4.1. Sổ kế toán:
Sổ kế toán là loại sổ sách dùng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tong thời kỳ kế toán và trong niên độ kế toán. Từ các sổ kế toán, kế toán sẽ lên báo cáo tài chính nhờ đó mà các nhà quản lý có cơ sở để đánh giá nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình có hiệu quả hay không.
Sổ kế toán có hai loại:
− Sổ kế toán tổng hợp: là sổ các phần kế toán tổng hợp, đó là: Sổ nhật ký, Sổ cái, sổ kế toán tổng hợp.
− Sổ chi tiết: Là sổ của phần kế toán chi tiết gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết
4.2. Hình thức kế toán:
Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán bao gồm việc xác định số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ. Trong thực tế có 4 hình thức kế toán, mỗi hình thức có ưu nhược điểm khác nhau do đó từng doanh nghiệp khi tổ chức hệ thống sổ kế toán phải lựa chọn hình thức kế toán cho hợp lý. Để lựa chọn phải dựa trên 4 cơ sở sau:
− Căn cứ vào tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh ( đơn giản hay phức tạp của mỗi doanh nghiệp)
− Căn cứ vào yêu cầu trình độ quản lý của mỗi doanh nghiệp − Căn cứ vào trình độ của đội ngũ kế toán
− Căn cứ vào điều kiện trang bị các phương tiện kĩ thuật tính toán Một doanh nghiệp có thể sử dụng một trong những hình thức kế toán sau:
4.2.1.Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái:
Đặc điểm của hình thức này là sử dụng sổ kế toán chủ yếu của sổ “ Nhật ký sổ cái” để kết hợp ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian với ghi theo hệ thống vào tài khoản kế toán, các chứng từ gốc( hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng một loại phát sinh trong ngày hay định kỳ). Sau khi được định khoản chính xác thì được ghi một dòng vào Nhật ký sổ cái.
Ngoài việc hạch toán vào “ Nhật ký sổ cái” các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn được hạch toán vào sổ chi tiết như: sổ chi tiết vật tư hàng hoá, sổ chi tiết chi phí, sổ chi tiết thu chi tiền mặt, thanh toán thu hồi công nợ, phải thu, phải trả,…
Hình thức “Nhật ký sổ cái” đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ đối chiếu. Sử dụng hình thức này không cần lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô sản xuất kinh doanh vừa và nhỏ có số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối ít, sử dụng ít tài khoản kế toán.
SƠ ĐỒ : TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ SỔ CÁI NHẬT KÝ SỔ CÁI
Chứng từ gốc ( Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho…) Sổ, thẻ hạch toán chi tiết
TK 632, TK511
Nhật ký sổ cái TK 632, TK511,.. Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết theo từng thời kỳ Sổ quỹ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
4.2.2.Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Đặc điểm của hình thức này là mọi nghiệp vụ kinh tế phải căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cùng kỳ để lập chứng từ ghi sổ ghi vào” Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” trước khi ghi vào sổ cái.
Các sổ kế toán sử dụng bao gồm:
− Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán thực hiện ghi chép theo thứ tự thời gian dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ đảm bảo an toàn cho chứng từ ghi sổ có tác dụng đối chiếu với các số liệu ghi sổ ở sổ cái.
− Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp ghi theo hệ thống từng tài khoản kế toán ( mở cho từng tài khoản kế toán)
− Các sổ kế toán chi tiết: ghi tương tự như hình thức kế toán nhật ký sổ cái. Hình thức này đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hoá kế toán, dễ áp dụng điện toán kế toán. Tuy nhiên số lượng chứng từ ghi sổ lập nhiều, số lượng công việc ghi chép nhiều nên dễ trùng lặp, công việc kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối kỳ, cuối tháng ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo.
SƠ ĐỒ : TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ GHI SỔ
Sổ quỹ
Chứng từ gốc ( Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho,…) Sổ kế toán chi tiết TK632, TK511
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sổ cái TK 511, TK632 Bảng cân đối tài khoản
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
4.2.3. Hình thức kế toán nhật ký chung:
Theo hình thức này kế toán mở sổ nhật ký chung để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Số liệu ở sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái.
Ở doanh nghiệp thương mại thì nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá có thể mở nhật ký chuyên dùng là “Nhật ký bán hàng”. Hàng ngày hoặc định kỳ tổng hợp số liệu ở nhật ký chuyên dùng để ghi vào sổ cái.
Mẫu sổ nhật ký bán hàng như sau: NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK Ghi Có các TK Số tiền Số Ngày TK156 TK511 … Cộng