3.1. Kế toán tiền mặt
Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh thì ở bất cứ Doanh nghiệp nào cũng đều phải có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ. Vì vậy, Công ty Cổ phần Tư vấn Phát triển Dự án Atek cũng giống như các Công ty khác, Tiền mặt là một bộ phận vô cùng quan trọng không thể thiếu được, nó đáp ứng mọi nhu cầu của Công ty và thúc đẩy quá trình phát triển kinh doanh và đạt hiệu quả kinh tế cao. Tiền mặt là phương tiện thanh toán trong tất cả các hoạt động của Công ty, do đó Tiền mặt quyết định sự tồn tại và phát triển của Công ty.
Hạch toán thu tiền mặt :
Căn cứ vào nội dung cụ thể của từng nghiệp vụ và căn cứ vào các chứng từ gốc để kế toán lập phiếu thu.
Sau khi được giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt thì kế toán chuyển cho thủ quỹ thu tiền.
Kế toán phần hành sẽ tiền hành định khoản và cập nhật số liệu vào báo cáo quỹ có đính kèm các chứng từ gốc có liên quan.
Phiếu thu: Trên quyển phiếu thu có đánh số quyển, ở trong quyển có đánh số trang luỹ kế theo thời gian. Mỗi lần lập phiếu thu có một liên chính và hai liên giấy than, liên chính được lưu lại quyển phiếu thu, liên thứ hai giao cho người nộp tiền, liên thứ ba làm cơ sở ghi sổ kế toán và cuối kỳ được huỷ bỏ ( liên thứ ba ) .
Sau đây là một số nghiệp vụ thu tiền phát sinh trong tháng 1 năm 2013 của Công ty :
* Phiếu thu số 01: Ngày 01/01/2013 Công ty rút TGNH về nhập quỹ Tiền mặt số tiền 31.000.000 đồng.
Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn Phát triển Dự án Atek
Mẫu số 01 – TT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Ngày 01 tháng 01 năm 2013 Quyển số: 03 Số: 01 Nợ: 1111 Có: 1121
Họ và tên: Nguyễn Thị Thu Thủy
Địa chỉ: Công ty Cổ phần Tư vấn Phát triển Dự án Atek Lý do: Rút TGNH về nhập quỹ
Số tiền: 31.000.000 (Viết bằng chữ): Ba mươi mốt triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 (Chứng từ gốc)
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Ba mươi mốt triệu đồng chẵn ... + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):... + Số tiền quy đổi:...
* Phiếu thu số 02: Ngày 02/01/2013 Khách hàng (anh Hùng) 14- Cầu Diễn-Từ Liêm-Hà Nội trả nợ số tiền 19.872.000 đồng.
Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn Phát triển Dự án Atek
Mẫu số 01 – TT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Ngày 02 tháng 01 năm 2013 Quyển số:03 Số: 02 Nợ: 1111 Có: 131
Họ và tên: Nguyễn Quốc Hùng
Địa chỉ:. 14-Cầu Diễn-Từ Liêm-Hà Nội Lý do: Thu nợ của Khách hàng
Số tiền: 19.872.000 (Viết bằng chữ): Mười chín triệu tám trăm bảy mươi hai ngàn đồng. Kèm theo: 01(Chứng từ gốc)
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười chín triệu tám trăm bẩy mươi hai ngàn đồng. + Tỷ giá ngoại tệ (Vàng, bạc, đá quý):………..
+ Số tiền quy đổi:………
Hạch toán chi tiền mặt :
Khi nhận được các chứng từ gốc đã được duyệt, kế toán làm thủ tục chi (kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ ).
Viết phiếu chi: phiếu chi cũng được viết làm 3 liên, (có 2 liên giấy than). Liên thứ nhất lưu tại phiếu chi, liên thứ hai giao cho người nhận tiền, liên thứ 3 làm cơ sở ghi sổ chi tiền mặt và báo cáo chi tiền mặt.
Sau khi viết phiếu chi. Kế toán chuyển cho các người có liên quan ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ.
Thủ quỹ làm thủ tục chi tiền có chữ ký của người nhận tiền. Kế toán phần hành định khoản và cập nhật vào báo cáo quỹ tiền mặt.
*Phiếu chi số 01: Ngày 4/01/2013 Chi tiếp khách số tiền 650.000 đồng.
Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn Phát triển Dự án Atek
Mẫu số 01 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Ngày 4 tháng 01 năm 2013 Quyển số: 02 Số: 01 Nợ: 6428 Có: 1111 Họ và tên: Hà Thu Hương
Địa chỉ: Công ty Cổ phần Tư vấn Phát triển Dự án Atek Lý do chi: Chi tiếp khách
Số tiền: 650.000 (Viết bằng chữ): Sáu trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Kèm theo: 01 (Chứng từ gốc)
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Sáu trăm năm mươi nghìn đồng chẵn + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):... + Số tiền quy đổi:...
