Công tác kế toán của đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ các chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo định kỳ thông qua quá trình ghi chép, theo dõi tính toán để xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán cần thiết.
Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh vào các chứng từ kế toán một cách rời rạc và không có hệ thống chỉ được tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế. Có thể biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh được ghi chép một cách liên tục vào những
tờ sổ theo phương thức nhất định nào đó gọi là sổ kế toán. Sổ kế toán chính là cầu nối liên hệ giữa chứng từ và báo cáo kế toán.
Việc quy định mở những loại sổ nào để phản ánh các đối tượng kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán, được gọi là hình thức kế toán. Hiện nay có 4 hình thức kế toán mà các Doanh nghiệp thường áp dụng:
- Hình thức kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán nhật ký chứng từ - Hình thức kế toán nhật ký sổ cái - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Việc áp dụng hình thức kế toán nào là tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các doanh nghiệp. Nhưng ở đây khi áp dụng hình thức kế toán nào thì phải tuân theo quy định của hình thức đó, không được chắp vá tuỳ tiện, làm theo ý riêng của mình hoặc tự sáng tạo ra (đặc biệt đối với các loại sổ tổng hợp bắt buộc)
a. Đối với hình thức nhật ký chung:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của các nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu từ nhật ký chung để ghi vào các sổ cái để theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá thường sử dụng các loại sổ sách kế toán sau:
- Sổ nhật ký chung: Dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động xuất khẩu hàng hoá trong kỳ, theo trật tự thời gian.
- Đối với một số nghiệp vụ xảy ra thường xuyên, liên tục, một số tài khoản có số phát sinh liên tục trong ngày ta sử dụng một số sổ nhật ký đặc biệt như: Nhật ký thu tiền, nhật ký bán hàng, sổ nhật ký tài khoản 1122…
- Đối với nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác ta sử dụng sổ chi tiết hàng hoá nhận bán hộ, trong hoạt động xuất nhập khẩu ta còn sử dụng sổ chi tiết ngoại tệ, sổ chi tiết công nợ.
b. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ:
Nhật ký chứng từ là hình thức sổ kế toán dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo bên có của các tài khoản đối ứng. Đồng thời việc ghi chép kết hợp chặt chẽ giữa ghi theo thời gian với việc ghi phân loại các
nghiệp vụ kinh tế cùng loại để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ nhật ký chứng từ.
Với hoạt động xuất khẩu hàng hoá dịch vụ…thường sử dụng các loại sổ kế toán sau để phản ánh:
- Sổ nhật ký chứng từ sổ 8: Ghi có TK157, 511, 632,711, 811, 911…ghi nợ các tài khoản 111, 112, 131…
- Sổ nhật ký chứng từ sổ 2: Ghi có TK 112.2 - "Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ"
- Bảng kê số 2: - Ghi nợ TK112.2 - "Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ" - Bảng kê số 10 - Ghi nợ TK157 - "hàng gửi đi bán"
- Bảng kê số 11 - Ghi nợ TK131 - "Phải thu của khách hàng"
- Các sổ chi tiết 3 - Theo dõi TK511, 632, 911; sổ chi tiết số 4 - Theo dõi TK131
c. Hình thức sổ nhật ký, sổ cái
Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký - Sổ cái là kết hợp giữa trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với trình tự ghi theo trật tự thời gian vào một sổ tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái, tách biệt giữa ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết.
Với hoạt động xuất khẩu, kế toán thường sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ Nhật ký - Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp duy nhất dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Sổ này mở cho từng viên độ kế toán và khoá sổ hàng tháng
- Sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ chi tiết hàng gửi bán: Dùng để theo dõi hàng hoá trong kho và theo dõi hàng hoá gửi bán của đơn vị trong kỳ.
- Sổ chi tiết thanh toán bằng ngoại tệ: Dùng để theo dõi quá trình thanh toán của người nhập khẩu theo từng hợp đồng cụ thể, từng khách hàng cụ thể.
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua
d. Hình thức thanh toán chứng từ ghi sổ:
Là hình thức kế toán tổng hợp giữa ghi theo thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với ghi sổ theo nội dụng kinh tế trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ trên cơ sở kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ gốc được đánh số liên tục theo từng tháng hoặc cả năm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Với kế toán xuất khẩu hàng hoá, thường sử dụng các sổ:
+ Sổ cái các tài khoản : 157, 1122, 511, 131… + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Bảng cân đối số phát sinh + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết