- Lý do đình chỉ: Số hiệu chứng từ Ngày tháng năm Diễn giải NV Giá trị hao mòn TSCĐ Nguyên giá Khấu hao phát sinh Khấu hao luỹ kế Giá trị còn lại A B C D 1 2 3 4 31/12/04 Tăng tài sản 142 20,222,045 20,222,045
Thẻ TSCĐ được lưu và bổ sung trên máy vi tính.
Sổ chi tiết TSCĐ được mở để theo dõi toàn bộ tài sản của Công ty, đồng thời từ thẻ TSCĐ, kế toán vào Bảng kê tăng (giảm) TSCĐ làm căn cứ đối chiếu với hạch toán tổng hợp.
Trích Sổ chi tiết TSCĐ : xem Phụ lục số 1
5. Kế toán tổng hợp tài sản cố định.
TSCĐ có đặc điểm là thời gian sử dụng lâu dài và có giá trị lớn. Do vậy trong
các DN, TSCĐ biến động không nhiều, các nghiệp vụ kế toán chủ yếu là tăng, giảm, khấu hao, sửa chữa …Tại Công ty việc trang bị TSCĐ, thanh lý, sửa chữa được tiến hành đều giữa các quý trong năm, việc báo cáo việc trích khấu hao được làm theo quý.
a) Kế toán tăng, giảm tài sản cố định
* Tài khoản sử dụng: Để theo dõi sự biến động tăng TSCĐ ở Công ty, kế
toán sử dụng TK 211- TSCĐ HH; TK 213- TSCĐ VH Tài khoản 211- TSCĐ HH có 5 tài khoản cấp 2 như sau: TK 2112 Nhà cửa vật kiến trúc
TK 2113 Máy móc, thiết bị TK 2114 Phương tiện vận tải TK 2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý TK 2118 TSCĐ khác
Tài khoản 213- TSCĐ VH có một tài khoản 2135- Phần mền máy vi tính Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: tài khoản 1121, 11211, 33631, 33634,331…
Các trường hợp tăng gồm:
- Tăng tài sản cố định do mua ngoài
Với các dự án mua tài sản trong phạm vi cho phép của nghành thì Tổng công ty phân cấp cho Công ty Vận tải hành khách Đường sắt được phép thực hiện dự án. Xuất phát từ nhu cầu sản xuất, quản lý của các xí nghiệp và thực hiện hoàn thành kế hoạch của các đơn vị: Các bộ phận chức năng của Công ty lập dự án và tiến hành mua sắm TSCĐ bằng trình tự sau:
+ Các xí nghiệp sản xuất và phòng ban trực thuộc có nhu cầu mua sắm nâng cấp TSCĐ của đơn vị mình, lập tờ trình nêu rõ lý do và sự cần thiết của việc sử dụng khai thác TSCĐ đó.
+ Căn cứ vào kế hoạch đầu tư TSCĐ năm 2004, căn cứ vào nhu cầu thực tế, Giám đốc Công ty phê duyệt, cho phép mua sắm TSCĐ đó thông qua quyết định đầu tư.
+ Bộ phận chức năng tiến hành mua sắm TSCĐ theo chế độ hiện hành.
Ví dụ: Trong tháng 12 Trung tâm 01 mua một máy vi tính Dell GX270 SD CPU, với giá mua theo hoá đơn GTGT là 20.222.045 đồng, thuế GTGT là 5%. Công ty thanh toán bằng chuyển khoản. Việc mua sắm này được lấy từ quỹ đầu tư phát triển của công ty.
