2.2.6.1.Kế toán nghiệp vụ mua hàng hóa
a. Chứng từ sử dụng
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 42 Phiếu nhập kho Phiếu chi Giấy báo nợ b. Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên Tài khoản
156 Hàng hóa
15612 Hàng hoá sách
15617 Hàng hoá: Thiết bị giáo dục
c. Sổ kế toán
Sổ chi tiết hàng hóa
Sổ cái TK 1561
d. Tóm tắt quy trình mua hàng hóa
Đối với hàng mua trong nƣớc
Khi có nhu cầu mua hàng, bộ phận có nhu cầu mua hàng lập yêu cầu mua hàng. Yêu cầu mua hàng sau khi được sự phê duyệt của ban lãnh đạo bộ phận sẽ được gửi cho các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sẽ gửi bảng báo giá cho đơn vị. Căn cứ vào các bảng báo giá, tiến hành so sánh các bảng báo giá nhận được có khớp với yêu cầu mua hàng của đơn vị hay không (về giá, thời gian giao hàng, thanh toán, quy cách-phẩm chất của hàng hóa…). Sau khi có được bảng báo giá ưng ý nhất: đối với các loại hàng hóa nhỏ thì không cần lập hợp đồng mua bán mà chỉ căn cứ vào yêu cầu mua hàng (PO) là có thể thực hiện thanh toán và giao hàng được. Đối với các loại hàng hóa lớn thì lập hợp đồng mua bán (sales contract) dựa vào báo giá nhận được sau đó fax sang cho nhà cung cấp yêu cầu ký đóng dấu và fax lại để tiến hành chuyển tiền.
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 43
Khi nhận được Phiếu nhập kho đã có chữ ký của thủ kho chuyển lên, anh Kiên – Kế toán hàng hóa – căn cứ vào ngày tháng ghi trên Hóa đơn của nhà cung cấp để ghi nhận hàng mua vào hệ thống kế toán tại đơn vị và lưu vào hồ sơ hàng nhập theo thứ tự ngày nhập kho.
Đối với hàng nhập khẩu về để bán
Tương tự như mua hàng trong nước chỉ khác ở chỗ: công ty thuê dịch vụ làm các thủ tục khai hải quan.
Khi nhận được chứng từ của công ty nhập khẩu, anh Kiên – Kế toán hàng hóa – căn cứ vào ngày tháng ghi trên Hóa đơn của nhà cung cấp để ghi nhận hàng mua vào hệ thống kế toán tại đơn vị. Phiếu nhập kho đã có chữ ký của thủ kho sau đó sẽ được chuyển về lại phòng kế toán trễ nhất là 3 ngày để kế toán trưởng ký, sau đó anh Kiên lưu vào hồ sơ hàng nhập theo thứ tự ngày nhập kho (cùng với bộ chứng từ của lô hàng, bao gồm chủ yếu là các Bill of Lading, Packing List và tờ khai hải quan).
e. Ví dụ minh họa
Ngày 29/12/2011, căn cứ vào phiếu nhập kho số N1/2128 về việc Công ty cổ
phần Sách và Thiết bị trường học TP.HCM có mua: Bảng nỉ từ toán 1,2,3 số lượng 15 cái, đơn giá 118.746đ/cái; Bộ DC khoa học L4 số lượng 4 bộ, đơn giá 595.818đ/bộ, KS CĐ rơi tự do, GT&CĐ mặt phẳng số lượng 2 bộ, đơn giá 216.484đ/bộ; Đèn laser và giá lắp L9 số lượng 3 bộ, đơn giá 271.473đ/bộ của Công ty CP Sách và TBGD Miền Nam, địa chỉ 231, Nguyễn Văn Cừ, P.4,Q.5, TP.HCM, có mả số thuế 0309902130, Hóa đơn GTGT của bên bán số 0006100 ngày 16/12/2011, chưa trả tiền cho người bán. Kế toán định khoản:
Nợ TK 1561 5.411.849
Nợ TK 13312 454.928
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 44
15 cái x 118.746đ/cái+4 bộ x 595.818đ/bộ+2 bộ x 216.484đ/bộ +3 bộ x 271.473đ/ bộ = 5.411.849đ
Chứng từ bao gồm: PNK số N1/2128 tham khảo phụ lục 1.6.1, HĐGTGT
0006100 tham khảo phụ lục 1.3.5