* Phiếu chi số 02: Ngày 7/01/2013 Công ty chi tiền mua máy tính cho bộ phận thiết
kế số tiền: 17.178.000 đồng
Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn Phát triển Dự án Atek
Mẫu số 01 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Ngày 7 tháng 01 năm 2013 Quyển số: 02 Số: 02 Nợ: 2111,1331 Có: 1111 Họ và tên: Lê Đức Tuyên
Địa chỉ: Công ty Cổ phần Tư vấn Phát triển Dự án Atek Lý do chi: Mua máy tính cho bộ phận thiết kế
Số tiền:17.178.700 (Viết bằng chữ): Mười bẩy triệu một trăm bẩy mươi tám ngàn bẩy trăm đồng.
Kèm theo: 01 (Chứng từ gốc)
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười bẩy triệu một trăm bẩy mươi tám ngàn bẩy trăm đồng.
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):... + Số tiền quy đổi:...
* Phiếu chi số 03: Ngày 03/ 03/ 2013 Công ty chi tiền mua văn phòng phẩm số tiền 769.000 đồng.
Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn Phát triển Dự án Atek
Mẫu số 01 – TT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Ngày 10 tháng 01 năm 2013 Quyển số: 02 Số: 03 Nợ: 6423 Có: 1111 Họ và tên: Hà Mai Anh
Địa chỉ: Công ty Cổ phần Tư vấn Phát triển Dự án Atek Lý do chi: Chi mua văn phòng phẩm
Số tiền: 769.000đ (Viết bằng chữ): Bẩy trăm sáu mươi chín ngàn đồng. Kèm theo: 01 (Chứng từ gốc)
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Bẩy trăm sáu mươi chín ngàn đồng. + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):... + Số tiền quy đổi:...
Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn Phát triển Dự án Atek
Địa chỉ: 166 Giải Phóng – Phương Liệt – Thanh Xuân - Hà Nội.
SỔ QUỸ TIỀN MẶT Tài khoản: 1111 Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013 Ngày tháng Chứng từ DIỄN GIẢI TK đối Số tiền
Thu Chi Thu Chi Tồn
Dư đầu tháng 1 5.480.000 01/01 01 Rút TGNH nhập quỹ 1121 31.000.000 36.480.000 02/01 02 Thu nợ khách hàng (A.Hùng) 131 19.872.000 56.352.000 4/01 01 Chi tiếp khách 6428 650.000 55.702.000
7/01 02 Chi mua máy tính cho bộ
phận thiết kế 2111 15.617.000 40.085.000 Thuế gtgt đầu vào 1331 1.561.700 38.523.300 10/01 03 Mua văn phòng phẩm 6423 769.000 37.754.300 14/01 04 Thanh toán tiền thay gạt mực máy in 6428 150.000 37.604.300 Thanh toán tiền đổ mực máy in 6428 450.000 37.154.300
16/01 05 Thanh toán tiền in hồ sơ dự án 721.000 36.433.300 17/01 06 Thanh toán tiền mua chữ ký số điện tử 6427 1.499.000 34.934.300 Thuế gtgt đầu vào 1331 149.900 34.784.400
19/01 07 Thanh toán tiền điện,
20/01 08
Chi mua sách tham khảo
Kiến trúc 6428 1.365.000 31.795.400 23/01 09 Chi đóng thuế môn bài
năm 2013 338 1.000.000 30.795.400
24/01 10 Chi mua xăng A94 6427 1.262.000 29.533.400 Thuế gtgt
đầu vào 1331 126.200 29.407.200
25/01 11 Chi tiền cước điện thoại 6427 1.166.000 28.241.200 Thuế gtgt
đầu vào 1331 116.600 28.124.600
26/01 03
Thu tiền thiết kế căn NO8 – Khu ĐTM Dịch Vọng 131 35.000.000 63.124.600 27/01 12 Chi lương cán bộ, nhân viên T01 3341 49.050.000 14.074.600 29/01 13 Chi đóng tiền BHXH, BHYT T01/2013 3383 3384 5.262.000 8.812.600 Số dư cuối tháng 8.812.600 Ngày 31 tháng 01 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Địa chỉ: 166 Giải Phóng – Phương Liệt – Thanh Xuân - Hà Nội.
