Sơ đồ trình tự kế toán:
1.8. SỔ SÁCH KẾ TOÁN.
Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng.
Việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm bao gồm khối lượng công việc lớn, phức tạp. Vì vậy, đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ khác nhau cả về kết cấu. nội dung, phương pháp ghi chép... tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán.
Hệ thống sổ sách sử dụng để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm gồm: Hệ thống sổ chi tiết và Hệ thống sổ tổng hợp.
* Hệ thống sổ chi tiết:
Để phục vụ tính giá thành sản phẩm được chính xác, nhanh chóng, cần tiến hành chi tiết chi phí sản xuất theo từng đối tượng tính giá. Tuỳ theo từng đối tượng tập hợp chi phí, công việc hạch toán chi tiết chi phí sản xuất có thể khái quát lại như sau:
Mở sổ (hoặc thẻ) hạch toán chi tiết chi phí sản xuất theo từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất (phân xưởng. đội sản xuất. sản phẩm. nhóm sản phẩm...) Sổ được mở chi tiết cho từng tài khoản 621, 622, 627, 154, 631, 142, 335, 641, 642. Căn cứ để ghi là sổ chi tiết các tài khoản tháng trước và các chứng từ gốc, các bảng phân bổ (tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), vật liệu, dụng cụ, khấu hao...). bảng kê chi phí theo dự toán. Sổ có thể mở riêng cho từng đối tượng hoặc mở chung cho nhiều đối tượng.
Có thể sử dụng mẫu sổ sau:
SỔ HẠCH TOÁN CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH Tài khoản:...Phân xưởng...
Sản phẩm. dịch vụ...
Giá bán của sản
phẩm phụ L
ợi nhuận định mức của sản phẩm phụ
Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng S H N T Tổng số Trong đó Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Cộng phát sinh Ghi có tài khoản Dư cuối kỳ
- Tổng hợp các chi phí phát sinh trong kỳ có liên quan cho từng đối tượng hạch toán.
- Tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh theo từng nội dung thuộc từng đối tượng hạch toán vào cuối kỳ làm cơ sở cho việc tính giá thành. Đồng thời lập thẻ tính giá thành sản phẩm. dịch vụ theo từng loại. Căn cứ để lập thẻ tính giá thành từng loại sản phẩm, dịch vụ là các thẻ tính giá thành sản phẩm kỳ trước, sổ hạch toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh kỳ này và biên bản kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ cùng với bảng kê khối lượng sản phẩm, dịch vụ hoàn thành trong kỳ. Có thể mở sổ theo mẫu: THẺ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM. DỊCH VỤ Tháng...năm... Tên sản phẩm. dịch vụ... Khoản mục chi phí Giá trị DD đầu kỳ CPSX phát sinh trong Giá trị PDD cuối kỳ Tổng giá thành SP Giá thành đơn vị SP
kỳ 1.Chi phí NVLTT 2. Chi phí NCTT 3. Chi phí SXC Cộng * Hệ thống sổ tổng hợp:
Đối với hệ thống sổ tổng hợp, tuỳ thuộc vào hình thức sổ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được thực hiện trên các sổ sách kế toán khác nhau.
Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chung:
Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó thể hiện qua định khoản kế toán. Sau đó, lấy số liệu từ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Với đặc trưng đó, hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được thực hiện trên hệ thống các bảng phân bổ, sổ chi tiết tài khoản và trên hệ thống sổ tổng hợp như nhật ký chung và sổ cái TK621, 622, 627, 154 (631). Dựa vào hệ thống sổ chi tiết và sổ cái, kế toán sẽ lập bảng tính giá thành sản phẩm.
Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức nhật ký chung theo sơ đồ sau:
Nhật ký đặc biệt
Bảng tính giá thành sản phẩm Chứng từ gốc về chi phí
Nhật ký chung Sổ chi tiết TK621,622,627,154 (631)
Sổ cáiTK621,622,627,154 (631) Bảng tổng hợp chi tiếtTK621,622,627,154 (631)
Chú thích :
: ghi hàng ngày : ghi cuối ngày : đối chiếu
Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký- sổ cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký- sổ cái là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cơ sở nhật ký- sổ cái. Việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được thực hiện trước hết trên bảng phân bổ chi phí, sổ chi tiết TK621, 622, 627, 154 (631); tiếp theo trên hệ thống sổ tổng hợp (Sổ nhật ký- sổ cái). Việc tính giá thành sản phẩm được kế toán thực hiện trên cơ sở kết hợp các sổ chi tiết chi phí sản xuất, biên bản kiểm kê đánh giá dở dang và nhật ký- sổ cái (phần các TK621, 622, 627, 154 (631).
Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức nhật ký-sổ cái theo sơ đồ sau:
Nhật ký sổ cái
Bảng tính giá thành sản phẩm
Bảng tổng hợp chi tiết TK621,622,627,154 (631) Sổ chi tiết TK621,622,627,154 (631) Chứng từ gốc về chi phí hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc
Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ là hình thức kế toán kết hợp giữa ghi sổ theo thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với ghi sổ theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Việc hạch toán chi phí sản xuất được thực hiện trên sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất theo từng đối tượng tập hợp chi phí và sổ cái các TK621, 622, 627, 154 (631). Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng là các chứng từ gốc, các bảng phân bổ chi phí và các chứng từ có liên quan. Việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp trên sổ cái được căn cứ vào chứng từ ghi sổ.
Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức chứng từ ghi sổ theo sơ đồ sau:
Chứng từ gốc về chi phí hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ đăng ký chứng từ -ghi sổ Chứng từ -ghi sổ Sổ chi tiếtTK621,622,627,154 (631)
Sổ cáiTK621,622,627,154 (631) Bảng tổng hợp chi tiếtTK621,622,627,154 (631)
Bảng tính giá thành sản phẩm
Chứng từ gốc về chi phí hoặc Bảng phân bổ
Bảng kê số 4TK621,622,627,154 (631)Bảng kê số 6TK142,335 Bảng kê số 5TK641,642,241
Bảng tính giá thành sản phẩm Nhật ký chứng từ số 7
Sổ cáiTK621,622,627,154 (631)Báo cáo chi phí, báo cáo khác
Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký- chứng từ
Nhật ký- chứng từ là hình thức sổ kế toán dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ đó theo bên nợ của tài khoản đối ứng. Đồng thời việc ghi chép kết hợp chặt chẽ ghi thời gian có hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cơ sở các mẫu sổ sách in sẵn thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính và rút ra các chỉ tiêu quản lý kinh tế quan trọng.
Để theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh. kế toán sử dụng bảng kê số 4, 5, 6 và nhật ký chứng từ số 7.
- Bảng kê số 4: dùng để tập hợp chi phí sản xuất theo từng phân xưởng. - Bảng kê số 5: dùng để tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí XDCB theo yếu tố chi phí.
- Bảng kê số 6: là các chi phí theo dự toán (chi phí trả trước, chi phí phải trả).
- Nhật ký chứng từ số 7: tổng hợp toàn bộ chi phí kinh doanh toàn doanh nghiệp. Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức nhật ký- chứng từ theo sơ đồ sau: