2.3.4.1 Đặc trưng
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
2.3.4.2 Trình tự ghi chép
Trình tự
Ghi chú
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.10. Sơ đồ hạch toán theo phần mềm kế toán
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Phần mềm kế toán Máy vi tính
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
CHƯƠNG 3
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ XÂY DỰNG TÂN MINH CHÂU 3.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty :
3.1.1.Tên gọi của công ty và quá trình phát triển:
- Tên tiếng việt: Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và xây dựng Tân Minh Châu
- Địa chỉ: Số nhà 240 Lê Lai, Phường Đông Sơn, Thành Phố Thanh Hóa, Tỉnh Thanh Hóa, Việt Nam
- Mã số thuế: 2801144134 - Mở tại ngân hàng - Số điện thoại: 0904061103 - Email: TBDG.Tanminhchau@gmail.com *Vốn điều lệ: Công ty có số vốn điều lệ 16.000.000.000 đồng. Mệnh giá cổ phần : 100.000 đồng. Tổng số cổ phần : 160.000. * Ngành nghề kinh doanh: 1. Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế 2. Xây dựng nhà các loại
3. Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ 4. Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác 5. Phá dỡ
6. Sản xuất đồ gỗ xây dựng 7. Chuẩn bị mặt bằng 8. Lắp đặt hệ thống điện
9. Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí 10. Bán lẻ ô tô con (loại 12 chỗ ngồi trở xuống);
11. Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép 12. Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
14. Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng 15. Vận tải hành khách đường bộ khác
16. Vận tải hàng hóa bằng đường bộ 17. Dịch vụ lưu trú ngắn ngày 18. Cho thuê xe có động cơ
19. Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác.
3.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
3.1.2.1. Cơ cấu chung.
Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo Quan hệ đối tác
Sơ đồ 3.1:Sơ đồ Bộ máy tổ chức quản lý kinh doanh Công ty Cổ Phần Thiết bị giáo dục và xây dựng Tân Minh Châu.
Bộ máy tổ chức quản lý và kinh doanh công ty được khái quát qua sơ đồ trên- Giám đốc giữ vai trò lãnh đạo chung toàn công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước đồng thời đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
- Phòng kế toán: Theo dõi và tập hợp toàn bộ số liệu hoạt động của công ty theo đúng quy định về chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước.
- Phòng kinh doanh: Thực hiện chức năng kinh doanh mặt hàng của doanh nghiệp tại thị trường nội, ngoại tỉnh. Hướng dẫn tư vấn khách hàng, đánh giá và lựa chọn các đại lý, các nhà phân phối…
- Phòng HCNS: Thực hiện công tác quản lý hành chính nhân sự và hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV, tiến hành đào tạo, bồi
GIÁM ĐỐC
Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng HCNS
Nguồn hàng hóa BP
dưỡng nghiệp vụ, thi tay nghề, đồng thời tính toán tiền lương cho công nhân viên công ty…
- Bộ phận điện: Thực hiện việc kiểm tra giám sát các thiết bị máy móc, kỹ thuật điện nước phục vụ cho kinh doanh
3.1.2.2. Cơ cấu phòng kế toán :
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Phòng kế toán tài chính của Công ty Cổ Phần Thiết bị giáo dục và xây dựng Tân Minh Châu được đặt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc bộ máy kế toán trong công ty có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong công ty, tổ chức thu thập và xử lý các thông tin kinh tế, thực hiện đầy đủ việc ghi chép và chế độ hạch toán kế toán.
Để đảm bảo xử lý và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo công ty. Hiện tại công ty đang sử dụng kế toán exel, bộ máy phòng kế toán được khái quát qua sơ đồ sau:
- Kế toán trưởng: Là người theo dõi các hoạt động về tài chính kế toán của công ty, quản lý các công việc liên quan đến tài chính kế toán.
- Kế toán viên: là người chịu trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ gồm:
+ Công nợ và vốn bằng tiền: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả, các khoản thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản tạm ứng.
+ Tiền lương và vật tư: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương của các cán bộ công nhân viên trong công ty, thực hiện theo dõi, phản ánh và tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập, xuất, tồn kho và tính giá thực tế của NVL, CCDC.
+ Thành phẩm, doanh thu và thuế: Chịu trách nhiệm theo dõi, phản ánh và tổng hợp số liệu tình hình tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm và các khoản thuế ở công ty.
+ Kế toán TSCĐ, các khoản chi phí và giá thành: có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, tổng hợp số liệu tình hình tăng, giảm và di chuyển TSCĐ, tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ. Tập hợp chi phí.
- Thủ kho: chịu trách nhiệm kiểm soát kho công ty. Kiểm soát số lượng thực tế hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho. Chịu trách nhiệm với những tổn thất tại kho.
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ Phần Thiết bị giáo dục và xây dựng Tân Minh Châu.
3.2. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty:
3.2.1. Hệ thống kế toán tại công ty.
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt nam theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ tài chính và các thông tư số 138/2011/TT-BTC về hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo quyết định 48 của Bộ tài chính và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi kèm theo.
Hệ thống tài khoản sử dụng trong Công ty: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính của công ty, hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm các tài khoản theo quyết định: 48/ 2006/ QĐ- BTC và thông tư số 138/2011/TT-BTC.
Về hệ thống chứng từ sử dụng trong Công ty, hiện nay Công ty đã đăng ký sử dụng các chứng từ do Bộ tài chính phát hành. Danh mục chứng từ kế toán bao gồm:
- Chứng từ lao động tiền lương gồm có: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu hoàn thành công việc, phiếu báo làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán,…
- Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá,….
- Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng,…
- Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản bàn giao tài sản cố định, thẻ tài sản cố
Kế Toán Trưởng
định, biên bản thanh lý tài sản cố định,..
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong công tác kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ)
- Hiện nay, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho. Nhờ đó, kế toán theo dõi phản ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho trên các sổ sách kế toán.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo giá vốn.
-Phương pháp tính giá hàng xuất kho là phương pháp nhập trước xuất trước. - Khấu hao tài sản cố định được thực hiện theo phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Tóm lại, Công ty đã thực hiện đúng chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời và đúng với tình hình thực tế phát sinh. Dựa vào các chứng từ, kế toán từng phần hành ghi chép vào các sổ sách kế toán liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tin kế toán cho Ban Giám đốc trong Công ty.
3.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán của công ty.
Hệ thống sổ sách kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính
- Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
+ Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái. + Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký;
+ Quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. Để phù hợp với mô hình quản lí cũng như lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp nên công ty đã áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.
Sơ đồ 3.3 :Sơ đồ hạch toán theo hình thức Nhật ký chung:
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ kiểm tra đối chiếu
3.2.4. Tình hình sử dụng máy tính
Để đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán và quy mô doanh nghiệp, công ty sử dụng công cụ excel Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Sơ đồ : Trình tự xử lý thông tin trên kế toán excel
.
3.3. Thực trạng công tác kế toán phải thu tại công ty cổ phần thiết bị vàgiáo dục Tân Minh Châu giáo dục Tân Minh Châu
3.3.1. Phải thu khách hàng
3.3.1.1. Kế toán chi tiết
Các khoản phải thu của khách hàng là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. trong điều kiện sản xuất thị trường và lưu thông hàng hoá càng phát triển thì việc bán chịu ngày càng tăng để đẩy mạnh bán ra. do vậy mà các khoản phải thu của khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải thu và có xu hướng tăng lên trong các khoản phải thu của doanh nghiệp.
Tóm tắt quy trình kế toán phải thu khách hàng:
Đầu tiên kế toán Doanh thu, Thành Phẩm chuyển bộ chứng từ cho kế toán phải thu. Kế toán phải thu sẽ kiểm tra lại giá trên hợp đồng với Invoice xem đã khớp chưa để đòi tiền khách hàng.
Tiếp theo, kế toán Phải thu sẽ lập Bảng kê chi tiết theo dõi từng khách hàng căn cứ vào thời hạn thanh toán trên Hợp đồng. Khi Ngân hàng gửi Giấy Báo Có về, kế
Xử lý dữ liệu:Phản ánh vào sổ cái các tài khoản.Đồng thời vào sổ, thẻ chi tiết tương ứng.
Lập BCĐ số phát sinh, các bảng tổng hợp chi tiết. Lập các báo cáo kế toán
Từ các chứng từ kế toán phản ánh số liệu vào sổ nhật ký chung. Mở các nhật ký đặc biệt như: nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký
toán Phải thu sẽ biết được hóa đơn nào đã được thanh toán và cuối mỗi quý sẽ lập Bảng đối chiếu công nợ. Khi quyết toán, kế toán Phải thu sẽ lên chữ T cho TK 131.
3.3.1.2. Kế toán tổng hợp các khoản phải thu
Kế toán phải thu khách hàng
Chứng từ sử dụng
Chứng từ dùng để ghi sổ: • Phiếu thu
• Phiếu chi
• Giấy báo Có của ngân hàng Chứng từ gốc:
• Hóa đơn GTGT
• Giấy đề nghị thanh toán
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 131-“Phải thu khách hàng”
Sổ kế toán sử dụng
Quy trình kế toán nợ phải thu
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1: Ngày 18/12/2014 ,công ty thực hiện thi công chống thấm đợt 1
theo hợp đồng số 018/08/2014MC-TH cho công ty xây dựng Đông Nam Á số tiền 151.547.720 đồng chưa bao gồm thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán.
Kế toán định khoản :
Nợ TK 131: 151.547.720 Có TK 511 :131.547.720 Có TK 333: 13.154.772
Chứng từ kèm theo: hóa đơn GTGT 0782145 (phụ lục 01)
Phiếu thu, Phiếu Chi, Giấy báo Có,..
Nghiệp vụ 2 : Ngày 20/12/2014, Công ty VIB-NGT chuyển khoản thanh toán
85% khối lượng công việc hoàn thành đợt 1 số tiền 144.702.492 đồng. Kế toán định khoản :
Nợ TK 112 : 144.702.492 Có TK 131 : 144.702.492
Giấy tờ liên quan Giấy báo Có số GBC097 (Ngân hàng VIB Việt Nam) ( Phụ lục 01)
Nghiệp vụ 3 : Ngày 22/12/2014 ,thu tiền bay răng cưa kích thước 10x10mm cho
công ty TNHH Việt Tiến số tiền 499.950 đồng.
Kế toán định khoản: Nợ TK 111 : 499.950 Có TK 131 : 499.950
Chứng từ kèm theo: phiếu thu PT 098(phụ lục 01)
Nghiệp vụ 4: Ngày 25 tháng 12 năm 2014, UBND Thọ Xuân ứng trước tiền
công trình xây dựng 25.000.000đồng cho công ty Nợ TK 131: 25.000.000
Đơn vị: Công ty CP TBGD & XD Tân Minh Châu
Địa chỉ: : 240 Lê Lai, TPTH.
Mẫu số: S03b – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG (Trích) Năm: 2014 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Stt dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2
Số trang trước chuyển sang 4.891.128.890 4.891.128.890
… … … … … … … … …
18/12
HĐ
0782145 18/12
công ty thực hiện thi công chống thấm đợt 1 theo cho công ty xây dựng Đông Nam Á thuế
GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán X 01 131 151.547.720
X 02 511 131.547.720
X 03 333 13.154.772
... .... ...
20/12 GBC097 20/12
khách hàng chuyển khoản thanh toán 85%
khối lượng công việc hoàn thành đợt 1 X 15 112 144.702.492
x 16 131
144.702.492