5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty.
5.2. Hạch toán tổng hợp quá trình nhập nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu của công ty dệt Trí Nhân chủ yếu là mua ngoài. Ngoài ra, nguyên vật liệu của công ty nhập từ nớc ngoài chiếm một phần đáng kể.
Đối với nguyên vật liệu sử dụng không hết sẽ nhập lại kho, phế liệu thu hồi đem bán theo giá trị có thể bán đợc góp phần hạ giá thành sản phẩm.
Việc cung cấp nguyên vật liệu do phòng kế hoạc kinh doanh vật t đảm nhiệm. Căn cứ vào nhu cầu vật liệu phòng sẽ ký kết các hợp đồng mua và phải có ý kiến của ban giám đốc.
Hợp đồng mua, hoá đơn đỏ, phiếu nhập kho phải chuyển và lu tại phòng kế toán để làm căn cứ định khoản và vào các sổ tổng hợp liên quan.
Ví dụ: Theo phiếu nhập kho 11 /12 /2003, số 24: Nhập 251,4 kg sợi 21/1đơn giá 26.200 đồng và thuế GTGT là 10%, kế toán ghi:
Nợ TK 1521 ( Sợi 21/1): 6.586.680 Nợ TK 133: 658.668
Có TK 331: 7.245.348
Sau khi nhập số liệu vào sổ chi tiết, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và bộ phận cung tiêu gửi hoá đơn đỏ cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên sổ chi tiết phải trả ngời bán là NKCT số 1 và NKCT số 2. Mỗi phiếu đợc theo dõi trên một dòng của sổ chi tiết phải trả ngời bán với tên nhà cung cấp và số tiền ghi trên hoá đơn đỏ. Để theo dõi chi tiết quá trình nhập nguyên vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi thanh toán với nhà cung cấp, công ty sử dụng sổ chi tiết phải trả ngời bán.
Đối với nhà cung cấp thờng xuyên và khác nhau thì kế toán mở riêng từng trang sổ để theo dõi riêng từng nhà cung cấp. Cuối mỗi tháng, máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu cho từng nhà cung cấp và lấy số liệu tổng hợp vào NKCT số 5.
Mỗi dòng trên NKCT số 5 đợc ghi chi tiết cho từng ngời bán.
* Sổ chi tiết thanh toán với ng ời bán.
Sổ chi tiết này đợc lập để theo dõi chi tiết quá trình nhập nguyên vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi quá trình thanh toán với nhà cung cấp của công ty.
Sổ này đợc mở theo nguyên tắc mở cho cả ngời bán thờng xuyên và ngời bán không thờng xuyên. Số lợng sổ chi tiết TK 331 phụ thuộc vào đối tợng mở sổ, nếu nhà cung cấp thờng xuyên thì đợc mở riêng, ngợc lại nếu nhà cung cấp vãng lai thì đợc mở chung. Mỗi hoá đơn chứng từ mua hàng đợc ghi thứ tự thời gian trên sổ chi tiết. Chứng từ về phòng kế toán đợc theo dõi đến khi thanh toán xong hoá đơn, chứng từ đó. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp để lấy số liệu vào Nhật ký chứng từ sô 5.
Kết cấu sổ chi tiết tài khoản 331, cơ sở số liệu và cách ghi nh sau: +Cột số d đầu tháng: Số d cuối tháng trớc chuyển sang.
+Căn cứ vào chứng từ nhập, kế toán ghi số hiệu, ngày tháng nhập, số lợng, đơn giá vào cột. Sau đó tính ra tổng số tiền phải thanh toán và số đã thanh toán cho ngời bán.
+Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi cột Nợ TK 331 đối ứng với các TK liên quan.
+Khoá sổ cuối tháng: Kế toán tiến hành cộng cột, tính ra số tiền còn phải trả và số đã thanh toán cho nguời bán.
Sau đó kế toán xác định số d cuối tháng bằng cách:
Số d cuối tháng = Số d đấu tháng + Số phát sinh Có – Số phát sinh Nợ.
*Nhật ký chứng từ số 5.
Nhật ký chứng từ số 5 là sổ tổng hợp số liệu về tình hình thanh toán với toàn bộ nhà cung cấp của công ty. Công việc này đợc tiến hành vào cuối kỳ.
Mỗi dòng trên Nhật ký chứng từ số 5 đợc ghi chi tiết cho từng ngời bán. Khi đã ghi hết các nhà cung cấp, kế toán xác định tổng số phát sinh bên Nợ của TK 331, bên Có của TK 331 và tính ra số d cuối kỳ. Và trên cơ sở số liệu tổng cộng của Nhật ký chứng từ số 5 để ghi sổ cái.
Kết cấu Nhật ký chứng từ số 5 nh sau:
+Tên đơn vị bán: Tên khách hàng có quan hệ thanh toán với công ty.
+Cột số d đầu tháng: Lờy số d cuối tháng trớc của TK 331( chi tiết từng ngời bán )để phản ánh.
+Phần ghi Có TK 331, Nợ các TK liên quan: Căn cứ vào các phiếu nhập kho và hoá đơn mua hàng.
+Phần theo dõi thanh toán: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán để ghi.
+Cột d cuối tháng: Lấy số liệu từ cột d cuối tháng của sổ chi tiết TK 331 chi tiết cho từng đơn vị.
Biểu 8.
Công ty dệt Trí Nhân.