Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ 152: Phần ghi vào giá trị Nguyên vật liệu nhập kho.
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Có 331: Hoá đơn chưa trả người bán (theo giá thanh toán). Có 111,112,311: Thanh toán bằng tiền.
Có 331: Chưa thanh toán. - Trường hợp hàng đang đi đường:
Khi kế toán chỉ nhận được hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thường như trường hợp trên, nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ khác có liên quan, kế toán ghi:
Nợ 151: Trị giá Nguyên vật liệu đang đi đường. Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Có 111,112,311: đã thanh toán bằng tiền. Có 331: Chưa thanh toán.
Sang các tháng sau, khi số hàng đã về kho,căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ 152 Có 151
- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn:
Khi kế toán chỉ nhận được phiếu nhập, chưa nhận được hoá đơn thì căn cứ vào lượng Nguyên vật liệu thực tế nhập kho và giá tạm tính(giá hạch toán) kế toán ghi:
Nợ 152: Giá tạm tính. Có 331: Giá tạm tính.
Khi nhận được hoá đơn, kế toán dùng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi số âm để điều chỉnh giá tạm tính giá thành hoá đơn và phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Chẳng hạn khi giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung:
Nợ 152: Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính. Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Có 331: Giá thanh toán trừ giá tạm tính.