641- chi phí bán hàng do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.
2.3.4.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ
Ở Công ty vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho chủ yếu là do mua ngoài trong đó phần lớn là mua chịu. Còn lại nhập kho do tự gia công chế biến, nhập lại từ công trình. Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Không phân biệt vật tư trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng hay mua chịu, khi hàng về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, kế toán ghi sổ chi tiết vật liệu và sổ chi tiết TK 331 theo định khoản:
Nợ TK 152, 153 (tiền hàng)
Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 331 (tổng số tiền phải thanh toán)
Ví dụ: Căn cứ phiếu nhập kho số 370 ngày 28 tháng 11 năm 2004, kế toán ghi: Nợ TK 152(1521) 7.812.918
Nợ TK 133 (1331) 390.640
Có TK 331 8.203.564
Khi người mua (cán bộ phòng vật tư) thanh toán tiền hàng cho người bán xong, căn cứ hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, giấy đề nghị tạm ứng (nếu mua bằng tiền tạm ứng), kế toán ghi sổ chi tiết TK 331 và sổ chi tiết TK 141 theo định khoản:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán Có TK 141 – Tạm ứng
Ví dụ: Căn cứ hoá đơn bán hàng số 055030 ngày 26/11/2004 của Công ty thương mại Đức Giang, phiếu nhập kho số 370, kế toán ghi:
Nợ TK 331 8.203.564
Có TK 141 8.203.564
Nếu dùng tiền gửi ngân hàng để thanh toán tiền hàng, căn cứ hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi sổ chi tiết TK 331 và sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng theo định khoản:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Nếu dùng tiền mặt để thanh toán, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, phiếu chi, kế toán ghi sổ chi tiết TK 331 và sổ chi tiết TK 111 theo định khoản:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán Có TK 111– Tiền mặt
Vật liệu gia công nhập kho của Công ty chủ yếu là ống ghen tạo lỗ. Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152(1521) Có TK 154
Ví dụ: Căn cứ phiếu nhập kho số 46 ngày 13/12/2004, kế toán ghi: Nợ TK 152(1521) 37.352.000
Có TK 154 37.352.000
Khi có vật liệu, công cụ dụng cụ nhập lại từ công trình, căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 154(chi tiết công trình)
Ví dụ: Căn cứ phiếu nhập kho số 333 ngày 30/12/2004, kế toán ghi: Nợ TK 152(1521) 1.834.000
Có TK 154(Cầu Đuống)1.834.000
Các nghiệp vụ nhập vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi trên bảng kê nhập vật tư (Xem biểu số 06). Từ bảng kê nhập vật tư, cuối quý kế toán dùng để lên bảng tính giá thành vật liệu, công cụ dụng cụ.
2.3.4.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ
Việc xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty chủ yếu là để sản xuất và quản lý. Ngoài ra còn có các trường hợp xuất để gia công chế biến, xuất trả nợ, xuất cho vay và xuất bán.
Khi xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ để sản xuất, thi công, căn cứ vào chứng từ xuất, kế toán ghi:
Nợ TK621 (chi tiết cho công trình) Có TK 152, 153
Ví dụ: Căn cứ phiếu xuất kho số 407 ngày 7/10/2004, kế toán ghi: Nợ TK621 (Cầu số 2 QL 5) 12.818.180
Có TK 152(1521) 12.818.180
Xuất vật liệu cho sử dụng máy thi công, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK623(chi tiết cho công trình)
Có TK 152, 153
Khi xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ cho quản lý phân xưởng (đội công trình), quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK627, 642
Có TK 152, 153
Đối với việc xuất vật liệu, công cụ dụng cụ để gia công chế biến, ở Công ty chủ yếu là xuất băng thép mạ kẽm để gia công ống gen tạo lỗ . Khi xuất kho, căn cứ phiếu xuất kho kế toán ghi:
Có TK 152
Ví dụ: Căn cứ phiếu xuất kho số 424 ngày 13/10/2004, kế toán ghi: Nợ TK621 ( Cầu sông Cò) 40.017.378
Có TK 152 40.017.378
Xuất vật liệu, công cụ dụng cụ để trả nợ, cho vay kế toán ghi: Nợ TK 338(3388), TK 138 (1388)
Có TK 152, 153
Xuất vật liệu đem bán, kế toán ghi: Nợ TK811 – Chi phí bất thường
Có TK 152 – NLVL
Để theo dõi vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho cho các đối tượng sử dụng khác nhau, mục đích xuất kho khác nhau, kế toán sử dụng bảng kê xuất kho. Bảng kê xuất kho được mở theo quý cho các kho: 1521, 1522, 1523, 1524, 1525, và kho 153. Đối với ván khuôn là vật liệu luân chuyển, Công ty hạch toán vào TK 142 sau đó tiến hành phân bổ vào giá trị công trình theo tỉ lệ nhất định.