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT
Tài khoản:111 Loại quỹ: VNĐ Năm: 2013 Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số tồn Thu Chi Nợ Có A B C D E 1 2 3 Dư đầu tháng1 5.480.000 01/01 01 Rút TGNH nhập quỹ 1121 31.000.000 36.480.000 02/01 02 Thu nợ khách hàng (A.Hùng) 131 19.872.000 56.352.000 4/01 01 Chi tiếp khách 6428 650.000 55.702.000 7/01 02
Chi mua máy tính cho bộ phận thiết kế
2111 15.617.000 40.085.000 Thuế gtgt đầu vào 1331 1.561.700 38.523.300 10/01 03 Mua văn phòng phẩm 6423 769.000 37.754.300
14/01 04 Thanh toán tiền thay gạt mực máy in
6428 150.000 37.604.300
Thanh toán tiền đổ
mực máy in 6428 450.000 37.154.300
16/01 05 Thanh toán tiền in hồ sơ dự án 154 721.000 36.433.300
17/01 06
Thanh toán tiền mua chữ ký số điện tử
6427 1.499.000 34.934.300 Thuế gtgt đầu vào 1331 149.900 34.784.400 19/01 07 Thanh toán tiền
điện, nước 6427 1.624.000 33.160.400
20/01 08 Chi mua sách tham khảo Kiến trúc 6428 1.365.000 31.795.400 23/01 09 Chi đóng thuế môn bài năm 2013 338 1.000.000 30.795.400 24/01 10 Chi mua xăng A94 6427 1.262.000 29.533.400 Thuế gtgt đầu vào 1331 126.200 29.407.200
25/01 11 Chi tiền cước điện thoại 6427 1.166.000 28.241.200 Thuế gtgt đầu vào 1331 116.600 28.124.600 26/01 03
Thu tiền thiết kế căn NO8 – Khu
ĐTM Dịch Vọng 131 35.000.000 63.124.600 27/01 12 Chi lương cán bộ, nhân viên T01 341 49.050.000 14.074.600
29/01 13 Chi đóng tiền BHXH, BHYT T01/2013
3383
3384 5.262.000 8.812.600
Số dư cuối tháng 8.812.600
Sổ này có:....trang, đánh số từ trang số 01 đến trang :.... Ngày mở sổ:... Ngày 31 tháng 1 năm 2013 Người ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên)
Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn Phát triển Dự án Atek
Địa chỉ: 166 Giải Phóng - Phương Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội.
SỔ CÁI
Năm 2013
Tên tài khoản:Tiền mặt Số hiệu: 111
Ngày tháng
Chứng
từ Diễn giải TK đối
ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có A B C D E 1 2 Dư đầu tháng 3 5.480.000 01/01 01 Rút TGNH nhập quỹ 1121 31.000.000 02/01 02 Thu nợ khách hàng (A. Hùng) 131 19.872.000 4/01 01 Chi tiếp khách 6428 650.000 7/01 02
Chi mua máy tính cho
bộ phận thiết kế 2111 15.617.000
Thuế gtgt đầu vào 1331 1.561.700
10/01 03 Mua văn phòng phẩm 6423 769.000
14/01 04 Thanh toán tiền thay
gạt mực máy in 6428 150.000
Thanh toán tiền đổ
mực máy in 6428 450.000
16/01 05 Thanh toán tiền in hồ sơ dự án 154 721.000 17/01 06 Thanh toán tiền mua
chữ ký số điện tử 6427 1.499.000
Thuế gtgt đầu vào 1331 149.900
19/01 07 Thanh toán tiền điện,
nước 6427 1.624.000
20/01 08 Chi mua sách tham khảo Kiến trúc 6427 1.365.000 23/01 09 Chi đóng thuế môn bài năm 2013 3383 1.000.000
24/01 10 Chi mua xăng A94 6427 1.262.000
Thuế gtgt đầu vào 1331 126.200
Thuế gtgt đầu vào 1331 116.600 26/01 03 Thu tiền thiết kế căn NO8 – Khu ĐTM
Dịch Vọng
131 35.000.000
27/01 12 Chi lương cán bộ, nhân viên T01 334 49.050.000
29/01 13 Chi đóng tiền BHXH, BHYT T01/2013 3382 3383 5.262.000 Cộng số phát sinh 85.872.000 82.359.400 Số dư cuối tháng 8.812.600
Sổ này có:....trang, đánh số từ trang số 01 đến trang :....
