Ngày 28 tháng 3 năm 2003 Số : 64
Nợ TK 6211
Họ tên ngời nhận: Nguyễn Thị Loan Có TK 1521
Bộ phận: Phân xởng Bánh I
Lý do xuất kho: Bổ xung định mức Tại kho: chị Lan
STT phẩm, hang hoáTên vật t, sản Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 =2x3 1 2. Đờng trắng Bột mì các loại 010002 010001 Kg Kg 180 125 180 125 5630 3091 1.013.400 386.375
Phụ trách Phụ trách Ngời nhận Thủ kho Thủ trởng bộ phận sử dụng cung tiêu đơn vị
2.Tài khoản sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu của Công ty sử dụng các tài khoản sau:
- TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” mở chi tiết cho các tài khoản TK 1521 “Nguyên vật liệu chính”
TK 1522 “Nguyên vật liệu phụ” TK 1523 “Nhiên liệu”
TK 1524 “ Phụ tùng thay thế”
TK 1525 “Thiết bị xây dựng cơ bản” TK 1526 “Bao bì”
TK 1527 “Vật liệu khác”
- TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, mở chi tiết cho các tài khoản
TK 6211 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xởng Bánh I” TK 6212 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xởng Bánh II” TK 6213 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xởng Bánh III” TK 6214 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xởng Kẹo” TK 6215 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xởng Bột canh” Và một số tài khoản khác nh:
TK 331 “Phải trả ngời bán”
TK 1331 “Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ”
TK 6272 “Chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất chung tại Phân xởng” TK 6412 “ Chi phí nguyên vật liệu cho hoạt động bán hàng”
TK 6422 “Chi phí nguyên vật liệu phục vụ quản lý chung của Công ty “
Dữ liệu đầu vào:Nhập chứng từ vật liệu: “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”, “Hoá đơn GTGT”, “Báo cáo sử dụng vật tư”,…Khai báo các thông tin do máy yêu cầu
Máy sử lý các thông tin liên quan đến kế toán tổng hợp và cho ra dữ liệu mới
TK 1111 “Tiền Việt nam” TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” TK 241 “Xây dựng cơ bản” TK 141 “Tạm ứng”
…
Đặc biệt Công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đ- ờng và tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” trong quá trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu.
3.Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đợc tiến hành theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.Theo đó kế toán tổng hợp nguyên vật liệu của Công ty phải thực hiện các công việc sau:
Hàng ngày, khi nhận đợc các “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”, “Hoá đơn GTGT”… kế toán tiến hành phản ánh trị giá, số lợng nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp theo quy định. Đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với ngời bán và các đối tợng khác một cách kịp thời. Cuôí tháng, kế toán phải tổng hợp số liệu để kiểm tra, đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết và lập các sổ kế toán tổng hợp theo chế độ kế toán quy định và yêu cầu quản lý của Công ty.
Mọi công việc trên của kế toán đều đợc thực hiện trên hệ thống máy vi tính nối mạng toàn bộ các phòng Kế toán tài chính trong Công ty. Kế toán chỉ phải nhập các dữ liệu ban đầu, sau đó máy sẽ tự sử lý, tổng hợp để cho ra các loại sổ, báo cáo và bảng biểu theo yêu cầu đã đợc lập trình sẵn.
Trình tự kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính có thể khái quát nh sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.1. Trình tự kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu tại Công ty
Công ty tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và sử dụng giá thực tế trong hạch toán nguyên vật liệu nhập kho. Do vậy trình tự kế toán đối với từng trờng hợp nh sau:
Đối với nguyên vật liệu nhập từ nguồn mua ngoài *Trờng hợp mua có hoá đơn cùng về
Trong quá trình thu mua nguyên vật liệu, Công ty có thể tuỳ thuộc vào mối quan hệ với nhà cung cấp mà có những hình thức thanh toán khác nhau.
- Nếu mua nguyên vật liệu cha thanh toán cho ngời bán
Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” và “Hoá đơn GTGT” của ngời bán, kế toán tiến hành cập nhật các dữ liệu cần thiết để máy mở trang màn hình nhập dữ liệu, khi đó kế toán khai báo các thông tin cần thiết và định khoản trên máy theo bút toán:
Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá mua cha có thuế
Có TK 3311 GTGT đầu vào
Nợ TK 1331 Thuế GTGT
Có TK 3311 đầu vào
Thông thờng khi “Phiếu nhập kho” và “Hóa đơn GTGT” đợc chuyển lên phòng Kế Toán-Tài chính, kế toán nguyên vật liệu sau khi vào sổ sẽ tập hợp các chứng từ chuyển cho kế toán công nợ để kế toán công nợ theo dõi thanh toán với các đơn vị cung cấp. Tuy vậy do công ty áp dụng kế toán trên máy nên khi kế toán nguyên vật liệu nhập số liệu trên trang màn hình dữ liệu, các số liệu này sẽ đồng thời đợc đa vào “Sổ chi tiết đối tợng thanh toán” (Biểu 22) theo từng đối tợng thanh toán trên cơ sở các Mã đối tợng do Công ty thiết lập. Cuôí tháng, máy sẽ cộng “Sổ chi tiết đối tợng thanh toán” và chuyển tổng đó vào “Bảng tổng hợp các đối tợng thanh toán” (Biểu 23). Sau khi đã có đầy đủ chứng từ liên quan đến việc nhập nguyên vật liệu, kế toán tiến hành lập “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào” (Biểu
09) để kê khai số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của số nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ.
