- Hình thức tô chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở các chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kinh tế sẽ hình thành cho mình 1 hình thức sổ kế toán khác nhau.
Đặc trưng cơ bản để phân biệt và định nghĩa các hình thức sổ kế toán khác nhau là ở số lượng sổ cần dùng, ở loại sổ sử dụng, nguyên tắc kết cấu các chỉ tiêu dòng, cột của sổ cũng như trình tự hạch toán. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những hình thức sổ kế toán sau:
a) Hình thức nhật ký - sổ cái:
Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển gọi là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán duy nhất trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ - có cùng một vài trang sổ.
Căn cứ vào sổ là các chứng từ gốc hhoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc mỗi chứng từ ghi một dòng vào NK-SC.
b) Hình thức chứng từ ghi sổ:
Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất trong điều kiện thủ công/
Sổ sách trong hình thức này: - Sổ cái.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Bảng cân đối TK
- Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết.
c) Hình thức Nhật ký chứng từ:
Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá, cán bộ kế toán, tuy nhiên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của kế toán phải cao.
Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy. Sonh hình thức này gồm:
- Sổ nhật ký - Chứng từ. - Sổ cái - Bảng phân bổ - Bảng kê - Sổ chi tiết d) Hình thức nhật ký chung
Hình thức này là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển gọi là nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai TK có liên quan. Đối với các tài liệu chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ có thể mở các nhật ký phụ. Cuối tháng cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái.