Hình thức sổ kế toán là hệ thống tổ chức kế toán bao gồm:
Số lượng sổ kế toán, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các sổ kế toán để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu kế toán từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp các chỉ tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán theo từng trình tự và phương pháp nhất định.
Như vậy đặc trưng của hình thức kế toán là hình thức các sổ kế toán được sử dụng trong hạch toán kế toán trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán từ khâu đầu là chứng từ kế toán đến khâu cuối là báo cáo kế toán, do sự khác nhau của hệ thống sổ sách kế toán nên hình thành các hình thức kế toán khác nhau. Mỗi hình thức kế toán có ưu điểm nhược điểm và điều kiện áp dụng nhất định. Lựa chọn hình thức
nào tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào mức độ trang bị các phương tiện kỹ thuật cho công tác quản lý mà trước hết là công tác kế toán.
Hiện nay trong nền kinh tế quốc dân đang áp dụng 4 hình thức kế toán chủ yếu sau:
- Hình thức kế toán nhật ký chung. - Hình thức kế toán nhật ký sổ cái. - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
a)Hình thức kế toán nhật ký chung
Trình tự ghi chép kế toán như sau:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Trường hợp dùng sổ nhật ký đặc biệt có liên quan định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp các nghiệp vụ trên sổ nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ cái. Cuôi tháng tổng hợp số lượng của sổ cái ghi vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp.
Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc sổ kế toán chi tiết thì sau khi ghi sổ nhật ký phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các thẻ kế toán chi tiết liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu, bảng cân đối số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác.
Hoá đơn bánh ng, phià ếu thu… Sổ quỹ
Sổ cái TK 511,632,531,532,641,911…
Sổ nhật ký bán h ngà
Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết tk 511,632,641,642,131,156…
Bảng cân đối t i khoà ản Báo cáo t i chínhà
Ghi h ng ng yà à
Ghi v o cuà ối tháng Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 1.7: Hình thức kế toán nhật ký chung b) Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
Trình tự ghi chép trong hình thức nhật ký sổ cái: chứng từ gốc sau khi ghi nhật ký-sổ cái được chuyển ngay đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán của từng tài khoản. Cuối tháng nhân viên phụ trách các phần tiến hành kế toán chi tiết cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với nhật ký sổ cái.
Nhật ký sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu các biểu kế toán khác.
Hoá đơn bán h ng, phià ếu thu Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chi tiết bán h ngà
Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết TK 511,632,641,642,131,156…
Bảng cân đối t i khoà ản Báo cáo t i chínhà
Ghi h ng ng yà à
Ghi v o cuà ối tháng Đối chiếu kiểm tra