Các chứng từ gốc: giấy đề nghị tạm ứng, hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu dịch vụ…
Các chứng từ tiền mặt: phiếu thu và phiếu chi do kế toán tiền mặt lập thành 3 liên theo đúng quy định của chế độ: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền hay người nhận tiền, liên 3 dùng đề kiểm tra đối chiếu giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
Các chứng từ tiền gừi ngân hàng: giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc, lệnh chi.
Các chứng từ này có quy trình luân chuyển khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và lưu trữ của từng loại.
Phiếu thu:
Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Kiểm tra các chứng từ
Lập phiếu thu gồm 3 liên: liên 1 lưu tại quyển gốc, 2 liên cồn lại chuyển cho kế toán trường
Kế toán trưởng Kiểm tra và ký duyệt phiếu thu
Thu tiền và ghi sổ quỹ
Chuyển 1 liên cho người nộp tiền và một liên cho kế toán tiền mặt Kế toán tiền mặt
Tiến hành ghi sổ kế toán Bảo quản, lưu trữ
Sơ đồ 13
Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu
Phiếu chi:
Người nhận tiền Kế toán tiền mặt Kiểm tra chừng từ
Lập phiếu chi gồm 3 liên: liên 1 lưu tại quyển gốc, 2 liên chuyển cho kế toán trường
Kế toán trưởng Kiểm tra tính hợp lý và hợp thức của các phiếu chi
Giám đốc Thủ quỹ
Ký duyệt các phiếu chi Nhận phiếu chi
Chi tiền và ghi sổ quỹ
Chuyển 1 liên cho kế toán tiền mặt và một liên cho người nhận tiền Kế toán tiền mặt
Tiến hành ghi sổ kế toán Bảo quản, lưu trữ
Sơ đồ 14
Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi
Phần hành kế toán vốn bằng tiền còn liên quan đến quá trình tạm ứng của cán bộ công nhân viên trong công ty. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ liên quan đến nghiệp vụ tạm ứng gồm hai phần:
Giấy đề nghị tạm ứng
Người tạm ứng Người giao nhiệm vụ
Kế toán trưởng Kế toán tạm ứng
Kế toán tiền mặt và tiền mặt ngân hàng Thủ quỹ
Kế toán tiền mặt và tiền mặt ngân hàng Bảo quản, lưu trữ
Lập giấy đề nghị tạm ứng Ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng Ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng Sổ chi tiết nhân viên tạm ứng
Lập phiếu chi Ghi sổ quỹ
Chuyển phiếu chi về cho kế toán
Ghi sổ kế toán
Sơ đồ 15
Giấy thanh toán tạm ứng
Người tạm ứng Người giao nhiệm vụ
Kế toán trưởng Kế toán tạm ứng Chứng từ gốc
Giấy thanh toán tạm ứng
Ký duyệt giấy thanh toán tạm ứng Ký duyệt giấy thanh toán tạm ứng Ghi sổ chi tiết nhân viên tạm ứng
Lưu trữ, bảo quản
Sơ đồ 16
Quy trình lập và luân chuyển giấy thanh toán tạm ứng