1522. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết TK 1521, 1522 lập Báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu.
1.2.3.1Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu:
+ Đối với trường hợp mua ngoài từ nguồn trong nước chưa trả tiền: Kế toán căn cứ vào biên bản kiểm nhận chất lượng nguyên vật liệu, phiếu nhập kho, hoá đơn
GTGT định khoản nghiệp vụ rồi vào sổ chi tiết TK 331, từ đó tổng cộng số liệu ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Định khoản:
Nợ TK 152 (1521, 1522 )
Có TK 331
Sổ chi tiết TK 331 “Thanh toán với người bán”: dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp. Sổ được mở chung, mỗi trang theo dõi cụ thể một đối tượng là nhà cung cấp, ghi giá trị thực tế nhập của từng loại nguyên vật liệu và tình hình thanh toán công nợ của Công ty.
Các căn cứ để ghi số liệu: Cột dư đầu kỳ được ghi trên cơ sở cột tồn cuối kỳ của tháng trước của sổ chi tiết TK 331. Các phát sinh trong kỳ tập hợp dựa vào các chứng từ thanh toán, phiếu đề nghị thanh toán của Công ty, cùng các phiếu chi của công ty.
Các nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu chưa thanh toán ngay được theo dõi trên sổ chi tiết “Phải trả người bán” theo từng nhà cung cấp và theo từng tháng, trong tháng kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên đối chiếu với nhân viên phòng vật tư về các nghiệp vụ thu mua trong tháng, cuối mỗi tháng, kế toán theo dõi công nợ phải trả phải tính ra số còn nợ của từng nhà cung cấp để làm căn cứ lập Nhật ký chứng từ số 5.
Ví dụ: Trích Sổ chi tiết TK 331 của trang sổ thuộc đối tượng công ty Dệt Công Nghiệp Hà Nội tháng 4 năm 2006 – Biểu số.
Sau khi ghi sổ chi tiết TK 331, kế toán tổng hợp số liệu chi tiết của từng trang sổ rồi vào nhật ký chứng từ số 5 ( NKCT số 5 ). Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 vào Sổ cái TK 331.
Căn cứ lập: số liệu trên sổ chi tiết TK 331. Phương pháp lập:
- Số phát sinh trong tháng: số phát sinh trên sổ chi tiết TK 331 cho từng đối tượng.
- Số dư cuối tháng: tổng số công nợ của các đối tượng tập hợp từ sổ chi tiết TK 331.
NKCT số 5 dùng để theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu, tình hình công nợ thanh toán với người bán. NKCT số 5 tổng hợp tình hình nhập, tình hình thanh toán trong một tháng.
Căn cứ lập NKCT số 5 là Sổ chi tiết phải trả người bán phát sinh trong tháng và NKCT số 5 tháng trước.
Phương pháp lập:
- Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước ghi cột dư đầu tháng.
- Tổng cộng các dòng cộng số phát sinh trong tháng cho từng đối tượng công nợ trên sổ chi tiết TK 331 để ghi những phát sinh trong tháng.
- Căn cứ số dư cuối tháng của từng đối tượng công nợ trên sổ chi tiết TK 331 vào dòng số dư cuối tháng của NKCT số 5.
Nếu nguyên vật liệu nhập kho phát hiện thiếu so với hoá đơn, thì tuỳ nguyên nhân kế toán Công ty ghi:
Nợ TK 1381
Nợ TK 1388,….
Có TK 111, 112, 311, 331: Giá trị nguyên vật liệu thiếu.
Nếu nhập kho phát hiện thừa thì Công ty chỉ ghi đơn trên TK 002. + Đối với việc mua nguyên vật liệu trả tiền ngay: Công ty căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho nguyên vật liệu kế toán vào sổ chi tiết TK 1521, 1522; bảng chi tiết TK 1521, 1522; sổ chi tiết TK 331, NKCT số 5.
+ Đối với nguyên vật liệu nhập ngoại từ đơn đặt hàng của nước ngoài được kế toán theo dõi riêng từng đơn đặt hàng: do khách hàng của Công ty phần lớn là các
nước ở Đông Âu và Hàn Quốc, việc sản xuất theo đơn đặt hàng mang tính gia công nên nguyên vật liệu thường do khách hàng cung cấp, đồng thời bao tiêu luôn sản phẩm. Tuỳ theo điều khoản trong hợp đồng do hai bên ký kết mà chi phí liên quan, thuế nhập khẩu sẽ do bên nào chi trả. Cuối đơn hàng có thể thanh toán bù trừ theo số hàng đã bàn giao hoặc coi như Công ty mua nguyên vật liệu và bán sản phẩm cho khách hàng.
Nguyên vật liệu nhập của nước ngoài theo đơn đặt hàng thường Công ty nhập tại cảng Hải Phòng, giá nhập được tính theo giá CIF, tất cả các chi phí phát sinh kể cả thuế nhập khẩu sẽ được tổng hợp trên bảng theo dõi về hàng nhập theo đơn hàng tính theo USD.
Ví dụ: Trích lập nguyên vật liệu ở đơn hàng của Hàn Quốc tháng 5/2001
BẢNG THEO DÕI VẬT TƯ VỀ KHO THEO KẾ HOẠCH ĐƠN HÀNGTên vật tư Đơn vị tính Qui cách Sản lường