Ngày mở sổ:... Ngày 31 tháng 1 năm 2013
Người ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên)
3.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng
Tiền gửi là số tiền mà Doanh nghiệp gửi tại ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc các công ty tài chính bao gồm tiền Việt nam, các loại ngoại tệ, vàng bạc đá quí. Việc mở nhiều tài khoản tiền gửi ngân hàng thuận tiện cho việc giao dịch và thanh toán. Kế toán mở sổ chi tiết tài khoản tiền gửi cho từng ngân hàng để việc theo dõi và kiểm tra đối chiếu được thuận lợi và dễ dàng nhất.
Các chứng từ tiền gửi ngân hàng của đơn vị bao gồm: Giấy báo Nợ, giấy báo Có, Bảng sao kê của ngân hàng đi kèm với ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc, chuyển khoản. Khi nhận được các chứng từ do ngân hàng gửi đến kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Trong trường hợp có sự chênh lệch số liệu kế toán tại đơn vị với ngân hàng thì kế toán vẫn ghi số liệu theo chứng từ của ngân hàng, số chênh lệch được theo dõi riêng ở các tài khoản phải thu hoặc phải trả khác và thông báo cho ngân hàng để kiểm tra đối chiếu xác minh lại.
Đối với các khoản phải thu, khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán kiểm tra các thông tin trên chứng từ như: đơn vị trả tiền, số tiền, số tài khoản của đơn vị mình, đối chiếu với công nợ hoặc bản quyết toán của hợp đồng... Sau đó sẽ tiến hành ghi sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản ngân hàng tương ứng và vào
sổ cái TK 112( chi tiết cho tài khoản ngân hàng), sổ chi tiết 131( theo từng đối tượng phải thu).
Đối với các khoản mua hàng, thanh toán cho người bán, nộp ngân sách...căn cứ theo hóa đơn, chứng từ kế toán lập ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng, ngân hàng sẽ kiểm tra số dư trên tài khoản và chuyển tiền trên địa chỉ đơn vị được hưởng, đồng thời gửi giấy báo nợ cho đơn vị chuyển tiền và giấy báo có cho đơn vị nhận tiền.
Một số chứng từ sử dụng: - Ủy nhiệm thu.
- Ủy nhiệm chi. - Séc chuyển khoản. - Giấy báo Nợ. - Giấy báo Có.
Ủy nhiệm chi: Là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ Ngân hàng phục vụ
mình trích một số tiền nhất đinh từ tài khoản tiền gửi của mình chuyển sang tài khoản của đơn vị được hưởng trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Uỷ nhiệm chi phải ghi rõ họ tên, số hiệu tài khoản của Ngân hàng gửi lệnh và Ngân hàng nhận lệnh, ngày giờ lập Ủy nhiệm chi, tên, số hiệu tài khoản của đơn vị trả tiền và đơn vị nhận tiền, nội dung thanh toán số tiền bằng số, bằng chữ, giấy uỷ nhiệm chi phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và chủ tài khoản, ngân hàng nhận lệnh và ngân hàng phát lệnh.
Ủy nhiệm thu: Là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản đơn vị bán hàng gửi đến
ngân hàng hoặc kho bạc phục vụ mình nhờ thu hộ một số tiền nhất định ở đơn vị mua trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, hợp lý trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Ủy nhiệm thu phải ghi rõ tên đơn vị mua, tên đơn vị bán, số hiệu tài khoản, hợp đồng số, số lượng từng loại chứng từ kèm theo, số tiền chuyển, số ngày trả chậm, số tiền phạt trả chậm và phải có dấu, tên của đơn vị bán.
Séc chuyển khoản: Là một chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu
in sẵn của ngân hàng giao trực tiếp cho đơn vị thụ hưởng yêu cầu trích số tiền trên tài khoản của mình để trả bằng séc chuyển khoản cho đơn vị được hưởng séc đó.
Giấy báo Nợ: Là một chứng từ kế toán do ngân hàng lập và gửi đến báo cho
công ty biết có một khoản tiền nào đó đã rút ra khỏi ngân hàng của công ty, làm giảm số tiền gửi của công ty.
Giấy báo Có: Là một chứng từ kế toán do ngân hàng lập và gửi đến báo cho
công ty biết tài khoản tiền gửi của công ty được tăng thêm một khoản do nộp vào tài khoản hoặc khách hàng thanh toán tiền...
Căn cứ theo giấy báo có kế toán tiến hành vào sổ chi tiết tài khoản 112.
Đối với nghiệp vụ phát sinh tăng TGNH:
Dưới đây là một số nghiệp vụ tăng TGNH trong tháng 1 năm 2013 của Công ty * Giấy báo Có số 01: Ngày 3/01/2013. Chị Hà thanh toán tiền thiết kế “Nhà dân tại số 230 Bà Triệu” số tiền 55.000.000 đồng.