4. Nội dung hồ sơ địa chính.
4.2) Sổ địa chính.
Sổ địa chính là một trong những tài liệu quan trọng của hồ sơ địa chính. Sổ địa chính lập ra với mục đích nhằm tập hợp toàn bộ thông tin cần thiết về toàn bộ diện tích đất đai được Nhà nước giao quyền sử dụng cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và diện tích các loại đất chưa giao, chưa cho thuê sử dụng; làm cơ sở để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý đất đai theo đúng pháp luật. Như vậy, dựa vào sổ địa chính ta biết được diện tích đất Nhà nước đã giao, biết tên chủ sử dụng đất, mục đích sử dụng đất… từ đó nắm bắt được chi tiết tình hình sử dụng đất. Sổ địa chính là căn cứ để quản lý đất đai một cách chặt chẽ từ cấp cơ sở.
Khi thành lập sổ địa chính phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Sổ được lập theo đơn vị hành chính cấp xã, phường, thị trấn do cán bộ địa chính xã thành lập. Sổ phải được UBND xã xác nhận và Sở địa chính duyệt mới có giá trị pháp lý.
- Thông tin cập nhật vào trong sổ địa chính phải dựa vào các thông tin pháp lý do người xin đăng kí cung cấp.
- Khi lập sổ địa chính ở nông thôn khác với sổ địa chính ở đô thị
Cũng như bản đồ địa chính, sổ địa chính cũng phải thực hiện chỉnh lý. Việc chỉnh lý chỉ được thực hiện khi đã làm đúng các thủ tục đăng ký biến động đất đai và được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc chứng nhận biến động trên giấy đã cấp.
4.3)Sổ mục kê
Sổ mục kê được lập ra nhằm mục đích liệt kê từng thửa đất trong phạm vi địa giới hành chính xã, phường, thị trấn về các nội dung: tên chủ sử dụng đất, diện tích, loại đất đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai, lập và tra cứu
sử dụng các tài liệu hồ sơ địa chính một cách đầy đủ, thuận tiện, chính xác … Như vậy, nhìn vào sổ mục kê ta biết được diện tích từng loại đất từ đó có biện pháp khuyến khích, điều chỉnh kế hoạch sử dụng đất phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế –xã hội ở từng địa phương.
Rõ ràng sổ mục kê nằm trong hệ thống hồ sơ địa chính sẽ cho phép ta tra cứu thông tin một cách dễ dàng đồng thời giúp cho hoạt động thống kê đất đai được thực hiện một cách thuận lợi và từ số liệu thống kê này nó là cơ sở cần thiết cho việc phân bổ hợp lý các nguồn lực sản xuất, là cơ sở phân vùng và quy hoạch phân bổ sử dụng đất và xây dưng kế hoạch sử dụng đất. Đồng thời số liệu thống kê còn là căn cứ cho việc tính thuế sử dụng đất. Do đó, ta thấy rằng thiết lập sổ mục kê là cần thiết trong công tác quản lý Nhà nước về đất đai.
Nguyên tắc chung trong việc lập sổ mục kê như sau:
- Sổ được lập từ bản đồ địa chính và các tài liệu điều tra đo đạc đã được hoàn chỉnh sau khi xét duyệt cấp giấy chứng nhận và xử lý các trường hợp vi phạm chính sách đất đai.
- Sổ được lập theo thứ tự từng tờ bản đồ địa chính, từng thửa đất của mỗi tờ bản đồ.
- Sổ lập cho từng xã, phường theo địa giới đã xác định, do cán bộ địa chính xã chụi trách nhiệm lập. Sổ phải được UBND xã xác nhận và Sở địa chính duyệt mới có giá trị pháp lý.
- Sổ được lập làm ba bộ, bộ gốc lưu tại Sở địa chính, một bộ lưu tại phòng địa chính cấp huyện, một bộ lưu tại trụ sở UBND xã do cán bộ địa chính xã trực tiếp quản lý .
Còn về chỉnh lý sổ, sổ mục kê chỉ được chỉnh lý sau khi đã đã làm các thủ tục đăng ký biến động đất đai và chỉnh lý trên bản đồ địa chính.