Ví dụ: Căn cứ vào Hoá đơn GTGT (Biểu 01) và “Phiếu nhập kho” số 72/Q2 (Biểu 03), kế toán nhập “Ngày, tháng”, “Số chứng từ”, “Diễn giải nguồn nhập” của hai chứng từ trên, sau đó chọn nhóm đối tợng và chọn đối t- ợng có mã C0028- là mã của Công ty lơng thực và công nghệ thực phẩm rồi chọn phần “Bút toán” để máy chuyển sang trang màn hình có đặt mã vật t.
Tại đây, kế toán nhập trả lời “Mã vật t: 010001”, “Lợng nhập: 44.800”, “Đơn giá:3.820”. Khi đó máy sẽ tự tính ra “Thành tiền: 171.136.000”, kế toán chọn bút toán
Nợ TK 1521 171.136.000
Có TK 3311
Nợ TK 1331 17.113.600
Có TK 3311
- Nếu mua nguyên vật liệu thanh toán cho ngời bán:
Kế toán căn cứ vào “Phiếu nhập kho”, “Hoá đơn GTGT” và các chứng từ thanh toán để cập nhật các dữ liệu cần thiết trên trang màn hình nhập dữ liệu , khi đó kế toán chọn “Bút toán” và ghi định khoản:
Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá cha có
Có TK 1111, 112, 141 thuế GTGT đầu vào
Nợ TK 133 Thuế GTGT
Có TK 1111, 112, 141 đầu vào
Ví dụ1: Trên cơ sở “Phiếu nhập kho” số 38/Q2 ngày 27 tháng 3 năm 2003 và “Hoá đơn GTGT” số 098752 của Công ty nông thổ sản I và “Phiếu chi” số 27 (Biểu 05), kế toán tiến hành nhập dữ liệu theo định khoản:
Nợ TK 1521 12.096.650
Có TK 1111
Nợ TK 133 1.209.665
Có TK 1111
Ví dụ 2: Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” số 37/Q1 ngày 29/03/2003, “Hoá đơn GTGT” số 005126 của Công ty Lê Hoàng và giấy thanh toán tạm ứng số 62 (Biểu 04), kế toán nhập theo định khoản: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 1522 26.364.363
Có TK 141
Nợ TK 1331 2.636437
Có TK 141
Sau khi đã hoàn thành dữ liệu đầu vào, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào “Sổ Nhật ký chung” lấy phần “Tiền” và “Hạch toán”. Khi đó số liệu cũng đồng thời đợc cập nhật vào “Sổ chi tiết nguyên vật liệu”, “Sổ Cái TK
1521”, “Sổ Cái TK 1522”, “Sổ Cái TK 331” và Sổ Cái của các TK 621 chi tiết cho từng Phân xởng.
*Trờng hợp mua nguyên vật liệu đã nhận đợc Hoá đơn nhng nguyên vật liệu cha về nhập kho
Trong trờng hợp này, kế toán không tiến hành ghi sổ do không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đờng” mà chỉ lu lại Hoá đơn trong một tập hồ sơ riêng và khi nào hàng về mới tiến hành vào sổ theo định khoản:
Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá cha có thuế Có TK 1111,141,3311…
Và Nợ TK 1331 Thuế GTGT
Có TK 1111,141,3311…
Đối với nguyên vật liệu thừa nhập kho
Tại Công ty do đã xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu nên thông thờng lợng nguyên vật liệu thừa trong quá trình sản xuất là không đáng kể. Với lợng nguyên vật liệu này, Công ty vẫn để lại trong kho Phân xởng để dùng luôn cho đợt sản xuất sau. Nhng với trờng hợp nguyên vật liệu thừa với số lợng lớn, không dùng đến do các nguyên nhân nh thay đổi kế hoạch sản xuất, thay đổi chủng loại sản phẩm …kế toán sẽ căn cứ vào “Phiếu nhập kho” để ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá trị nguyên vật liệu
Có TK 621 nhập kho
Ví dụ : Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” số 135/Q1 ngày 31 tháng 3 năm 2003 về việc nhập kho số bột đậu xanh không cần sử dụng đến do đã thay đổi kế hoạch sản xuất tại Phân xởng Bánh III, kế toán ghi :
Nợ TK 1522 834.832
Có TK 6213
3.2. Trình tự kế toán giảm nguyên vật liệu tại Công ty
Trong Công ty nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu diễn ra thờng xuyên, liên tục. Vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau chứng từ mới đợc gửi lên phòng kế toán, do đó làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán. Vì vậy Công ty quy định tất cả các trờng hợp xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất sẽ đợc ghi chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán trên máy cho phù hợp.
