- Trước khi nhân viên lễ tân lập hoá đơn, tổng đài phải thông báo cho các quầy dịch vụ để xác minh đã tập hợp hết các phiếu ký của khách, đồng thời thông báo ngày giờ rời khách sạn của kháchđể các quầy dịch vụ này biết, tránh trường hợp sau khi khách trả phòng hoặc đã thanh toán, rời đi mới chuyển phiếu cho tổ lễ tân. (Đối với trường hợp khách trả phòng sớm hoặc trước thời gian dự định, tổ lễ tân cũng phải lưu ý nguyên tắc này.)
- Hợp đồng tổng hợp thanh toán phải ghi rõ thứ tự từng loại dịch vụ theo đúng qui định ở từng cột trong hợp đồng, và phần thuế VAT theo đúng qui định của tổng cục thuế ban hành (đã được tổ kế toán Trung tâm hướng dẫn cụ thể hoá)
- Đối với trường hợp khách yều cầu hợp đồng tài chính để thanh toán với cơ quan, lễ tân viên phải yều cầu khách ký và ghi rõ họ tên trong từng liên của hợp đồng (không ký qua giấy than, tránh sửa chữa hay tẩy xoá hợp đồng).
- Trường hợp viết nhầm các nội dung hợp đồng tài chính, cần phải huỷ hợp đồng, lễ tân viên phải tuân thủ các qui định của Trung tâm và lập biên bản huỷ hợp đồng theo qui định.
- Đối với khách đoàn do cơ quan thanh toán, trước khi khách rời khỏi Trung tâm, lễ tân viên phải yêu cầu trưởng đoàn ký nhận nợ vào hợp đồng.
- Đối với khách lẻ hoặc khách đoàn không có đăng ký thuê buồng trước do cá nhân hoặc người đại diện thanh toán hộ, trước khi khách rời Trung tâm mà chưa thanh toán phải có giấy cam kết của người được uỷ quyền thanh toán xác nhận sẽ thanh toán cụ thể những khoản mục nào trong các khoản mục mà người uỷ quyền tiêu dùng. Phải giữ giấy tờ, địa chỉ liên hệ của người uỷ quyền thanh toán đó.
- Ghi sổ theo dõi công nợ đối với những trường hợp khách nợ để các ca làm việc cùng theo dõi.
- Cuối cùng khi khách thanh toán với lễ tân viên, phải diễn giải cho khách mọi thắc mắc và nếu cần có thể đưa cả chứng từ gốc cho khách kiểm tra.
5. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh. doanh.
Nhiều vấn đề phát sinh khi hoạt động của các tổ chức không được điều phối thích hợp. Việc chuyên môn hoá và phân nhóm loại công việc giúp cho doanh nghiệp phát triển khi các nghiệp vụ được phân ra, thì việc điều phối hoạt động cho từng cá nhân và từng nhóm là quan trọng. Kinh nhgiệm cho thấy rằng các rắc rối trong điều phối hoạt động càng nhiều thì cơ cấu càng phát triển. Ví dụ như nhà hàng ghi sai phiếu “đặt hàng”, “đặt thức ăn”, bố trí khách vào phòng chưa được lau chùi sạch.
Trung tâm thực hành nghề khách sạn với mô hình tổ chức kinh doanh khép kín đã tạo được sự nhịp nhàng liên kết giữa các bộ phận. Những mắt xích liên kết này đã tạo ra một chu trình hoạt động mang tính liên tục và đạt hiệu quả cao.
Tại Trung tâm bộ phận đón tiếp là nơi tiếp xúc với khách hàng, cung cấp cho khách hàng những dịch vụ nên có thể nói đây là mắt xích Trung tâm liên quan và điều phối đến tất cả các bộ phận khác.
- Với bộ phận phục vụ phòng nghỉ: Thường xuyên phối hợp làm tốt công tác tiếp nhận khách và tiễn khách. Lễ tân viên kịp thời báo cho bộ phận phục vụ phòng nghỉ biết những yêu cầu ghi trong phiếu đặt phòng, hoặc những yêu cầu đặc biệt của khách để bộ phận phục vụ phòng chuẩn bị sẵn sàng phục vụ khách. Trường hợp có khách “VIP” thuê thì bộ phận đón tiếp đến trực tiếp kiểm tra chất lượng phòng đảm phòng không có sơ suất.
Lễ tân viên thường xuyên thông báo về tình hình thay đổi khách thuê phòng cho bộ phận phục vụ phòng đáp ứng kịp thời. Ngược lại trong quá trình phục vụ khách, nhân viên phục vụ phòng có thể tiếp thu những ý kiến khen chê của khách mà phản ánh lại với bộ phận đón tiếp.
- Với bộ phận phụ trách ăn uống: Khi có khách đến thuê phòng phải thông báo với bộ phận ăn uống về nội dung bữa ăn, số xuất ăn, thời gian ăn của khách.
Các phiếu ăn hoa quả tươi cho khách thuê phòng phục vụ khách “VIP” hàng ngày phải cung cấp đầy đủ kịp thời, theo số lượng chất lượng.
Nếu khách liên hệ trực tiếp với bộ phận ăn uống, thì bộ phận này phải thông báo cho bộ phận đón tiếp để ghi vào hoá đơn thanh toán.
- Với bộ phận bảo vệ: Hàng ngày lễ tân viên thông báo tình hình khách cho bảo vệ, để bộ phận bảo vệ làm tốt nhiệm vụ bảo vệ trong suốt thời gian khách ở khách sạn. Ngược lại có trường hợp về việc điều tra đối tượng bị try nã bộ phận
bảo vệ phải gửi thông báo ngay cho bộ phận đón tiếp danh sách và thẻ đăng ký cuả khách cũng chuyển qua bộ phận bảo vệ.
- Với bộ phận tài vụ: Bộ phận đón tiếp phải thông báo kịp thời mọi thay đổi về thu tiền, chuyển liên thứ ba và thẻ đăng ký của khách cho phòng tài vụ.
Thông báo các chi phí của khách vào sổ sách, điều chỉnh nợ của khách, thanh toán cho tài vụ.
- Với bộ phận quản trị: Thông báo kịp thời về trang thiết bị, máy móc bị hỏng cho bộ phận quản trị, để sửa chữa và bổ sung kịp thời. Bộ phận quản trị thông báo trở lại về việc mất điện, mất nước, và sửa chữa lớn cho bộ phận đón tiếp biết.
- Với bộ phận tổ chức nhân lực: Hàng tháng đúng ngày quy định bộ phận đón tiếp cũng như các bộ phận khác nộp báo cáo chấm công và ngày nghỉ của nhân viên, báo cáo tình hình vi phạm kỷ luật, nội dung, quy chế của nhân viên. Các bộ phận cùng phối hợp làm tốt công tác bồi dưỡng, đào tạo, tuyển chọn nhân viên.