Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, Công ty đã lựa chọn phơng pháp NVL ghi thẻ song song kế toán chi tiết hàng tồn kho.
*Nguyên tắc hạch toán: ở kho ghi chép cả về mặt số lợng, phòng kế toán ghi chép cả về số lợng và giá trị từng thứ nguyên vật liệu .
*Trình tự ghi chép tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập -xuất- tồn kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lợng. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu ( thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ ) thủ kho ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan,cuối ngày tính ra số tồn kho và ghi vào cột số tồn trên thẻ kho. Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế của NVL ở trong kho. Định kỳ (5 ngày), sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải gửi các chứng từ đã đợc phân loại theo từng thứ, loại vật liệu lên phòng kế toán. Định kỳ (một tháng), thủ kho lập báo cáo tồn kho theo yêu cầu của Công ty.
Riêng đối với NVL đã có định mức tiêu hao, hàng ngày thủ kho chỉ phản ánh số nhập kho trên thẻ kho, còn các nghiệp vụ xuất kho sẽ đợc theo dõi trên sổ theo dõi xuất vật t. Cuối tháng, sau khi nhận đợc phiếu xuất kho do kế toán gửi xuống, đối chiếu với số liệu ghi chép trong sổ theo dõi vật t xuất kho, thủ kho mới ghi xuất một lần duy nhất cho cả tháng.
Hiện nay công ty sử dụng thẻ kho theo mẫu số 06-VT QĐ 1141TC/ CĐKT toán với nội dung, kết cấu nh sau:( Biểu số 8a và 8b)
- Nội dung: thẻ kho đợc mở chi tiết cho từng quy cách, chủng loại nguyên vật liệu, phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho NVL.
- Kết cấu:
+ Cột chứng từ: phản ánh số chứng từ (phiếu nhập -xuất kho) và ngày của chứng từ. + Cột diễn giải: ghi tóm tắt nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu
+ Cột số lợng: phản ánh số lợng nguyên vật liệu nhập - xuất và số tồn kho sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất.
* Tại phòng kế toán: Sau khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán sẽ tiến hành nhập vào máy. Sau khi thực hiện các lệnh trên máy máy sẽ tự động chạy theo chơng trình và cho phép kết xuất, in ra các sổ chi tiết vật t với từng mã vật t trong danh mục vật t đã cài đặt. Phòng kế toán mở sổ kế toán chi tiết cho từng NVL tơng ứng với thẻ kho của thủ kho để phản ánh tình hình nhập -xuất- tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Cơ sở số liệu trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu là các chứng từ nhập- xuất kho do thủ kho gửi lên . Sổ chi tiết vật liệu đợc mở cho từng thứ vật liệu, nó có kết cấu giống thẻ kho nhng thêm cột ghi chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng kế toán thực hiện lệnh in và tiến hành đối chiếu, kiểm tra các số liệu trên sổ kế toán chi tiết ( Biểu số 10 +11 ) với số liệu ghi chép trên thẻ kho của thủ kho, nếu có sự sai lệch, kế toán và thủ kho sẽ điều chỉnh lại cho đúng. Sau khi đã đảm bảo số liệu khớp đúng, từ số liệu chi tiết đã nhập vào máy, máy sẽ cho phép xem, in ra các sổ kế toán tổng hợp nh bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn (Biểu số12)
Nội dung, kết cấu của sổ chi tiết nguyên vật liệu:
- Nội dung: Sổ chi tiết nguyên vật liệu dùng để phản ánh tình hình nhập xuát tồn của từng chủng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị
- Kết cấu:
+ Cột tồn đầu kỳ: phản ánh số lợng và giá trị vật t tồn đầu kỳ + Cột chứng từ: phản ánh ngày nhập xuất vật t và số của chứng từ
+ Cột khách hàng: theo dõi tên nhà cung cấp,tên ngời quản lý sử dụng nguyên vật liệu
+ Cột diễn giải: phản ánh tóm tắt nội dung nghiệp vụ nhập xuất
+ Cột đơn giá: giá của từng lần nhập kho và đơn giá trung bình của vật t xuất kho (máy tự tính)
+ Cột tồn cuối: phản ánh số lợng và giá trị vật t tồn cuối tháng theo công thức: SL tồn ck = SL tồn đk + SL nhập trong kỳ - SL xuất trong kỳ
Giá trị =SL x ĐG