*Trờng hợp xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất
Kế toán căn cứ vào “Phiếu xuất kho”, “Báo cáo sử dụng vật t” hoặc trên cơ sở đối chiếu “Phiếu lĩnh vật t hạn mức theo kế hoạch” với “Sổ Nhật ký kho” của thủ kho ghi theo định khoản sau:
Nợ TK 621 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá NVL Có TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) thực tế xuất kho *Trờng hợp xuất cho các đối tợng khác, kế toán ghi:
Nợ TK 641 (Nếu xuất cho bán hàng)
Nợ TK 642 (Nếu xuất cho QLDN) Trị giá thực tế
Nợ TK 632 (Nếu xuất bán) NVL xuất kho
Có TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản)
Đối với trờng hợp này, việc ghi sổ kế toán căn cứ vào “Phiếu xuất kho” hoặc “Báo cáo sử dụng vật t”
Ví dụ : Căn cứ vào “Báo cáo sử dụng vật t” (Biểu 08) tháng 3 năm 2003 của Phân xởng Bánh II và “Phiếu xuất kho” số 64 (Biểu 07), kế toán tiến hành nhập “Ngày, tháng”, “Số chứng từ”, “Diễn giải nguồn xuất” của hai chứng từ và chọn phần “Bút toán” để máy chuyển sang trang màn hình có đặt mã vật t
Tại đây, kế toán nhập “Mã vật t” cho lần lợt các mã số 010001, 010002, 010010, 021001. Tơng ứng với mỗi mã số, kế toán nhập luôn phần “Lợng xuất”, khi đó máy tự tính ra “Đơn giá” và “Thành tiền”,kế toán chỉ phải vào phần “Bút toán”để định khoản và nhập “Đối tợng của từng mã”. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chẳng hạn theo mã 010002, kế toán nhập “Lợng xuất: 47.600”, “Đơn giá:4533,82”, “Đối tợng: Phân xởng Bánh II” và ghi theo định khoản:
Nợ TK 6212: 215.809.832
Có TK 1521
Khi đó tơng tự nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu, số liệu sẽ đồng thời đ- ợc truy cập vào các “Sổ Nhật ký chung”, “Sổ chi tiết nguyên vật liệu”, “Sổ Cái TK 1521”, “Sổ Cái TK 1522”…
Biểu 09
Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào
Từ ngày 01 tháng 03 năm 2003 Đến ngày 31 tháng 03 năm 2003 Cơ sở kinh doanh: Công ty bánh kẹo Hải Châu
Địa chỉ: Phố Minh Khai-Hai Bà Trng-Hà Nội
Chứng từ Diễn giải Thuế GTGT
đầu vào Ghi chú Số Ngày 57 58 62 … 07/03 08/03 12/03 Thuế Bột mì Công ty thực phẩm Thanh Hoá
Thuế Bột mì Trung tâm Thơng mại Tổng Công ty
Thuế túi bánh của Công ty BB Tân Hiệp Lợi
4.657.143 5.472.143 3.615.750
Cộng
4.Các sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu của Công ty
Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu cùng các Hoá đơn, chứng từ khác, nạp số liệu vào máy vi tính. Với chơng trình đã đợc cài đặt sẵn, máy tự động ghi vào sổ Nhật ký chung theo những định khoản tơng ứng do kế toán nguyên vật liệu gõ lệnh yêu cầu. Từ sổ Nhật ký chung cùng với chơng trình kế toán đợc lập trình riêng theo đặc điểm và yêu cầu quản lý của Công ty, máy tự động chuyển số liệu vào các Sổ Cái và các Báo cáo có liên quan.
Nguyên vật liệu của Công ty ngoài phục vụ cho sản xuất còn sử dụng cho nhiều hoạt động khác nh phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho bán hàng…Do đó để đáp ứng nhu cầu quản lý, Công ty còn tiến hành lập “Bảng phân bổ nguyên vật liệu”. Bảng này dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu theo từng loại nguyên vật liệu cho các đối tợng sử dụng khác nhau.
Biểu 11
Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Sổ Nhật ký chung (trích sổ) Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền Số Ngày
1001600 01600 5 367 … 87 35 00230 7 196 … 72 09616 6 … 64 181 47 123 ….. 08/03/2003 08/03/2003 09/03/2003 …….. 15/03/2003 16/03/2003 16/03/2003 17/03/2003 …… 28/03/2003 28/03/2003 ….. 28/03/2003 29/03/2003 30/3/2003 30/03/2003 ……….
Trang trớc chuyển sang Cờng thanh toán bột tỏi Thuế bột tỏi theo PN 10 Nhập lecethine của Cty ASCO ………..