01 96112 16/10 Công ty cáp Vina ĐS trả lại hàng 131 6.585
3.5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh
3.5.1. Phương pháp xác định
Tiêu thụ thành phẩm mang lại lợi nhuận chủ yếu cho Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú nên hạch toán kết quả tiêu thụ là một trong những công việc quan trọng hàng đầu tại Công ty, để từ đó kế toán xác định kết quả kinh doanh toàn doanh nghiệp và được thể hiện qua chỉ tiêu lãi- lỗ về doanh thu.
Tại Công ty, xác định kết quả kinh doanh được kế toán tiêu thụ và tổng hợp thực hiện vào cuối mỗi tháng theo công thức như sau:
Trong đó:
Lợi nhuận gộp về bán hàng = Doanh thu thuần về bán hàng – Giá vốn hàng bán
3.5.2. K ế toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm
• Kế toán chi phí bán hàng
- Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng. Tài khoản này cũng được mở chi tiết theo từng khoản mục chi phí.
Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. Chi phí bán hàng phát sinh trong giao dịch, quảng cáo, đóng gói, vận chuyển... Toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đến cuối kỳ sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú chi phí bán hàng bao gồm các loại chi phí sau:
+ Chi phí quảng cáo sản phẩm: gồm chi phí dụng cụ quảng cáo, tiền in ấn tờ quảng cáo, tiền thuê nhà hội trợ triển lãm, các khoản tiền trong quá trình triển lãm phát sinh. Chi phí quản lý doanh nghhiệp Chi phí bán hàng Chi phí hoạt động tài chính Lợi nhuận gộp từ sản xuất kinh doanh Lợi nhuận gộp về bán hàng Doanh thu hoạt động tài chính – – – + =
+ Chi phí vật liệu bao bì bán hàng: phản ánh giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho việc bán hàng như: ni lông bao gói sản phẩm, nhãn mác, lô gỗ dùng để đóng cáp, sơn...
+ Chi khuyến mại trong quá trình bán hàng, giới thiệu sản phẩm. + Chi phí đồ dùng dụng cụ: búa đóng bao bì, súng phun sơn...
+ Lương: Bao gồm chi phí nhân viên bán hàng, lương công nhân tổ bốc xếp, tiền ăn ca công nhân tổ bốc xếp, kinh phí công đoàn công nhân tổ bốc xếp.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: Trích khấu hao của các TSCĐ dùng cho bán hàng như: xe chuyên chở vận chuyển hàng đi bán, thuê kho tàng, bến bãi…
Tất cả các chi phí trên Công ty đều theo dõi chi tiết và ghi sổ đầy đủ theo từng ngày phát sinh chi phí, chi phí khuyến mại sản phẩm phát sinh cả trong tháng nhưng thường đến cuối tháng mới phát sinh nhiều. Riêng chi phí cho lương như chi cho nhân viên bán hàng, lương công nhân bốc xếp... thì đến cuối tháng mới tập hợp và ghi vào sổ chi tiết chi phí bán hàng (Biểu 13).
VD: Theo chứng từ số 10 phát sinh vào ngày 12 tháng 01 năm 2007 về việc chi tiền công tác phí cho anh Tuấn- phòng kinh doanh bằng tiền mặt số tiền là: 1.700.000 VNĐ. Kế toán định khoản, ghi phiếu chi và xác nhận khoản chi phí này vào sổ chi tiết bán hàng qua giao diện nhập liệu với định khoản như sau:
Nợ TK 641 : 1.700.000 Có TK 1111 : 1.700.000
- Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng
Để hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng, kế toán sử dụng các loại sổ sau: + Sổ Cái TK 641- Chi phí bán hàng
+ Bảng kê số 5- Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng (phần ghi Nợ TK641)
+ Bảng tổng hợp số phát sinh các TK.
Trong quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành, kế toán chi phí giá thành sẽ tiến hành tập hợp luôn chi phí bán hàng phát sinh trong tháng. Sau khi kế toán nhập các chứng từ liên quan như: Phiếu xuất vật tư, Phiếu xuất công cụ- dụng cụ, Phiếu chi, Giấy báo Có từ ngân hàng, Hoá đơn mua hàng, các chứng từ tiền lương và trích khấu
hao TSCĐ liên quan đến việc bán hàng, máy tự động xử lý số liệu và kết chuyển vào các sổ trên.
Công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng, sản xuất đến đâu tiêu thụ đến đó, sản lượng sản phẩm tiêu thụ lớn và ổn định, thành phẩm tồn cuối kỳ rất ít, vì vậy Công ty không phải tiến hành phân bổ, kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng sang theo dõi ở loại chi phí chờ kết chuyển cho thành phẩm còn lại cuối kỳ.
Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong tháng 10 năm 2007 là 209.637.135 cuối tháng kế toán ghi vào sổ Nhật ký- Chứng từ và sổ Cái TK 641. Sau đó, tiến hành bút toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Bút toán kết chuyển được thực hiện tương tự như bút toán kết chuyển doanh thu tiêu thụ trình bày ở mục 3.3.2.
