Trong quá trình lao động không chỉ có nguyên khoản lương được hưởng hàng tháng tương ứng với sức lao động của mình bỏ ra mà còn có một số khoản thu nhập khác như : khen thưởng.v.v... Các khoản này sẽ là đòn bẩy kinh tế khuyến khích lao động hoàn thành nhiệm vụ và nâng cao hiệu quả lao động.
Ngoài chính sách khen thưởng thì ta còn phải nói đến chính sách sử lý vi phạm trong quá trình hoạt động. Do không làm triệt để trong quá trình xây dựng nên phân phối lương công việc bị trì trệ dẫn đến thất thoát nguồn tài chính của công ty. Vì thế quý này kết quả không được khả quan, lương của công nhân sẽ hụt so với quý trước.
Đối với khối cơ quan công ty, nếu nghỉ nhiều ngày không có lý do thì người lao động phải chịu số tiền phạt theo chế độ quy định. Nếu nghỉ quá số ngày giới hạn cao nhất người lao động có thể bị đình chỉ công tác buộc phải thôi việc. Khi nghỉ quá số ngày giới hạn về số ngày qui định nghỉ thì trưởng phòng báo cáo với phòng TC-HC phòng này theo dõi quy định phạt và lập biên bản xử
lý với sự có mặt của người lao động làm chứng và dựa vào đó để định mức phạt, ghi số tiền phạt vào biên bản, khi lập biên bản và các thủ tục xong, trưởng phòng TCHC ký tên và gửi lên phòng tài vụ công ty để tiến hành thanh toán khấu trừ vào lương của người lao động. Vì quyền lợi sát sườn nên người lao động luôn phải tuân theo quy định chế độ làm việc nghiêm túc của công ty đề ra.
Việc hạch toán ghi sổ các tài khoản phạt với người lao động được tiến hành tương tự với trình tự hạch toán các khoản trích theo lương với nguyên tắc ghi giảm lương người lao động và ghi tăng các khoản thu (TK 138) cho công ty.
VD : Công ty giao cho đơn vị xây dựng sản xuất số 1 hoàn thành công trình cầu nhỏ 1 tháng nhưng đội xây dựng đã để vượt lên tháng thứ 2 . Việc thi công chậm đã làm cho công ty sai hợp đồng với bên giao công trình làm giảm quỹ lương 5.316.1999 . Xem xét nguyên nhân , ban lãnh đạo quyết định phạt giảm quỹ lương đội sản xuất số 1 là 1.500.000. Quyết định sử lý như sau :
QUYẾT ĐỊNH
Số 12... tháng 1/2000
- Căn cứ vào phiếu giao khoán việc tháng 1/2000 cho đội sản xuất số 1. - Căn cứ vào phiếu xác nhận công việc hoàn thành của đội sản xuất số 1 - Căn cứ vàp biên bản nghiệm thu phần việc 1 tháng so với hợp đồng Nay quyết định
Giảm quỹ lương của đội sản xuất số 1 là 4.500.000, số còn lại phân đều cho các tổ đội và ban quản lý đơn vị.
Ban giám đốc, kế toán, tổ trưởng đội sản xuất số 1 và các đội khác có trách nhiệm tiếp nhận và thi hành quyết định này.
Nơi nhận:
- Như trên
Ngày 20 tháng 1 năm 2000
Tổ trưởng đội sản xuất số 1 căn cứ vào bảng công lương của đội mình để quyết định phân bổ mức phạt hợp lý cho từng thành viên trong tổ. Căn cứ vào chứng từ phản ảnh nghiệp vụ trên, kế toán tại đơn vị tiến hành trừ lương của thành viên đội sản xuất số 1, ghi vào sổ theo dõi của đội.
Kế toán tổng hợp trên phòng tài vụ công ty căn cứ vào quyết định trên và các chứng từ kèm theo để ghi vào sổ CTCT sổ, sổ cái các TK có liên quan đến định khoản sau:
Trước khi có quyết định xử lý Nợ TK 138(1): 9.316.000 Có TK 154: 9..316.000
Sau khi có quyết định số 12, kế toán ghi vào sổ sách các TK có liên quan định khoản:
Nợ TK 627 61.404.000 Nợ TK 334 9.316.000 Có TK 3381
Việc xử phạt nghiêm khắc như vậy nhằm chấm dứt tình trạng chỉ vì một số sai phạm trong công việc mà để ảnh hưởng đến tiến độ thi công và kết quả công việc của đơn vị và cơ quan.
Tóm lại, việc tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty Xây dựng Công trình Giao thông 874, được tiến hành ở phòng tài vụ và của công ty về việc ghi sổ và xem xét phân bổ tiền lương và chi phí lao động. Kế toán các đơn vị thành viên cũng tham gia vào việc hạch toán tiền lương nhưng có vai trò như một kế toán chi tiết tiền lương ở từng đơn vị. Việc ghi sổ sách ở đơn vị tập trung tại phòng tài vụ công ty tiện cho việc kiểm tra đối chiếu so sánh số liệu kế toán trên công ty. Đồng thời công ty luôn phải chỉ đạo, đôn
đốc các đội trực thuộc để tránh tình trạng xấu đối với quá trình hoạt động công ty.