• Trờng hợp nhập VL mua ngoàI thanh toán chậm :
TạI công ty khi hàng nhập về kho , căn cứ vào phiếu nhập kho , hoá đơn GTGT và hoá đơn cớc phí vận chuyển ( Nếu có) tuỳ từng trờng hợp kế toán ghi :
Nợ TK 152 ( Chi tiết ) – Giá mua cha có thuế GTGT. Nợ TK 133 ( Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ )
Có TK 331 Tổng giá thanh toán.
Đến khi kế toán cắt séc hoặc viết phiếu chi đúng bằng số tiền của khối lợng vật liệu mua và cán bộ cung tiêu đem đI thanh toán với bên cung ứng kế toán ghi :
Nợ TK 331 Có TK 111,112
Ví dụ : Khi công ty mua thép INOX của công ty Hoàng Vũ, bên cung ứng đã bao thầu vận chuyển . Căn cứ vào phiếu nhập kho Só 58 và hoá đơn GTGT số 000063 kế toán ghi :
Nợ TK 152 (1521) 21.083.516 Nợ TK 133 (1331) 2.108.351,6
Có TK 331 23.191.867,6
Khi đợc thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng ( Qua séc) ghi: Nợ TK 331 : 23.191.867,6
Có TK 112: 23.191.867,6
-Nếu tự vận chuyển , chi phí vận chuyển sẽ đợc thanh toán bằng tiền mặt căn cứ vào hoá đơn cớc phí vận chuyển và phiếu chi tiền mặt kế toán ghi:
Nợ TK 152 ( Chi tiết ) Nợ TK 133
Ví dụ : Khi mua NIKEN dơng cực , của công ty hoá chất Hà Nội, chi phí phảI trả cho thuê ngoàI vận chuyển là : 60.000 đợc , Căn cứ vào phiếu chi ghi :
Nợ TK 152 ( 1521) 60.000
Nợ TK 133 6.000
Có TK 111 66.000
Để theo dõi tình hình nhập VL và thanh toán với ngời bán ,kế toán sử dụng chi tiết TK 331 “ PhảI trả cho ngời bán “ Ghi có TK 331.
Sổ chi tiết TK 331 đợc mở để theo dõi chi tiết đối với từng ngời bán , mỡi đơn vị bán đợc mở một trang nhất định. Cuối tháng cộng sổ và tính số d cuối kì.
• Cơ sở và phơng pháp ghi :
Phần diễn giảI : Các nghiệp vụ nhập VL , thanh toán với ngời bán . kế toán đối chiếu số liệu, giá mua thuế GTGT,…Mỗi nghiệp vụ phát sinh đợc ghi một dòng.
D đầu tháng : Căn cứ vào số d cuúi tháng trớc chuyển sang ghi d nợ , d có cho phù hợp .
Số phát sinh trong tháng :
Nếu hàng về có đủ hoá đơn GTGt và phiếu nhập kho , kế toán ghi : Có TK 331 trên cùng hàng với TK đối ứng ( TK 152, 133.
Nếu hàng về mà hoá đoen cha về , kế toán ghi trên dòng có TK 331 theo giá tạm tính . Đến khi nhận đợc hoá đơn , kế toán xoá bút toán tạm tính bằng cách ghi 2 b- ớc :
B
ớc 1 : Ghi tên TK đối ứng và trên cùng dòng TK đối ứng đó ghi có TK 331 bằng mực đỏ theo giá tạm tính.
B
ớc 2 : Ghi có TK 331 Trên cùng dòng TK đối ứng giá trị vật liệu và thuế GTGT .
Sau khi ghi xong các nghiệp vụ xong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , kế toán tính ra số d cuói tháng trên sổ chi tiết TK 331
Ví dụ : Biểu số 13
Sổ chi tiết thanh toấn với ngời bán TK: 331 - Đối tợng Công ty hoá chất Hà Nội
Tháng 01 Năm 2001
Chứng từ Thời TK Số phát sinh Số
d
Phiếu Ngày Diễn hạn đối
nhập tháng giảI đợc ứng Nợ Có Nợ Có kho CK D đầu tháng 58 16/1 Thếp INOX ( 2,5 ly;2,2ly;0,8ly;1,2l y) Thuế GTGT 1521 133 21.083.516 2.108.351 23.191.867 59 16/1 Thép INOX(2,5ly;2,2ly) 1521 6.184.087 29.994.362 Thuế GTGT Trả tiền mua vật t 1331121 29.994.362 618.408 .. .. …. … … … … … … … … … … … … … … Cộng 29.994.362 29.994.362
b.Nhập vật liệu tự chế , tự gia công:
Theo phiếu nhập kho số 94 ngày 21 /1/2001 trị giá thực tế VL nhập kho là: 10.974.700 , kế toán ghi :
Nợ TK 152 ( 1521 ) : 6.307.200.
Có TK 154 ( gia công ) : 6.307.200
Trờng hợp này , kế toán vật t chỉ định khoản và theo dõi trên bảng kê nhập , xuất VL theo giá hạch toán . Đến cuối kì theo dõi trên sổ cáI TK1521,1528,… theo giá thực tế ( giá thực tế bằng với giá hạch toán ) sở dĩ là nh vậy vì mặt hàng tự chế , tự gia công ở côngty không nhiều , việc theo dõi rất đơn giản.
c.Nhập vật liệu từ nguồn tạm ứng :
Khi có nhu cầu tạm ứng , cán bộ cung tiêu sẽ viết đơn xin tạm ứng theo nội dung sau :
Đơn vị : Công khoá Minh Khai Mẫu số 03 – TT ban hành theo Địa chỉ : QĐ 1141TC/ QĐ - CĐKT
Ngày 01/11/1995BTC Số :156