Công việc đầu tiên của kế toán là lập chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng từ) để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kế toán vào các chứng từ theo mẫu in sẵn, sau đó luân chuyển qua các bộ phận theo quy định. Công việc này có ý nghĩa quan trọng để quyết định đến chất lợng công tác kế toán. Tuy nhiên thông tin phản ánh trên các chứng từ chỉ là những thông tin rời rạc về từng hoạt động riêng lẻ, cha có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Bởi thế các chứng từ ban đầu cần đợc sắp xếp, phân loại hệ thống hoá theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ.
Để có thể theo dõi một cách chính xác tình hình NVL, CCDC cả về mặt số l- ợng và giá trị thì các doanh nghiệp có thể sử dụng loại sổ nào trong hạch toán NVL, CCDC là tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng. Theo chế độ kế toán hiện hành thì có thể sử dụng một trong các hình thức sổ kế toán sau:
Sổ Nhật Ký Chung Nhật ký - chứng từ Chứng từ - ghi sổ Nhật ký - sổ cái
Mỗi hình thức sổ kế toán sẽ có một hệ thống sổ có quy trình ghi sổ riêng.
Chứng từ gốc
Sổ NKC
Sổ nhật ký chuyên dùng Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ thẻ, sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ:
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc thẻ, sổ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ ĐKCTGS
Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ
Nhật ký sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết