c) TSCĐ bị mất, thiếu phát hiện khi kiểm kê.
1.5. Hạch toán sửa chữa TSCĐ hữu hình
TSCĐ đợc cấu thành bởi nhiều bộ phận và chi tiết khác nhau. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn và h hỏng cần phải sửa chữa, thay thế để khôi phục năng lực hoạt động. Công việc sửa chữa có thể do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài và đợc tiến hành theo kế hoạch hay ngoài kế hoạch. Tùy theo quy mô, tính chất của công việc sửa chữa, kế toán sẽ phản ánh vào các tài khoản thích hợp.
1.5.1. Sửa chữa thờng xuyên TSCĐ
Sửa chữa thờng xuyên TSCĐ mang tính chất bảo dỡng TSCĐ nhằm để thay thế một số bộ phận chi tiết hay bảo dỡng với mục đích duy trì hoạt động bình thờng của TSCĐ. Xét về quy mô thì tính chất sửa chữa đơn giản, không cần phải ngừng hoạt động sản xuất và chi phí ít. Do đó khi phát sinh chi phí thì đợc ghi trực tiếp vào chi phí SXKD của từng bộ phận có TSCĐ sửa chữa thờng xuyên.
Nếu việc sửa chữa do DN tự làm, chi phí sửa chữa đợc tập hợp nh sau:
Nợ các TK liên quan (627, 641, 642...)
Có các TK chi phí (111, 112, 152, 214, 334, 338...) Trờng hợp thuê ngoài:
Nợ các TK tập hợp chi phí (627, 641, 642...) Nợ TK 133 (1331) – Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK chi phí (111, 112, 331...) Tổng số tiền phải trả hoặc đã trả 1.5.2. Sửa chữa lớn TSCĐ
Sửa chữa lớn TSCĐ là việc sửa chữa, thay thế những bộ phận, chi tiết bị h hỏng trong quá trình sử dụng. Chi phí để sửa chữa lớn khá cao, thời gian sửa chữa thờng kéo dài, công việc sửa chữa có thể tiến hành theo kế hoạch hoặc ngoài kế hoạch. Toàn bộ chi phí sửa chữa đợc tập hợp riêng theo từng công trình, sau khi hoàn thành đợc coi nh một khoản chi phí theo dự toán và đợc đa vào chi phí phải trả (nếu sửa
chữa theo kế hoạch) hay CP trả trớc dài hạn (nếu sửa chữa ngoài kế hoạch). Việc hạch toán quá trình sửa chữa lớn TSCĐ đợc tiến hành nh sau:
Tập hợp chi phí sửa chữa theo từng công trình:
Nếu thuê ngoài: Phản ánh số tiền phải trả theo HĐ cho ngời nhận thầu sửa chữa lớn khi hoàn thành công trình sửa chữa, bàn giao:
Nợ TK 241 (2413) – Chi phí sửa chữa thực tế Nợ TK 133 (1331) – Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331 – Tổng số tiền phải trả theo hợp đồng Nếu do doanh nghiệp tự làm:
Nợ TK 241 (2413) – Tập hợp chi phí sửa chữa Có các TK chi phí (111, 112, 52, 214, 334, 338...) Kết chuyển giá thành công trình sửa chữa khi hoàn thành:
Tuỳ theo tính chất sửa chữa, sau khi công việc sửa chữa hoàn thành, kế toán sẽ kết chuyển toàn bộ chi phí sửa chữa vào các tài khoản thích hợp:
Nợ TK 335 – Giá thành sửa chữa trong kế hoạch
Nợ TK 242 – Giá thành sửa chữa ngoài kế hoạch (trên 1 năm tài chính) Nợ TK liên quan (627, 641, 642) – Giá thành sửa chữa ngoài kế hoạch (nếu nhỏ, chỉ liên quan đến 1 năm tài chính)
Có TK 241 (2413) – Giá thành thực tế công tác sửa chữa 1.5.3. Sửa chữa nâng cấp TSCĐ
Sửa chữa nâng cấp là công việc sửa chữa nhằm kéo dài tuổi thọ của TSCĐ hay nâng cao năng suất, tính năng, tác dụng của TSCĐ nh cải tạo, thay thế, xây lắp, trang bị thêm một số bộ phận của TSCĐ. Việc hạch toán sửa chữa nâng cấp đợc tiến hành nh sửa chữa lớn, nghĩa là chi phí phát sinh đợc tập hợp riêng theo từng công trình qua TK 241 (2413). Khi công trình sửa chữa nâng cấp hoàn thành, giá trị nâng cấp sẽ đợc ghi tăng nguyên giá TSCĐ bằng bút toán:
Nợ TK 211 – Nguyên giá (Giá thành sửa chữa thực tế)
Có TK 241 (2413) – Giá thành thực tế công tác sửa chữa Trích khấu hao TSCĐ
Trích khấu hao TSCĐ Trích khấu hao TSCĐ
TK 627, 641, 642 TK 331
Chi phí sửa chữa thờng xuyên TSCĐ thuê ngoài (theo giá thuê không thuế GTGT)
Tính vào chi phí phải trả nếu SC theo KH
Tính trực tiếp vào chi phí KD nếu chi phí SC phát sinh nhỏ
TK 133 TK 2413
TK 335 TK 242 TK 211
Tổng giá thanh toán thuê ngoài về SC TSCĐ (cả thuế GTGT)
Kết chuyển giá thành sửa chữa thực tế theo từng công trình khi bàn giao Tập hợp chi phí sửa chữa lớn,
sửa chữa nâng cấp theo từng công trình
Thuế GTGT đầu vào
Trích trớc theo kế hoạch
Tính vào CP trả trớc dài hạn nếu CP SC phát sinh lớn, phân bổ nhiều năm TC chính Các CP sửa chữa khác do DN bỏ ra có liên quan đến từng công trình
Ghi tăng nguyên giá TSCĐ nếu SC nâng cấp, kéo dài tuổi thọ
TK 111, 152, 334, 338
Phân bổ dần chi phí sửa chữa vào chi phí KD
Sơ đồ số 14