Theo kế hoạch năm 2004, phòng hành chính lập tờ trình giám đốc Công ty về việc thay máy tính để phục vụ cho công tác điều hành quản lý. Giám đốc Công ty xem xét, quyết định cho phép mua máy tính mới để phục vụ quản lý. Sau khi có quyết định đầu tư, phòng kế hoạch đầu tư trình giám đốc Công ty về loại máy sẽ mua. Được sự đồng ý của giám đốc Công ty, phòng kế hoạch đầu tư ký kết hợp đồng mua máy vi tính , bàn giao máy tính cũ phòng hành chính quản trị và thanh toán tiền cho công ty máy tính qua chuyển khoản, sau đó tiến hành thanh lý hợp đồng. Các chứng từ được chuyển cho phòng kế toán theo dõi và ghi tăng tài sản. Kế toán căn cứ vào các chứng từ như: Các quyết định của Giám đốc công ty; Hợp đồng kinh tế; Biên bản giao nhận tài sản; Hoá đơn GTGT …đến ngày 31/12/2004 lập Phiếu ghi sổ số 08, từ phiếu ghi sổ kế toán TSCĐ nhập chứng từ vào máy vi tính, từ đây theo phần mền kế toán chứng từ này sẽ vào sổ cái TK 211, đến cuối kỳ báo cáo kế toán sẽ yêu cầu lập báo cáo máy tính sẽ tự chạy để đưa ra các báo cáo như: Báo cáo chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ theo quý và theo năm; Báo cáo tổng hợp hợp tình hình tăng giảm TSCĐ, hao mòn, nguồn vốn kinh doanh theo quý và theo năm…
CTY VẬN TẢI HÀNH KHÁCH ĐS HÀ NỘI Số: 8 Kèm theo chứng từ gốc PHIẾU GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Diễn giải Tên tài khoản Số tiền
Nợ Có TăngMáy tính Dell GX270 SD CPU: 6B6DC1S, Monitor: CN- OO5432-64180-48H- 1TSC 2115 20.222.045 Cộng 11211 20.222.045
Người lập biểu Kế toán trưởng
Đồng thời kế toán TSCĐ lập phiếu ghi sổ số 09 ngày 31/12/04 để hạch toán điều chuyển nguồn
CTY VẬN TẢI HÀNH KHÁCH ĐS HÀ NỘI ĐS HÀ NỘI Số: 09 Kèm theo chứng từ gốc PHIẾU GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Diễn giải Tên tài khoản Số tiền
Nợ Có
TăngMáy tính Dell GX270 SD CPU: 6B6DC1S, Monitor: CN-OO5432-64180- 48H-1TSC
Cộng 411 20.222.045
Thuế GTGT cũng được nhập trong phần “ chứng từ thuế VAT “ theo hoa đơn GTGT
Trích Sổ cái TK 211: Phụ lục số 3
- Tăng tài sản cố định do đầu tư xây dựng cơ bản :
Đối với việc đầu tư XDCB thường được thực hiện theo kế hoạch. Khi có quyết định đầu tư cho kế hoạch, Công ty sẽ mời thầu hoặc chỉ định thầu tuỳ theo từng công trình. Khi công trình hoàn thành Công ty nghiệm thu công trình hoàn thành. Tại Công ty, khi nhận TSCĐ kế toán ghi tăng TSCĐ.
Ví dụ: Trong tháng 12 Công ty nghiệm thu công trình Cơ sở sửa chữa đầu máy với nguyên giá là 518.509.226 đồng. Thuộc nguồn vốn xây dựng cơ bản.
Các chứng từ sử dụng: Biên bản nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng, quyết định phê duyệt quyết toán công trình hoàn thành, hồ sơ kỹ thuật…Sau khi có đủ bộ chứng từ vào cuối tháng kế toán lập phiếu ghi sổ số 63 ngày 31/12/2004 ghi:
Nợ TK 2114: 518.509.226 Có TK 241: 518.509.226
ghi tăng TSCĐ. Từ chứng từ ghi sổ kế toán nhập dữ liệu vào máy, sau đó theo chương trình số liệu sẽ tự động ghi vào các sổ cái có liên quan.
Bên cạnh đó kế toán cũng lập phiếu ghi sổ số 64 ngày 31/12/04 hạch toán điều chuyển nguồn ghi:
Nợ TK 441: 518.509.226 Có TK 411: 518.509.226
Trích Sổ Cái TK 211: Phụ lục 3
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN NGHIỆM THU BÀN GIAO
Hôm nay, ngày 10 tháng 12 năm 2004