718* C=STR(SO,12) 719* C1=SUBS(C,1,3) 720* C1=IIF(C1=SPAC(3),SPAC(4),C1+'.') 721* C2=SUBS(C,4,3) 722* C2=IIF(C2=SPAC(3),SPAC(4),C2+'.') 723* C3=SUBS(C,7,3) 724* C3=IIF(C3=SPAC(3),SPAC(4),C3+'.') 725* C4=SUBS(C,10,3) 726* C4=IIF(SO=0,SPAC(3),C4) 727* KQ=C1+C2+C3+C4 728* RETU KQ 4.Khai thác chơng trình.
4.1. Tạo môi trờng làm việc.
Chơng trình điện toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng sử dụng ngôn ngữ lập trình FOXPRO do đó để khai thác chơng trình thì đòi hỏi máy phải đợc cài đặt phần mền FOXPRO. Để sử dụng đợc Tiếng việt thì cần phải cài đặt phần mềm sử dụng Tiếng Việt VIETRES.
4.2. Cài đặt chơng trình:
KETOAN TTOAN TK131 TK331 TENTKVND.DBF TENTKNTE.DBF VCTG.DBF CTIETVND.DBF CTIETNTE.DBF THOPVND.DBF THOPNTE.DBF TENTKNTE.DBF VCTG.DBF CTIETVND.DBF CTIETNTE.DBF THOPVND.DBF THOPNTE.DBF TENTKVND.DBF
TCTRUC.PRG VCTG.PRG DSCTIET.PRG THOP.PRG INTHOP.PRG INCHITIE.PRG MENU.PRG DCHAM.PRG 4.3.Khai thác chơng trình:
Để khai thác chơng trình ta sử dụng chơng trình thực đơn, khi thực hiện chơng trình máy sẽ đa ra danh sách các công việc cần phải thực hiên, từ đó ngời sử dụng lựa chọn công việc thích hợp.
Sau khi,chọn th mục TTOAN làm th mục thờng trực, khởi nạp FoxPro, từ bàn phím gõ cửa sổ lệnh của FoxPro lệnh DO MENU khi đó trên màn hình xuất hiện Bảng hội thoại dạng sau:
Ke toan nghiep vu thanh toan voi nguoi cung cap va khach hang
1-KET THUC
2-TAO CAU TRUC SO 3-VAO CHUNG TU GOC
4-DUNG SO CHI TIET THANH TOAN 5-TONG HOP CONG NO
6-IN SO THEO DOI THANH TOAN 7-IN SO CHI TIET TAI KHOAN
Khi con trỏ ỏ vị trí nào trên màn hình sẽ có dòng thông báo ở phía dới của màn hình cho biết yêu cầu và các chú ý khi thực hiện các công việc tơng ứng.
-Tại vị trí 1: Thoát khỏi chơng trình trở về cửa sổ lệnh của FoxPro.
-Tại vị trí 2: Thực hiện chơng trình tạo cấu trúc, chơng trình này thực hiện khi cài đặt hệ thống lên máy hoặc khi có nhu cầu bổ xung tài khoản đối ứng với tài khoản 131 hoặc 331.
-Tại vị trí 3: Thực hiện chơng trình vào chứng từ gốc, đây là công việc đợc tiến hành thờng xuyên khi phát sinh các nghiệp vụ,Chú ý trả lời chính xác các câu hỏi trên màn hình khi vào dữ liệu.
-Tại vị trí 4: Thực hiện chơng trình dựng sổ chi tiết thanh toán.Chơng trình này đợc thực hiện định kỳ(Cuối tháng) sau khi đã vào hết các chứng từ gốc phát sinh trong tháng, chơng trình này còn đợc thực hiện khi có nhu cầu in Sổ theo dõi chi tiết thanh toán cho các nghiệp vụ phát sinh từ đầu tháng đến thời điểm in(Thực hiện chơng trình này trớc khi thực hiện chơng trình in).
-Tại vị trí 5-Thực hiện chơng trình tổng hợp thanh toán để lên các sổ tổng hợp, đây là chơng trình thực hiện cho từng tháng nên mỗi tháng chỉ đợc thực hiện một lần ở thời điểm đầu tháng kế tiếp(Sau khi đã nhập hết các chứng từ gốc phát sinh trong tháng, và thực hiện chơng trình dựng sổ chi tiết)
-Tại vị trí 6-In sổ theo dõi chi tiết thanh toán: Chơng trình này đợc sử dụng trong 2 trơng hơp:’
Trờng hợp 1: In các biểu theo mẫu 1a, 1b và thời điểm đầu tháng kế tiếp sau khi đã thực hiện qua các bớc 4 và 5.