Như đã nói ở phần 2.3.3.2 của chương này, vào cuối quý, kế toán không căn cứ vào phiếu xuất kho để lên bảng xuất kho mà căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.
Trên sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ căn cứ vào cột 1, 3, 4 kế toán biết được vật tư xuất cho công trình nào. Kế toán cộng dồn số lượng vật tư xuất cho từng công trình trên cột 8 “lượng” và số tiền vật tư xuất cho từng công trình trên cột 9 “Tiền” để ghi vào bảng kê xuất kho cho đối tượng sử dụng đã cộng.
Chẳng hạn:
Trên sổ chi tiết vật liệu Ximăng PC 40 CF (biểu số 05) kế toán cộng dồn cột Lượng xuất cho cầu số 2 QL 5 được 98.450 và cột Tiền được 72.136.973. Kế toán lên bảng kê xuất kho 1521 quý IV năm 2004 cho dòng “Ximăng PC 40 CF (kho Công ty)”, cột “cầu số 2 QL 5”.
Cũng từ sổ chi tiết (biểu số 05) kế toán cộng dồn cho cột sông Cò: Cột Lượng là: 10.000
Cột Tiền là: 7.327.270
Sau đó kế toán ghi lên bảng kê xuất kho 1521 quý IV năm 2004 cho đối tượng sử dụng là cầu sông Cò.
Tương tự đối với vật liệu khác và đối tượng sử dụng khác. (Xem biểu số 07)
Cuối quý, kế toán cộng dồn cột tiền cho từng đối tượng sử dụng trên bảng kê xuất của từng kho để lên bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ của quý tương ứng (Xem biểu số 08)
Vào cuối năm, Công ty tiến hành tổng kiểm kê vật tư. Cuộc kiểm kê được thực hiện đối với tất cả các loại vật tư trên tất cả các kho của Công ty. Thành phần ban kiểm kê gồm có:
1. Ông Vũ Duy Khiên – Chủ tịch hội đồng kiểm kê. 2. Ông Phạm Quang Hiền - Đại diện phòng vật tư. 3. Ông Đỗ Văn Đông - Đại diện phòng Tài vụ. 4. Ông Nguyễn Đình Lưu - Đại diện phòng Kỹ thuật. 5. Ông Nguyễn Thế Hùng - Đại diện phòng Kế hoạch. 6. Bà Lê Thị Xuyết – Thủ kho.
Kết quả của cuộc kiểm kê được thể hiện trên cột Tồn thực tế ở bảng kiểm kê vật tư hàng hoá tồn kho của Công ty.
Căn cứ vào kết quả tồn trên sổ sách mà kế toán tính được từ sổ chi tiết vật liệu để kế toán ghi vào cột Tồn trên sổ sách ở bảng kiểm kê theo ba chỉ tiêu: đơn giá, số lượng, thành tiền.
Cột chênh lệch được xác định theo hai chỉ tiêu số lượng và số tiền theo công thức: Chênh lệch = tồn thực tế - tồn trên sổ sách
Kế toán tiến hành cộng dồn trên từng bảng kiểm kê cho cột thành Tiền để lên bảng tổng hợp kiểm kê.
Ví dụ: Từ bảng kiểm kê( biểu số 09) được kế toán ghi vào bảng tổng hợp kiểm kê (biểu số 10)
Cũng vào cuối quý, kế toán lập bảng tính giá thành thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ (xem biểu số11).Phương pháp lập cụ thể như sau:
-Dòng số dư đầu quý: được lấy từ dòng tồn kho cuối quý ở bảng tính giá thành vật liệu, công cụ dụng cụ quý III năm 2004 .
-Dòng số phát sinh trong quý: là tổng cộng của các dòng có số thứ tự 1,2,3.Dòng này tương ứng với dòng tổng cộng của cột tiền hàng trên các bảng kê nhập.
+Dòng 1: Ghi có TK 331: là kết quả cộng rồi trên các bảng kê nhập của cột tiền hàng cho các dòng có số liệu TKĐƯ là 331.
