm vào đó, để sản xuất ra đƣợc 100.000 sản phẩm, Nicko tốn một khoản nguyên vật liệu là $30.000.
Dƣới đây, chúng ta sẽ xem các số liệu trên đƣợc thể hiện nhƣ thế nào dƣới hình thức bảng dự toán linh hoạt:
Khối lƣợng doanh số (cái) 100.000 250.000 300.000 Doanh thu $200.000 $500.000 $600.000 Chi phí cố định
Tiền thuê $15.000 $15.000 $15.000 Lƣơng nhân viên $100.000 $100.000 $100.000 Tổng cộng $115.000 $115.000 $115.000 Chi phí khả biến
Làm thêm giờ $15.000 $20.000
Nguyên vật liệu $30.000 $75.000 $90.000 Tổng cộng $30.000 $90.000 $110.000
48
Vào cuối tháng Bảy, các nhà quản lý của Nicko so sánh số liệu dự toán với số liệu thực tế:
Thực tế Dự toán Chênh lệch Có lợi (C) Bất lợi (B) Số lƣợng dụng cụ đƣợc sản xuất 250.000 250.000 Chi phí cố định $117.000 $115.000 $2.000 B Chi phí khả biến $105.000 $90.000 $15.000 B Có thể có nhiều nguyên nhân tại sao chi phí khả biến lại cao hơn số liệu dự toán. Tại thời điểm này, các nhà quản trị Nicko sẽ phải tìm hiểu nguyên nhân căn bản gây ra sự chênh lệch này.
Các gợi ý sau đây sẽ giúp bạn soạn bảng dự toán linh hoạt:
Tìm ra các mối liên hệ: Bạn cần phải hình dung các biến phí có liên quan thế nào đến doanh số.
Sử dụng một công thức: Nếu có thể, tạo ra một công thức để tính toán các chi phí khả biến dựa trên khối lƣợng doanh số.
Đều đặn xem lại các bảng dự toán linh hoạt: Làm cho “cƣa lúc nào cũng bén”.
Bảng dự toán linh hoạt là một chọn lựa thích hợp cho các công ty có những mức độ hoạt động
doanh số khác nhau.