Biểu 14: Công ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phú. Trích SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641
Tháng 10 năm 2007
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng
(Đơn vị: VNĐ) Ghi Có các TK ĐƯ Nợ với TK này Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng 111 75.785.300 112 46.950.672 153 13.347.898 152 7.975.632 214 13.184.640 334 45.643.780 338 6.749.213 Số PS Nợ 209.637.135 Số PS Có 209.637.135 Ngày 31 tháng 10 năm 2007
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp
Để theo dõi chi phí QLDN, kế toán Công ty sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng khoản mục chi phí.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác có liên quan đến hoạt động cả doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp cao hay thấp ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty phải giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp tới mức có thể được để góp phần tăng lãi.
Chi quản lý doanh nghiệp của Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú ban gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương.
- Chi phí vật liệu bao bì quản lý: Phản ánh trị giá thức tế của vật liệu dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp.
- Chi đồ dùng văn phòng: Bàn, ghế, tủ, quạt, điều hoà…
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao nhà làm việc, máy photo… - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước, điện thoại… - Thuế, phí và lệ phí phải nộp.
- Chi phí bằng tiền khác: chi tiếp khách, hội nghị, công tác phí, chi cài đặt phần mềm, chi mua văn phong phẩm, chi chuyển tiền phát nhanh tài liệu…
Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi phí giá thành sẽ định khoản ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ TK 642 và được theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 642. (Biểu 15)
VD: Theo chứng từ số 1030 phát sinh ngày 30/10/2007 về việc chi trả tiền lương cho cán bộ quản lý doanh nghiệp số tiền 52.450.000 VNĐ, kế toán định khoản, ghi phiếu chi và xác nhận khoản chi phí này vào sổ chi tiết CPQLDN:
Nợ TK 642 : 52.450.000 Có TK 3341 : 52.450.000
Để hạch toán tổng hợp CPQLDN, kế toán sử dụng các loại sổ sau: + Sổ Cái TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Bảng kê số 5 (Phần ghi Nợ TK 642)
+ Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản (Phần ghi Nợ TK 642- ghi Có các TK liên quan).
Kế toán chi phí QLDN cũng do kế toán chi phí giá thành thực hiện và được hạch toán tương tự như CPBH. Sau khi nhập các chứng từ như: Phiếu xuất vật tư, Phiếu xuất công cụ- dụng cụ, Phiếu chi, Hoá đơn GTGT … liên quan dến quản lý chung của
doanh nghiệp ở các phân hệ kế toán khác, máy sẽ tự động kết chuyển sang phân hệ kế
toán chi phí và tính giá thành và cho ra các sổ trên.
Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng 10 năm 2007 của Công ty là 213.370.110 VNĐ, kế toán ghi vào Nhật ký- Chứng từ và sổ Cái TK 642. Cuối tháng, kế toán tập hợp và ghi bút toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Bút toán này được thực hiện tương tự như bút toán kết chuyển doanh thu ở mục 3.3.2.
Biểu 16: Công ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phú. Trích SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642
Tháng 10 năm 2007
Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Ghi Có các TK ĐƯ Nợ với TK này TK 111 65.195.265 TK 112 50.000.000 TK 152 3.481.388 TK 153 5.550.100 TK 214 9.555.757 TK 3338 1.400.000 TK 334 57.951.700 TK 338 20.235.900 Số PS Nợ 213.370.110 Số PS Có 213.370.110 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
• Kế toán xác định kết quả kinh doanh
Hàng ngày khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh, kế toán căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và chứng từ nhập- xuất để vào sổ Nhật ký- Chứng từ thông qua giao diện nhập chứng từ. Cuối tháng sau khi đã hạch toán đầy đủ doanh thu bán hàng, doanh thu tài chính, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí tài chính, kế toán tiến hành kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Toàn bộ quy trình tính toán và kết chuyển kết quả kinh daonh vào các sổ sách liên quan đều được thực hiện trên máy sau khi kế toán thực hiện một số lệnh yêu cầu kết chuyển tự động. Để thực hiện việc kết chuyển tự động, ta phải khai báo TK “chuyển”, TK “nhận” cho từng nhóm bước toán một và khai báo vệc kết chuyển được thực hiện từ TK ghi Có sang TK ghi Nợ hoặc ngược lại. Sau đó vào Menu Tổng hợp/ Bút toán kết chuyển tự động, chọn các nút sau:
1. Kết chuyển từ TK 531 sang TK 511 (Nợ TK 511- Có TK 531) 2. Kết chuyển từ TK 511 sang TK 911 (Nợ TK 511- Có TK 911) 3. Kết chuyển từ TK 515 sang TK 911 (Nợ TK 515- Có TK 911) 4. Kết chuyển từ TK 632 sang TK 911 (Nợ TK 911- Có TK 632) 5. Kết chuyển từ TK 641 sang TK 911 (Nợ TK 911- Có TK 641) 6. Kết chuyển từ TK 642 sang TK 911 (Nợ TK 911- Có TK 642) 7. Kết chuyển từ TK 635 sang TK 911 (Nợ TK 911- Có TK 635)
Nhấn nút “Nhận” chương trình sẽ thực hiện các tính toán cần thiết và luân chuyển số liệu lên các loại sổ sau:
- Bảng cân đối số phát sinh các TK: Xác định kết quả kinh doanh cho toàn doanh nghiệp.
- Sổ Cái TK 911 (Biểu 17)
- Sổ chi tiết TK 911
Biểu 17: Công ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phú.