Tuỳ vào đặc đIểm, cơ cấu tổ chức và quy mô sản xuất, yêu cầu của quản lý mà mỗi công ty áp dụng hình thức sổ kế toán khác nhau nh hình thức Nhật kí sổ cái, hình thức hạch toán Nhật ký chung, hình thức Chứng từ ghi sổ, và hình thức hạch toán Nhật ký chứng từ. Tuy nhiên để tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cần sử dụng các loại chứng từ và sổ sách sau:
* Chứng từ
- Phiếu xuất kho, Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (đợc lập trên cơ sở các phiếu xuất kho)
- Bảng thanh toán lơng, Bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
- Phiếu chi
- Giấy báo Nợ, Hoá đơn bán hàng hay Hoá đơn GTGT… * Tổ chức sổ chi tiết
Để xác định đợc đối tợng hạch toán chi phí trong doanh nghiệp trên cơ sở đó mở tài khoản chi tiết cho các TK621, TK622, TK627, TK 154 (hoặc TK631), kế toán mở sổ chi tiết Chi phí SXKD cho các TK621, TK622, TK627, TK142, TK154 …
* Tổ chức sổ tổng hợp
Kế toán ghi sổ cái các TK621, TK622, TK627, TK623, TK154 (hoặc TK631) tuỳ theo hình thức hạch toán mà doanh nghiệp vận dụng.
Cụ thể doanh nghiệp có thể tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo các hình thức ghi sổ sau:
1. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
- Đặc điểm cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đợc ghi chép vào sổ Nhật ký chung hay Nhật ký chung đặc biệt theo trình tự thời gian phát sinh. Hình thức hạch toán Nhật ký chung tách rời việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống và tách rời hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên hai hệ thống sổ khác nhau. Kế toán phải lập Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu trớc khi lập báo cáo kế toán vì Sổ Cái (tài khoản) đợc phản ánh ở những trang sổ khác nhau.
- Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nh hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi, bảng thanh toán,… ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ cái Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh, sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái các tài khoản phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vào các sổ kế toán liên quan nh: Sổ chi tiết vật liệu, hàng hoá, Sổ chi phí SXKD các TK621, TK622, TK627, TK154…, Thẻ tính giá thành sản phẩm
Trờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký chung đặc biệt nh Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng… thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung đặc biệt liên quan. Định kỳ, tuỳ theo khối lợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái.
Cuối tháng, căn cứ vào sổ Nhật ký chung hay Nhật ký chung đặc biệt kế toán ghi vào các sổ Cái các tài khoản liên quan và dựa trên số liệu trong sổ Cái, kế toán lập Bảng Cân đối số phát sinh.
2. Hình thức sổ kế toán Nhật ký - sổ Cái
- Đặc điểm cơ bản: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - sổ Cái. Hình thức hạch toán Nhật ký - sổ Cái tách rời hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, kế toán không cần lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu trớc khi lập báo cáo kế toán vì có thể căn cứ vào dòng cộng cuối kì trên Nhật ký - sổ Cái.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và kết hợp với ghi theo hệ thống của từng tài khoản liên quan vào cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - sổ Cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết)
3. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc điểm cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm có:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kế toán trên sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các lại sổ: Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ Cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ
Đặc điểm cơ bản: Hình thức hạch toán nhật ký chứng từ kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên cùng một loại sổ là Nhật ký chứng từ. Phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên Nhật ký chứng từ. Không cần lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở dòng “Cộng cuối kỳ” của Nhật ký chứng từ
Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ:
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kế toán phát sinh theo bên Có của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế theo các tài khoản đối ứng bên Nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một trình tự ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; sổ Cái; sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ: Theo hình thức hạch toán Nhật ký chứng từ, chi phí sản xuất theo phân xởng đợc tập hợp ở bảng kê số 4 rồi cuối tháng số liệu tổng hợp sẽ đợc chuyển về Nhật ký chứng từ số 7.