phần Bêtông xây dựng hà nội
Trải qua gần 9 năm xây dựng, phấn đấu và trởng thành, đã đi đợc quá nửa chặng đờng với bao khó khăn thử thách, có thể nói công ty cổ phần bê tông xây dựng Hà Nội đã trở thành một trong những trạm trộn lớn trong lĩnh vực sản xuất bêtông trộn sẵn, tạo đợc uy tín với khách hàng và đã tham gia vào nhiều công trình xây dựng quan trọng. Đã từng bị lỗ liên tiếp, đã từng có nguy cơ phải huỷ bỏ hợp đồng liên doanh nhng với nỗ lực không mệt mỏi những nhà quản lý cũng nh những lao động trong công ty đã không những đa công ty vợt qua mọi khó khăn mà còn không ngừng mở rộng và chiếm lĩnh thị trờng, tạo vị thế vững chắc của Thăng long MêKông trong lĩnh vực sản xuất bêtông trộn sẵn, tự hào với một công ty- bêtông tơi. Từ năm 2000 đến nay, công ty đã làm ăn liên tục có lãi, các nhà thầu công trình tìm đến với công ty ngày càng nhiều, đời sống cán bộ công nhân viên đã không ngừng đợc nâng cao. Để có đợc kết quả nh vậy là nhờ công ty đã phối hợp nhiều biện pháp nh đầu t trang bị máy móc thiết bị hiện đại có tính tự động hoá cao, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào sản xuất,.. và một biện pháp giữ vai trò cực kỳ quan trọng đó là công tác quản lý và hạch toán vật liệu.
Mục tiêu hàng đầu mà mọi doanh nghiệp theo đuổi đó là lợi nhuận, để có lợi nhuận cao thì phải tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành, đó là điều mà mọi doanh nghiệp đều biết , đều cố gắng thực hiện nhng không phải doanh nghiệp nào cũng làm đợc. Là một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp lại là sản xuất bêtông trộn sẵn với chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc quản lý và hạch toán vật liệu luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị công ty.
Qua thời gian thực tập tại công ty nhận thấy công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty có một số u điểm nổi bật sau đây :
Thứ nhất trong công tác quản lý vật liệu công ty đã tổ chức quản lý vật liệu tơng đối chặt chẽ và khoa học. Bằng cách phân công, phân nhiệm tới từng cá nhân, tập thể, trong từng khâu đều có các phòng ban, các bộ phận chuyên trách đảm nhiệm, gắn đợc trách nhiệm của từng ngời với phần việc của mình cho nên mọi công việc đều đợc tiến hành nhanh chóng và mang lại hiệu quả cao.
- Về khâu thu mua vật liệu : Công ty đã tổ chức đợc một bộ phận phụ trách vật t năng động, nhiệt tình, có trình độ, mỗi ngời đợc phân công mua, tiếp nhận, quản lý một loại vật liệu nhất định. Vì vậy nhu cầu về vật liệu cho sản xuất luôn đợc đáp ứng một cách đầy đủ, kịp thời, đảm bảo cả về số lợng và chất lợng. Các cán bộ này lại luôn phân tích, tìm hiểu thị trờng cung cấp nên công ty luôn mua đợc vật liệu tại nguồn sản xuất với chi phí thấp, chất lợng cao. Mặt khác, các hoá đơn chứng từ về thu mua vật liệu cũng đợc theo dõi quản lý có hệ thống tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức kế toán vật liệu.
- Về khâu dự trữ và bảo quản vật liệu : Công ty đã tổ chức kho tàng, bến bãi khá tốt, thực hiện việc bảo quản theo đúng chế độ phù hợp với đặc điểm từng loại vật liệu. Với cát, đá không cần kho bảo quản công ty đã xây dựng một mặt bằng thông thoáng, vững chắc thuận lợi cho việc tập kết vật liệu cũng nh trong sản xuất. Với ximăng, do công ty dùng ximăng rời nên việc bảo quản phải tuân theo một quy trình rất nghiêm ngặt tránh xi bị ẩm ớt, bón cục, biến chất. Đáp ứng yêu cầu này công ty đã xây dựng 4 xilô chứa với môi trờng chân không, một hệ thống bơm hút ximăng hoàn chỉnh đảm bảo xi về đợc bơm ngay vào xilô đáp
ứng tiêu chuẩn chất lợng của các loại mác bêtông phục vụ cho mọi kết cấu xây dựng của mọi công trình. Tuân thủ nguyên tắc dự trữ, thu mua vật liệu luôn phải bám sát vào kế hoạch sản xuất, tình hình cung ứng thị trờng, công ty đã luôn đảm bảo mức dự trữ hợp lý vừa đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục, ổn định vừa nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động.