+ Dòng 2: Ghi có TK 154: là kết quả cộng rồi trên các bảng kê nhập của cột tiền hàng cho các dòng có số liệu TKĐƯ là 154.
+ Dòng 3: Từ tài khoản 152: lấy từ bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ của dòng ghi nợ TK 142.
- Dòng hiện số chênh lệch: do công ty đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế nên dòng này ko ghi hệ số.
- Dòng xuất dùng trong quý: được lấy từ dòng tổng cộng trên bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Dòng tồn kho cuối quý: Là kết quả của dòng Cộng số dư đầu kỳ và số PS (-) xuất dùng trong quý.
Dòng này tương ứng với cột “tồn trên sổ sách” ở bảng tổng hợp kiểm kê.
Vào cuối quý, bộ phận kế toán tổng hợp lấy số liệu từ bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi vào bảng kê số 4 (xem biểu số 12, 13, 14) và bảng kê số 5 (xem biểu 15) của quý tương ứng.
Trên bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử dụng số liệu ở cột cộng 152, cột 153 tương ứngvới cột đối tương sử dụng phần ghi Nợ TK 621, 623, 627 để ghi vào cột 152, 153 cho từng đối tượng tập hợp ở trên bảng kê số 4.
Ví dụ: Trên bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ quý 4 năm 2004: Nguyên vật liệu (TK 152) phân bổ vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621): Cho cầu số 2 QL5 là:
925.841.035+56.064.696+4.033.498+3.176.737+872.881=989.989.747 Cho cầu sông Cò là:
814.649.089+25.681.241+3.061.593=848.751.141 Tương tự cho các đối tượng sử dụng khác.
Kế toán sử dụng số liệu tính toán trên để lập bảng kê số 4 (TK 621-tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực trực tiếp) như sau:
- Cột ghi Có TK 152:
+ Đối tượng tập hợp (cầu số 2 QL 5) ghi: 989.989.747 + Đối tượng tập hợp (cầu sông Cò) ghi: 848.751.141 ………….
Tương tự cho các đối tượng tập hợp khác.
Số liệu ở ô ghi Nợ TK 642, ghi Có TK 152 trên bảng phân bổ được ghi vào dòng ghi Có TK 152 trên bảng kê số 5.
Cũng từ bảng phân bổ, cuối quý kế toán tổng hợp lên Chứng từ ghi sổ số 6 và 7 cùng quý. Ở Công ty, những Chứng từ ghi sổ nào hoàn thành trước thì được đánh số trước.
Số liệu ở cột 153 được ghi vào Chứng từ ghi sổ số 6 (Xem biểu 16). Cụ thể:
Trên bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ quý IV năm 2004, số liệu được dùng để lên Chứng từ ghi sổ số 6 là phần ghi:
Nợ TK 241 1.825.000 Nợ TK 623 4.198.249
Có TK 153 168.913.983
Tương tự, số liệu ở cột cộng 152 được ghi vào Chứng từ ghi sổ số 7 (Xem biểu 17) Chứng từ ghi sổ số 24 và 35 được lập từ các bảng và sổ liên quan khác. (xem biểu 18, 19)
Từ chứng từ ghi sổ số 6, 7, 24, 35 và các chứng từ ghi sổ khác, kế toán lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ quý IV năm 2004 (xem biểu 20).
Các chứng từ ghi sổ sau khi được dùng để lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ Cái.
Cách lập sổ Cái cụ thể như sau:
- Dòng Số dư đầu kỳ: được lấy từ dòng số dư cuối kỳ của sổ Cái Tài khoản cùng loại quý trước.
- Các dòng số phát sinh: được lấy từ các CTGS có liên quan. - Dòng cộng phát sinh: là tổng cộng số tiền cột Nợ, cột Có. - Dòng số dư cuối kỳ: được xác định bằng cách:
Số dư đầu kỳ + Phát sinh tăng – Phát sinh giảm. Ví dụ:
- Từ CTGS số 7, 24, và số 35, kế toán lập sổ Cái TK 152 (Xem biểu số 21). - Từ CTGS số 6, 24, và số 35, kế toán lập sổ Cái TK 153 (Xem biểu số 22). - Từ CTGS số 7 và 24, kế toán lập sổ Cái TK 142 (Xem biểu số 23).
- Dòng cộng số phát sinh cột có trên sổ cái được đối chiếu với số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Dòng cộng SPS cột Nợ trên sổ Cái được đối chiếu với số liệu trên dòng số phát sinh trong quý, cột cộng TK 152, 142 trên bảng tính giá thành thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ.