Subforms là không thể thiếu cho việc hiển thị thông tin từ hai bảng khác nhau hoặc các truy vấn trên cùng một form. Thông thường, subforms ựược sử dụng khi dữ liệu nguồn trong main có quan hệ một-nhiều với dữ liệu nguồn của subform. Nhiều record trong subform ựược liên kết với một record trong mainform.
Access sử dụng các thuộc tắnh LinkMasterFields và LinkChildFields của subform ựể lựa chọn các record trong subform có liên quan ựến mỗi record trong mainform.
− Tạo main form: dữ liệu nguồn của main form thường là thông tin ở bảng cha,
do ựó dạng form thường là
những dạng hiển thị một record tại một thời ựiểm như columnar.
− Mở main form ở chế ựộ Design.
− Bật nút control Wizard.
− Chọn công cụ SubForm/SubReport trong nhóm Controls vẽ vào Form, xuất hiện
cửa sổ
SubForm Wizard với hai tùy chọn:
∗ Use existing Tables and Queries (sử dụng bảng và các query làm dữ liệu nguồn cho subform) Next.
∗ Chọn bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho sub form, trong bảng hoặc query phải có field liên kết với main form Next.
∗ Chọn field liên kết với subform Next.
∗ Nhập tên cho subform Finish.
∗ Chọn form làm subform Next
∗ Nhập tên cho SubForm Finish b) Tạo bằng Design:
− Nếu dữ liệu nguồn của subform ựược lấy từ nhiều bảng thì phải tạo query, trong query phải chứa field liên kết với main form (link child filed)
− Dạng của subform thể hiện quan hệ n, do ựó thường chọn dạng Datasheet hoặc Tabular.
− Mở main form ở chế ựộ design, chọn công cụ subform/Subreport trong nhóm Controls drag chuột vẽ vào main form.
− Mở Properties Sheet và thiết lập các thuộc tắnh:
∗Source object: Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho
Subform, hoặc chọn form nếu ựã thiết kế form ựể làm subform.
∗ Link child field: nhập tên của field trong subform liên kết với main form
∗ Link master field: nhập tên field của main form liên kết với subform.