1)Tiếp nhận hồ sơ mở L/C
Sau khi hai bên xuất khẩu và nhập khẩu ký kết hợp đông thương mại.
Đại diện Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel đến Ngân hàng Vietinbank làm việc đề nghị mở L/C. Bộ hồ sơ mở L/C bao gồm:
Yêu cầu mở L/C.
Hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng mua bán ngoại tệ giao ngay
Yêu cầu mở thư tín dụng không hủy ngang được điền theo mẫu của Ngân hàng. Trên yêu cầu mở L/C khách hàng điền đủ các thông tin về người mở, người thụ hưởng, ngày hết hạn hiệu lực L/C, ngày giao hàng chậm nhất, các quy định về chuyển tải, giao hàng từng phần, mô tả hàng hóa và các chứng từ yêu cầu xuất trình khi thanh toán. Yêu cầu mở thư tín dụng cũng quy định những điều kiện đặc biệt khác liên quan đến việc thanh toán L/C.
Do đây là khách hàng giao dịch thường xuyên của Ngân hàng nên khách hàng không phải cung cấp hồ sơ pháp lý ( đăng ký kinh doanh) để kiểm tra.
2)Thẩm định điều khoản-điều kiện L/C và tình hình tín dụng của khách hàng
Sau khi nhận được bộ hồ sơ mở L/C của Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel, Thanh toán viên phải kiểm tra:
Chữ ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng trên yêu cầu mở L/C với chữ ký đã
đăng ký trên hệ thống.
Mẫu dấu trên chứng từ với mẫu đăng ký trên hệ thống.
Mặt hàng nhập khẩu là máy di động GMS ( Pha 2 và 2+ ). Kí hiệu : V6306
Thông tin điền trong yêu cầu mở L/C và trong hợp đồng nhập khẩu của công ty
TNHH Nhà nước một thành viên thương mại và xuất khẩu viettel hoàn toàn hợp lệ, đúng theo quy đinh, không có mâu thuẫn.
30 | P a g e
Qua kiểm tra bộ hồ sơ yêu cầu mở L/C của Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel hợp lý, thanh toán viên tiếp nhận hồ sơ và tiến hành các thủ tục mở L/C.L/C và các văn bản liên quan được chuyển tới phòng tín dụng để xác minh tình hình tín dụng của khách hàng và đề nghị tỷ lệ phần trăm tiền gửi. Quá trình xác minh dựa trên các quy tắc chung cho nhập khẩu L/C phát hành bởi Ngân hàng Vietinbank . Vì là một khách hàng thường xuyên của Ngân hàng Vietinbank, Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel không phải xuất trình tất cả các giấy tờ cần thiết trừ hợp đồng mua bán và quá trình xác minh là dễ dàng hơn. L/C được chấp nhận mở.
Sau khi xác minh, cán bộ tín dụng đã có văn bản của L/C để phê duyệt.
3)Mở L/C
Sau khi mở L/C đã được chấp nhận, phòng Thanh toán quốc tế bắt đầu mở L/C
cho Viettelimex
L/C phải đề cập đến giá trị của L/C , hàng hóa và các điều khoản thanh toán như
thỏa thuận giữa Viettelimex và Ngân hàng Vietinbank
Các chi tiết L/C phải có chữ ký của Thanh toán viên, Trưởng phòng Thanh toán
quốc tế và ban lãnh đạo Ngân hàng Vietinbank
Căn cứ tờ trình, Thanh toán viên phải nhập dữ liệu vào hệ thống, mở bằng mẫu
điện sử dụng mẫu SWIFT: ICBVVNVX127, đưa L/C số:448 769620 095 hạch toán thu phí và ký quỹ số tiền mở L/C.
1 L/C và hợp đồng tín dụng ban đầu, hối phiếu ngoại tệ được trao cho khách
hàng .
