Để kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp các doanh nghiệp sử dụng các tài khoản sau:
TK 641: “Chi phí bán hàng “- được sử dụng để phản ánh, tổng hợp và kết chuyển các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ.
TK 641 gồm 7 TK cấp 2:
+ TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng + TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì + TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng
+ TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định + TK 6415: Chi phí bảo hành
+ TK 6416: Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6417: Chi phí bằng tiền khác.
TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp” được sử dụng để phản ánh, tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp.TK 642 gồm 8 tài khoản cấp 2:
+ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý + TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý + TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng + TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6425: Thuế, phí và lệ phí + TK 6426: Chi phí dự phòng
+ TK 6426: Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6428: Chi phí bằng tiền khác.
Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (sơ đồ 1.1)
TK 152,153 (611) TK 214 TK 333 TK 641,642 TK 335 (154) TK 641 TK 642 TK 159,139 Chi phí vật liệu, CCDC Chi phí khấu hao TSCĐ
CPBH, CPQLDN phân bổ cho kỳ sau Các khoản giảm chi phí Thuế, phí, lệ phí Trích lập các khoản dự phòng TK 1422 TK 641,642 TK 111,112,138 TK 334,338 TK 335 TK 331,111,112 Chi phí nhân viên
Chi phí trích trước Sửa chữa lớn TSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngo ià Sơđồ 1.1: Chi phí bằng tiền khác 32 32
1.4.Kế toán xác định kết quả bán hàng.
Kết qủa Bán h ng à
Giá vốn h ng bánà
Chi phí quản lý doanh nghiệp =
- Doanh thu thuần Chi phí bán h ngà - -
Kết quả bán hàng được xác định theo công thức sau:
Để kế toán kết quả bán hàng các doanh nghiệp sử dụng các TK:
TK 911 “ xác định kết quả kinh doanh”: Sử dụng để phản ánh, xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán.
TK 421 “ lợi nhuận chưa phân phối”: Dùng để phản ánh kết quả kinh doanh ( lãi, lỗ) và tình hình phân phối kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. TK 421 có hai TK cấp 2:
+ TK 4211: Lợi nhuận năm trước + TK 4212: Lợi nhuận năm nay
Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu: Lãi TK 632 TK 911 TK 511 TK 642,641 TK 1422 TK 421 Kết chuyển CPBH CPQLDN CPBH, CPQLDN kỳ trước Lỗ Kết chuyển giá vốn h ng bánà Kết chuyển doanh thu thuần
1.5.Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng dụng máy vi tính.
Khi xuất bán hàng hoá,thành phẩm kế toán dưa trên các chứng từ gốc để nhập vào máy theo trình tự:
Vào màn hình nhập dữ liệu phát sinh (có thể là phiếu xuất kho thành phẩm, hàng hoá)
Xem chỉ dẫn khi nhập
Trên cơ sở đó nhập dữ liệu vào máy dựa trên số liệu trên các chứng từ gốc.
Máy được cài sẵn chương trình tính giá vốn của hàng hoá xuất kho để bán.
Từ đó máy tự chuyển số liệu vào các sổ liên quan: sổ chi tiết thành phẩm,sổ cái TK 156…
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán thực hiện như sau:
Phân loại chứng từ: Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho thành phẩm…. Định khoản: kế toán doanh thu thường liên quan đến nhiều tài khoản do đó xử lý các nghiệp vụ trên máy cũng rất phức tạp, bao gồm:
Định khoản 1 nợ, nhiều có Định khoản 1 có, nhiều nợ Định khoản nhiều có, nhiều nợ Định khoản 1 có, 1 nợ
Các định khoản này đều được máy tính xử lý theo chương trình cài đặt sẵn.
Khi dựa trên các chứng từ gốc phát sinh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán nhập liệu vào máy để từ đó máy tính kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh và đưa vào các sổ kế toán ( sổ nhật ký chung, sổ cái TK 511 ( nếu có),….). Cuối kỳ kế toán lập các báo cáo kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý.