2.2.2.1 Bộ phận quản lý chung: TỔ TIẾP TÂN TỔ BẾP TỔ NHÀ HÀNG PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN TỔ KỸ THUẬT PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH PHÒNG KINH DOANH – TIẾP THỊ PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC TỔ PHÒNG TỔ BẢO VỆ
Bộ phận quản lý chung (Ban giám đốc) là bộ phận có chức năng hành chính cao nhất về quản lý khách sạn. Dưới sự lãnh đạo và chỉ dẫn của giám đốc để lập kế hoạch công tác, các quy tắc, quy định để đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra của ban Giám đốc, thực hiện đôn đốc kiểm tra, chỉ đạo các bộ phận hoàn thành công việc được giao; Phối hợp quan hệ và công việc giữa các bộ phận trong khách sạn, thay mặt khách sạn liên hệ với các tổ chức cơ quan, khách san bên ngoài, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày để bảo vệ công việc kinh doanh của khách sạn diễn ra bình thường.
Bộ phận quản lý chung gồm các chức danh sau: Giám đốc, 2 phó giám đốc, thư lý, tổ trưởng các bộ phận.
2.2.2.2 Bộ phận F & O:
Bộ phận F & O hay nói cách khác đi là bộ phận tiếp đón khách của khách sạn gồm các vị trí sau: lễ tân, bảo vệ, nhân viên đón khách, thu ngân, nhân viên khu vực sảnh.
Nhìn chung, bộ phận này là bộ phận trực tiếp tiếp xúc với khách đầu tiên nên có vai trò rất quan trọng. Sự hài lòng của khách khi đến với khách sạn sẽ phụ thuộc rất nhiều vào khâu tiếp xúc đầu tiên cũng như cuối cùng này.
2.2.2.3 Bộ phận Phòng:
a. Vai trò và nhiệm vụ:
Thực hiện chức năng kinh doanh buồng ngủ. Đây là bộ phận có nhiệm vụ quan trọng vì doanh thu của khách sạn chủ yếu do bộ phận phòng mang lại.
Nhiệm vụ của bộ phận này là phục vụ khách lưu trú một cách chu đáo nhất, tạo cho khách có cảm giác ấm cúng của gia đình khi họ không ở nơi lưu trú thường xuyên của mình.
Bộ phận phòng phải đảm bảo phòng được chuẩn bị đầy đủ mọi vật dụng và tất cả phải được sắp xếp gọn gàng trước khi có khách check in; thông báo tình trạng phòng và việc sử dụng các minibar hoặc nước uống trong phòng cho tiếp tân kịp thời để làm thủ tục check out cho khách được nhanh chóng.
b. Dịch vụ cung cấp và công suất phòng:
• Giá phòng:
Giá phòng là một yếu tố quan trọng, nó quyết định đến chất lượng và sức mua của khách. Do đó, tùy theo
điều kiện mà khách sạn Hương Sen quyết định cho ra mức giá phù hợp với các khách sạn cùng hạng tren cùng địa bàn. Hiện nay, giá phòng của khách sạn Hương Sen thấp hơn so với giá phòng của các khách sạn cùng địa bàn. Ngoài ra, khách sạn cũng còn chính sách giảm giá cho khách thuộc các tổ chức có mối quan hệ làm ăn với khách sạn, khách đoàn, khách quen ...
Đặc biệt, khách sạn còn có các chính sách khuyến mãi vào các dịp lễ Noel, Quốc Khánh, tiệc cưới, liên hoan, hội họp... Tùy theo mùa thấp điểm mà khách sạn có những chính sách về giá khác nhau để thu hút khách đến với khách sạn nhằm nâng cao công suất sử dụng phòng cho khách sạn. Ngoài ra, phải thu hút và tìm nguồn khách mới để bán phòng với giá cao nhất có thể.
Loại phòng Giường đơn (USD) Giường đôi (USD) Superior 74 89 Premium Deluxe 84 99 Super Deluxe 94 109
Huong Sen Deluxe 114 129
Ghi chú: Giá phòng trên bao gồm 10% thuế, 5% phí
dịch vụ và ăn sáng.
Một số chính sách của khách sạn đối với khách ở trong khách sạn:
o Khách ở trong khách sạn được miễn phí ăn sáng dạng Buffet, báo chí hàng ngày và Sauna. Nếu khách ở lâu được giảm một phần phí giặt ủi.
o Trẻ em dưới 12 tuổi được miễn phí khi đi cùng với cha mẹ. Phòng chứa tối đa 2 người lớn và 2 trẻ em đối với phòng Double, nếu thêm một giường thì khách phải trả thêm 15USD/ giường.
o Khách phải đặt cọc trước khi vào ở trong khách sạn.
o Các giá đều chịu 10% thuế VAT và 5% phí phục vụ. Giá phòng có thể thay đổi. o Giờ check out: 12h00 trưa.
18h00. Chúng tôi không đảm bảo việc còn phòng tại khách sạn hay không. Nếu
• Công suất phòng:
Khách sạn Hương Sen với 76 phòng dùng cho hoạt động kinh doanh khách sạn và đây là một khách sạn khá lâu năm nên nguồn khách đến với khách sạn khá ổn định và công suất phòng luôn ở mức cao. Trong mùa cao điểm, công suất phòng của khách sạn đạt tới là 85% – 98%, trong những mùa thấp điểm thì công suất phòng cũng luôn duy trì ở mức 50%. Ngoài ra, công suất phòng ở khách sạn Hương Sen ổn định còn nhờ vào nguồn khách là khách của Ủy ban nhân dân thành phố.
c. Sơ đồ tổ chức:
Khách sạn Hương Sen với 76 phòng cho khách thuê được chia làm 5 lầu trong đó có từ lầu 2 đến lầu 5 mỗi lầu có 16 phòng, riêng lầu 1 vì dành riêng 4 phòng dành cho giám đốc và các phòng ban nên có 12 phòng cho khách. Sơ đồ tổ chức của bộ phận phòng như sau:
Bảng 2.3 Sơ đồ tổ chức của bộ phận phòng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổ trưởng: Nhiệm vụ và chức trách quan trọng của người tổ trưởng buồng là lãnh đạo, tổ chức, tạo động lực khuyến khích nhân viên làm việc tốt và đảm bảo duy trì chất lượng dịch vụ buồng ngủ của khách sạn luôn ở mức cao nhằm thực hiện mục tiêu thỏa mãn nhu cầu đòi hỏi cao của khách về buồng ngủ và giữ uy tín và danh tiếng cho khách sạn; có trách