01 Hoá đơn GTGT 01 lưu hanh xe
01 Sổ khám lưu hành 01 Bảo hiểm xe
01 Quyết định chuyển nhượng xe 01 Đăng kí xe
4) Hạch toán khấu hao TSCĐ tại Công ty Đầu tư xây dựng Hà nội
Căn cứ để tiến hành công tác hạch toán khấu hao TSCĐ là chế độ quản lý “khấu hao TSCĐ” ban hành kèm theo quyết định 1062/TC-QĐ CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Kết hợp với chế độ của ngành và chu kỳ kế toán của công ty là tháng, nên khấu hao cơ bản cũng được trích và tính theo tháng (trên số tài sản).
Việc trích khấu hao của công ty được thực hiện theo đúng quy định chung là TSCĐ tăng (giảm) trong tháng này thì tháng sau mới được trích khấu hao (hoặc thôi không trích khấu hao) nhưng TSCĐ đã khấu hao cơ bản hết thì không khấu hao nữa nhưng vẫn tiếp tục huy động vào sản xuất
Trong sản xuất kinh doanh của công ty thì đối tượng để khấu hao TSCĐ là sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán lập danh sách TSCĐ với thời gian sử dụng và tỉ lệ khấu hao tương ứng nộp lên cục quản lý vốn và tài sản, nếu được chấp nhận thì đó là căn cứ để tính khấu hao tháng, quý, năm.
Để bớt công sức và thời gian tính toán phân bổ mức khấu hao TSCĐ, kế toán tiến hành lập bản kế hoạch khấu hao cho cả năm, sau đó trích chi phí khấu hao cho các tháng .
Tỷ lệ khấu hao mà công ty áp dụng để tính và trích khấu hao là: Máy móc thiết bị (6 năm) : 16,7%/năm.
Phương tiện vận tải (10 năm): 10%/năm. Thiết bị văn phòng (4 năm): 25%/năm.
Mức khấu hao hàng tháng = Mức khấu hao năm/12tháng.
Lập bản tính khấu hao TSCĐ năm và chia đều số khấu hao cho từng tháng. Sau khi xác định số khấu hao TSCĐ của từng loại TSCĐ trong tháng, công ty tiến hành lập bảng tính khấu hao cho từng đơn vị sử dụng TSCĐ cho từng tháng. Đến cuối năm toàn bộ số tiền trích khấu hao hàng tháng của tất cả các TSCĐ được kế toán tổng hợp trên bảng báo cáo tổng hợp khấu hao năm.
5. Hạch toán sửa chữa TSCĐ
TSCĐ là những tư liệu lao động phục vụ lâu dài cho sản xuất. Do đó, để duy trì tính năng kỹ thuật và khả năng hoạt động liên tục của TSCĐ. Công ty luôn quan tâm đến việc bảo dưỡng và nâng cấp TSCĐ trong toàn Công ty.
Theo định kỳ, phòng Tổng hợp và xây dựng tiến hành bảo dưỡng TSCĐ trong Công ty theo như định mức đã được lập tại Công ty. Chi phí sửa chữa thường xuyên phát sinh trong tháng nào, ở bộ phận nào sử dụng nào thì được tập hợp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong tháng đó.
Cụ thể tháng 12/2000, chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ trong Công ty được kế toán phân bổ như sau:
Nợ TK 627.4 (PX1) 15.560.000 Nợ TK 627.4 ( XL) 11.302.500 Có TK 152 22.605.000 Có TK 335 3.577.731 Có TK 338 679.769
Với trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ, căn cứ vào định mức sửa chữa đã được phòng kỹ thuật lập, kế toán TSCĐ tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và được phân bổ cho từng tháng, từng bộ phận sử dụng tương ứng tại Công ty.
Cụ thể, theo kế hoạch do phòng kỹ thuật đưa ra, Công ty sẽ tiến hành đại tu một số máy thi công vào tháng 12/2000, dự toán chi phí lên tới 425.000.000 đ. Công ty đã tiến hành phân bổ chi phí này vào 4 tháng năm 2000 là tháng 8, 9, 10, 11, mỗi tháng trích trước chi phí theo mức phân bổ tại phòng Tài chính - kế toán như sau:
Nợ TK 627.4 ( Đội 12) 1.062.500 Có TK 335 1.062.500
Đồng thời trong tháng tháng 12/2000, công việc sửa chữa lớn trên đã được thực hiện tại Xưởng luyện kim, căn cứ vào bảng tập hợp chi phí sửa chữa lớn do Xưởng luyện kim nộp lên, cùng với thao tác xác định tính phù hợp của chi phí với định mức và tính hợp lý của chi phí đã chi, kế toán TSCĐ tập hợp chi phí theo các định khoản:
Nợ TK 241 3.977.402
Có TK 152 1.527.400 Có TK 334 1.428.572 Có TK 338 271.430
Có TK 331 750.000
Sau đó kế toán tiếp tục tiến hành trích trước theo định khoản Nợ TK 335 4.250.000
Có TK 241 3.977.402 Có TK 721 272.598
Thông thường tại Công ty, khi việc sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, nếu chi phí trích trước không đủ để chi trả cho chi phí thực tế phát sinh, kế toán coi khoản chênh lệch này là khoản chi phí bất thường và đưa vào TK 821. Ngược lại khi chi phí thực tế nhỏ hơn số đã trích thì kế toán ghi nhận số chênh lệch này là khoản thu nhạp bất thường và hạch toán và đưa vào TK 721. Cách thức hạch toán này thực tế hiện nay chưa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, vì vậy Công ty cần xem xét và có biện pháp sửa đổi cho phù hợp.
Ngoài các hình thức sửa chữa nêu trên thì tại Công ty cũng có xảy ra việc sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch. Đây thường là những sự cố hư hỏng TSCĐ xảy ra đột ngột đối với những máy móc thiết bị đang hoạt động. Việc sửa chữa lớn những MMTB này có thể do phòng tổng hợp và xây dựng tự sửa chữa, nhưng cũng có thể Công ty phải thuê ngoài sửa chữa tuỳ thuộc vào tình trạng hư hỏng của MMTB và khả năng hiện có của Công ty. Tuy nhiên dù là tự làm hay thuê ngoài sửa chữa vào các chứng từ hoá đơn liên quan và tập hợp chúng chuyển tới phòng Tài chính - kế toán để tiến hành hạch toán chi phí hay tập hợp chi phí khi công việc sửa chữa hoàn thành. Hơn nữa, Công ty thành lập ban giám định để xác định MMTB đó hỏng đột xuất do khách quan hay chủ quan.
Cuối cùng, khi công việc sửa chữa đã hoàn thành, kế toán TSCĐ lập biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành cho bộ phận sử dụng (Biên bản được lập theo mẫu của Bộ qui định).
Sau đây là những biểu mẫu sổ sách minh hoạ cho tình hình hạch toán TSCĐ tại Công ty đầu tư xây dựng Hà nội.