Trờng hợp 2: In các bảng theo mẫu 1a,1b theo yêu cầu quản lý (In trong tháng). Phải thực hiện bớc 4 trớc khi thực hiện lệnh này(Không đợc thực hiện bớc 5), cần trả lời chính xác các câu hỏi trên màn hình.
-Tại vị trí 7: In sổ chi tiết tài khoản và Bảng tổng hợp thanh toán bằng ngoại tệ. Chỉ thực hiện sau khi đã thực hiện bớc 5.
IV.Ví dụ về kết quả thực hiện chơng trình.
Do điều kiện thời gian có hạn nên em không có điều kiện áp dụng thử nghiệm với toàn bộ các nghiệp vụ thanh toán, ở đây chỉ xin đợc trình bày kết quả áp dụng đối với tài khoản 331-Phải trả ngời bán với hai đơn vị là Vietnam Airlines và Th- ơng vụ nhập khẩu Ôto Hyundai
Đầu tháng 4 năm 2000 trên các sổ chi tiết thanh toán với từng ngời cung cấp(TK331) tại Công ty TST có các số d nh sau:
Sổ chi tiết Honda Việtnam D có 20.000.000đ, Sổ chi tiết Việt nam airlines d có 5.000.000 đ
Sổ chi tiết Nhập khẩu Ôto Hyundai d Nợ 140.000.000(10.000USD) Trong tháng có một số nghiệp vụ thanh toán phát sinh nh sau:
-Ngày7/4 căn cứ bảng kê bán đại lý vé máy bay Số tiền Vé 350.000.000đ, hoa hồng đợc hởng 5%,(Bảng kê số 15)
-Ngày 8/4 chuyển trả Hyundai 8.000USD(tỷ giá 14.010 VND/USD) Lệch chuyển tiền số:27
-Ngày 10/4 chuyển trả tiền vé cho Việt Nam airlines 340.000.000đ (Uỷ nhiệm chi số 20) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Ngày14/4 căn cứ bảng kê bán đại lý vé máy bay Số tiền Vé 100.000.000đ, (Bảng kê số 16)
-Ngày 17/4 chuyển trả tiền vé cho Việt Nam airlines 90.000.000đ(Uỷ nhiệm chi số 36)
-Ngày21/4 căn cứ bảng kê bán đại lý vé máy bay Số tiền Vé 115.000.000đ, (Bảng kê số 17)
-Ngày 24/4 chuyển trả tiền vé cho Việt Nam airlines 100.000.000đ (UNC số37)
-Ngày28/4 căn cứ bảng kê bán đại lý vé máy bay số tiền vé 156.000.000đ (Bảng kê số 18)
-Ngày26/4Nhận 3 xe Hyundai giá 5750USD/Chiếc, tỷ giá 14.015 VND/USD (Invoice số H5523)
-Ngày28/4 Tổng doanh thu bán vé 721.000.000đ,hoa hồng đợc hởng 5% (36.050.000đ)
Với các số liệu kể trên đợc nhập vào máy và cho ra kết quả nh sau(Xem bảng phần phụ lục )
V.Ưu nhợc điểm và phơng hớng hoàn thiện chơng trình.
1.Ưu nhợc điểm của chơng trình.
Với mục tiêu giảm bớt công việc ghi chép và tăng cờng hiệu suất của kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng chơng trình đã đạt đợc một số mục tiêu sau:
-Tự động hoá việc xử lý tính toán các dữ liệu từ chứng từ gốc đến việc in ra các bảng biểu theo yêu cầu.
-Chơng trình thiết kế cho phép ngời sử dụng có thể có đợc các kết quả nhanh chóng mà không cần phải đợi đến cuối kỳ, giúp cho ngời quản lý có điều kiện ra các quyết định kinh doanh một cách có hiệu quả nhất.
-Chơng trình đợc thiết kế mở cho phép có thể linh động trong việc bổ sung tài khoản đối ứng khi phát sinh nghiệp vụ mới mà cha đợc đề cập tới trong chơng trình. Chơng trình có thể điều chỉnh để áp dụng cho kế toán nghiệp vụ thanh toán nội bộ và thanh toán tạm ứng với cán bộ công nhân viên.
Tuy nhiên do điều kiện thời gian còn hạn chế nên chơng trình cha thực sự đáp ứng đợc yêu cầu đề ra nh thiết kế giao diện cha tốt nên khi bắt đầu sử dụng ngời sử dụng chơng trình có thể bị lúng túng. Việc xử lý tỷ giá trong hạch toán thanh toán bằng ngoại tệ vẫn còn mang tính chất thủ công ngời sử dụng phải quy đổi từ ngoại tệ ra VND trớc khi nhập vào máy. Mặt khác cha ứng dụng đồng bộ tin học hoá cho nên khả năng khai thác chơng trình còn nhiều hạn chế.