Phòng Thanh toán quốc tế thông báo Ngân hàng HSTC HongKong là L/C đã
được mở ra
4)Quy trình giao hàng của nhà xuất khẩu
Sau khi nhận được thông báo L/C đã được mở từ ngân hàng thông báo HSBC
HongKong, công ty FORTUNESHIP tiến hành các quy trình giao hàng theo quy định của L/C.
Nhà xuất khẩu chuẩn bị hàng hóa theo quy định trong hợp đồng mua bán ở trên,
31 | P a g e
Nhà xuất khẩu thực hiện các nghĩa vụ giao hàng theo điều khoản quy định của
FOB Incoterms 2010.
Thực hiện thuê phương tiện vận tải, được quy định trong vận đơn đường biển
B/L. Công ty GALAXY OCEAN INTERNATIONAL LIMITED ký kết với KLM LOGISTICS JSC là công ty vận tải chịu trách nhiệm giao hàng cho bên mua. Hàng được bốc lên tàu có tên SINAR BANTEN vào ngày 03/09/2014 theo quy định được ký kết trong vận đơn.
Chịu trách nhiệm mua bảo hiểm rủi ro cho người mua. Ký kết mua bảo hiểm của
công ty BẢO HIỂM MIC HÀ NỘI, với giá trị bảo hiểm FOB=602,700,59 USD ~ 110% giá trị FOB ( 662,970.65 USD), ký kết vào ngày 29/08/2014
Ngay sau khi chuẩn bị đầy đủ các thủ tục liên quan, tiến hành bốc hàng lên tàu
nhà xuất khẩu GALAXY OCEAN INTERNATIONAL LIMITED có nghĩa vụ thông báo một lầncho người nhập khẩu đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin về chuyến hàng được giao.
Nhiệm vụ cuối cùng là nhà xuất khẩu phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ liện quan để
nộp bộ chứng từ cho Ngân Hàng thông báo để nhận được thanh toán theo L/C.
5)Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ L/C từ xuất khẩu
Ngày 14/07/2015, Ngân hàng Viettinbank nhận được bộ chứng từ do Ngân hàng thông báo - Ngân hàng HSBC HongKong gửi. Bộ chứng từ ngân hàng nước ngoài gửi đến bao gồm:
Hóa đơn thương mại (commercial invoice)
Vận đơn đường biển ( bill of lading)
Phiếu đóng gói (Packing list)
Bảo hiểm (Insurance Policy)
Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (Certificate of Quality)
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu ( thông quan )
Sau khi nhận được bộ chứng từ, Thanh toán viên thực hiện kiểm tra lại bộ chứng từ có phù hợp với những yêu cầu ghi trong thư tín dụng bao gồm:
32 | P a g e
- Kiểm tra số lượng chứng từ có khớp đúng với quy định của L/C.
- Các nội dung tương tự của chứng từ có phù hợp với cácđiều khoản, điều kiện của
L/C
- Nội dung của các chứng từ phải thống nhất với nhau.
Sau khi kiểm tra toàn bộ giấy tờ thấy hợp lệ, đúng theo quy định của L/C đã lập, Thanh toán viên lập Giấy báo chứng từ hàng nhập khẩu theo L/C gửi cho đại diện hợp pháp của Công ty viettelimex . Trên đó ghi rõ số lượng, loại chứng từ mà ngân hàng Vietinbank nhận được từ Ngân Hàng HSBC HongKong với giá trị USD .Thanh toán viên ghi nhận xét của mình về tình trạng chứng từ để thông báo cho công ty.
6)Thanh toán L/C
Sau khi nhận được thông báo của ngân hàng Vietinbank, Viettelimex gửi một yêu cầu chuyển tiền cho ngân hàng và nhận đầy đủ bộ chứng từ từ Ngân Hàng Vietinbank
Ngân hàng Viettinbank thực hiện thanh toán L/C bằng cách chuyển số tiền từ tài khoản Viettelimex vào tài khoản của HSBC HongKong
Ngân hàng Vietinbank phát hành các tài liệu đầy đủ về bộ chứng từ để viettelimex nhận hàng.