- Việc sử dụng vật liệu : Công ty đã xây dựng đợc các định mức về vật liệu tơng ứng với từng mác bêtông đồng thời việc sử dụng vật liệu đều phải dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kế hoạch duyệt vì vậy mà vật liệu của công ty đợc sử dụngđúng mục đích, có hiệu quả, hạn chế đợc sự hao hụt, lãng phí không đáng có.
- Về công tác phân tích kinh tế đối với vật liệu : hàng quý công ty đều có tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu, tình hình tăng giảm chi phí vật liệu so với định mức nhng việc làm này vẫn cha mang lại nhiều hiệu quả và cha đợc quan tâm đúng mức.
Thứ hai trong công tác hạch toán kế toán vật liệu công ty đã xây dựng đợc một phần mềm kế toán khoa học, hệ thống căn cứ vào đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của mình tơng đối phù hợp với hình thức nhật ký chung và kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ mà công ty đang áp dụng. Công ty cũng đã nhận thấy tầm quan trọng của việc hạch toán vật liệu và đã bố trí một nhân viên kế toán chuyên theo dõi vấn đề này. Nói chung, về cơ bản việc hạch toán vật liệu tại công ty là tuân thủ theo chế độ kế toán, việc tổ chức xây dựng danh mục cũng nh mã hoá, khai báo, cài đặt đợc công ty thực hiện khá chặt chẽ và khoa học, đáp ứng đợc yêu cầu của công tác quản lý. Các cán bộ nhân viên kế toán đều là những ngời nhiệt tình, có trình độ chuyên môn, đợc đào tạo bài bản. Đồng thời các chuẩn mực và quy định mới về kế toán và các vấn đề liên quan luôn đợc cập nhật thờng xuyên, phần mềm kế toán cũng luôn đợc bổ xung hoàn thiện cho phù hợp.
Trên đây là một số u điểm nổi bật trong công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty cổ phần Bêtông xây dựng Hà Nội.Tuy nhiên bên cạnh những điểm mà công ty đã làm đợc thì vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định cần
phải đợc hoàn thiện. Những điểm hạn chế đó đợc thể hiện trên một số mặt chủ yếu sau đây :
Thứ nhất về công tác bảo quản vật liệu, công ty vẫn cha trang bị đầy đủ các dụng cụ để kiểm tra khối lợng vật liệu nhập kho. Tuy rằng với ximăng rời là thứ vật liệu dễ bị hao hụt công ty đã có biện pháp khắc phục là cử thủ kho đi cùng với đơn vị vận tải vào tận nhà máy để nhận hàng và thực hiện giám sát trong suốt quá trình vận chuyển đảm bảo chất lợng cũng nh số lợng xi nhng hàng ngày nhu cầu sản xuất cần rất nhiều vật liệu có thể lên tới 4 xe trọng tải 30 tấn xi, thời gian cao điểm có thể cần tới 6 đến 7 xe nh vậy không phải với chuyến hàng nào cũng có thể cử ngời đi theo vì nh thế sẽ dẫn đến tăng chi phí, thiếu hụt nhân lực và hơn nữa khi thủ kho đi vào nhà máy lấy hàng thì ai sẽ là ngời nhập kho vật liệu về...Đây là điểm rất không hợp lý. Với ximăng đã vậy nhng với đá, cát việc xác định chất lợng cũng nh khối lợng vật liệu chỉ thông qua kinh nghiệm của bản thân thủ kho điều này là hoàn toàn không thoả đáng, rất dễ dẫn đến nhiều tiêu cực, hao hụt vật liệu. Việc thủ kho kiêm nhiệm nhiều phần việc vừa tìm thị trờng nguồn cung cấp, vừa chịu trách nhiệm thu mua, tiếp nhận, kiểm nhận số l- ợng, chất lợng sẽ dẫn đến “quá tải” đồng thời nó cũng vi phạm quy tắc kiểm tra kiểm soát là ngời thu mua và ngời kiểm nghiệm xác nhận phải độc lập với nhau. Bên cạnh đó việc thiếu các dụng cụ kiểm tra xác nhận khối lợng vật liệu cũng dẫn đến công tác kiểm kê vật liệu đợc tiến hành vào cuối năm nh hiện nay của công ty chỉ là hình thức thủ tục, không mang lại hiệu quả.