2.Phơng hớng hoàn thiện chơng trình
Do điều kiện thời gian có hạn nên chơng trình không tránh khỏi hạn chế cho nên chơng trình cần bổ sung một số chơng trình nhỏ để có thể hoàn thiện tốt hơn, thuận tiện cho ngời sử dụng nh chơng trình Quy đổi tỷ giá, thiết kế lại giao diện cho thuận tiện, hạn chế nhầm lẫn.
kết luận
Quản lý sự hình thành và tình hình thanh toán các khoản công nợ phải thu phải trả trong đó có nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả ngời bán là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Cùng với sự gia tăng của các hoạt động thơng mại thì công việc kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng càng trở nên nặng nề: số lợng các nghiệp vụ nhiều dẫn đến tăng số lợng sổ sách và công việc tính toán ghi chép. Cùng với việc ghi chép tính toán để cung cấp các số liệu cho việc lên các báo cáo tài chính kế toán còn phải cung cấp cho ngời quản lý các số liệu kịp thời phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh.
Qua thời gian nghiên cứu thực tế kết hợp với kiến thức tích luỹ đợc trong nhà trờng em đã mạnh dạn viết bản luận văn tốt nghiệp với đề tài “ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng tại Công ty Dịch vụ Du lịch và Thơng mại TST”. Nội dung bản luận văn đã hoàn thành đợc một số nhiệm vụ sau:
-Khái quán lý luận chung và tình hình thực tế để từ đó đa ra đợc một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ này.
-Xây dựng chơng trình điện toán kế toán công tác kế toán nghiệp vụ này với những đặc điểm sau:
Thực hiện các công việc kế toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng theo quy định của nhà nớc, có thể cung cấp nhanh các số liệu theo yêu cầu của nhà quản lý.
Chơng trình ứng dụng máy vi tính đợc thiết kế mở có thể dễ dàng cho việc điều chỉnh khi cần thiết, chơng trình có thể đợc mở rộng ứng dụng cho kế toán các nghiệp vụ thanh toán nội bộ và thanh toán tiền tạm ứng. Song do không có điều kiện xây dựng chơng trình ứng dụng máy tính cho toàn bộ hoạt động của kế toán cho nên khả năng khai thác chơng trình còn hạn chế.
Do điều kiện thời gian thực tập tại công ty cha nhiều và trình độ và khả năng trình bày còn hạn chế nên chơng trình không tránh khỏi những sai sót rất mong đ- ợc sự đóng góp ý kiến của các Thày Cô giáo và các bạn để bản luận văn này đợc hoàn chỉnh.
Cuối cùng em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Thày giáo Đàm Gia Manh,GVC bộ môn tin học và Thày giáo Đỗ Minh Thành, Thạc sĩ Chủ nhiệm bộ môn Kế toán-Phân tích Khoa Kế toán tài chính cùng các cô chú trong Phòng Kế toán-Tài chínhvà ban giám đôc công ty TST đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong quá trình hình thành ý tởng và hoàn thiện nội dung bản luận văn này.
Hà nội, Tháng5 năm2000 Sinh viên thực hiện Nguyễn Huy Hùng
Tài liệu tham khảo
1.Giáo trình Kế toán doanh nghiệp thơng mại và dịch vụ
Trờng Đại Học Thơng mại 1999 2. Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp (khoa kế toán - ĐH KTQD) 3. 400 Sơ đồ kế toán (khoa kế toán - ĐH KTQD) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4. Hệ thống kế toán doanh nghiệp. Nhà xuất bản Tài Chính
5. Hớng dẫn thực hành hạch toán kế toán (Bài tập và cách lập báo cáo tài chính doanh nghiệp Thơng mại và Dịch vụ. NXB thống kê
Tác giả Bùi Văn Nhiệm.
6.Foxpro Hớng dẫn sử dụng, lập trình cơ bản và nâng cao - KS Hoàng Hồng (NXB ĐH giao thông vận tải)
7.Cẩm nang lập trình Foxpro cho bài toán quản lý và khoa học kỹ thuật - KS Hoàng Hồng (NXB ĐH giao thông vận tải)
8.Các chơng trình minh hoạ Foxpro ứng dụng trong kế toán (tập3)
9.Hớng dẫn sử dụng máy vi tính- KS Hoàng Hồng (NXB ĐH giao thông vận tải)