Thứ hai về công tác phân loại vật liệu : hiện nay công ty sử dụng khá nhiều loại vật liệu với nhiều quy cách phẩm chất khác nhau tuy nhiên công tác phân loại vật liệu của công ty lại khá giản đơn, chỉ chia thành các loại vật liệu chính dùng trong sản xuất nh ximăng, đá, cát, phụ gia mà không đi vào chi tiết tới từng thứ vật liệu nh trong ximăng thì có ximăng Nghi sơn, ximăng Bút sơn, ChinFon,...điều này đã gây nhiều khó khăn trong công tác quản lý vật liệu. Hơn nữa để phục vụ cho sản xuất công ty đã tổ chức một phân xởng sản xuất và phân xởng này dùng khá nhiều phụ tùng thay thế,...nhng công ty lại không theo dõi, hạch toán vào tài khoản 152, 611 mà tính thẳng vào chi phí. Việc làm này tuy
làm giảm nhẹ cho việc hạch toán nhng nó lại dễ dẫn đến nhiều mất mát, lãng phí không đáng có và làm tăng chi phí trong kỳ từ đó dẫn đến việc tăng giá thành sản xuất sản phẩm là điều mà mọi doanh nghiệp đều không mong muốn.
Thứ ba về việc quản trị con ngời ở phòng kế toán : tuy rằng đã có sự phân công, phân nhiệm cho từng nhân viên kế toán tuy nhiên việc làm này mới chỉ dừng lại ở công tác tập hợp, phân loại chứng từ hàng ngày mà cha đợc quy định trong phần mềm kế toán, điều này sẽ không đảm bảo đợc tính an toàn cũng nh bí mật vốn là một trong những u điểm nổi bật của việc áp dụng kế toán máy.
Thứ t về công tác kế toán chi tiết vật liệu : hầu nh là công ty không tổ chức kế toán chi tiết vật liệu. Trong phần mềm kế toán không theo dõi chi tiết tới từng thứ vật liệu mà chỉ theo dõi tổng hợp theo từng loại vật t. Vì vậy, kế toán hoàn toàn không có sổ chi tiết vật t cũng nh không theo dõi, không nắm đợc sự biến động của từng thứ vật t, sổ chi tiết có chăng chỉ là sổ theo dõi công nợ phải thu, phải trả. Điều này đã làm cho vai trò của kế toán vật t gần nh bị “lu mờ”, khiến cho kế toán vật t trở nên thụ động, không phát huy đợc hiệu quả cũng nh vai trò của mình. Đây là tình trạng chung của rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Việc hạch toán tại kho của công ty cũng không theo một phơng pháp nào mà chỉ đơn giản là việc ghi số lợng từng chuyến nhập vật liệu.
Bên cạnh đó chức năng phân tích, t vấn của kế toán cũng nằm trong tình trạng chung của nhiều doanh nghiệp là bị “lãng quên”.
Với những điểm hạn chế ở trên, thiết nghĩ đều là những vấn đề mà công ty cần quan tâm và tìm ra hớng giải quyết. Tin rằng với việc phát huy những mặt đã làm đợc đồng thời chú ý khắc phục những mặt còn tồn tại thì hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty sẽ ngày càng đợc nâng cao, công tác quản lý cũng nh hạch toán vật liệu sẽ phát huy đợc vai trò của mình, đáp ứng yêu cầu quản lý công ty.