III. Mô hình hóa dữ liệu thực thể 1.Biểu đồ quan hệ thực thể ERD
3. Thiết kế giao diện
a) Các biểu mẫu điền dung cho nhập dữ liệu
• Biểu mẫu nhập thông tin khách hàng
- Tên biểu mẫu : Thông tin khách hàng
- Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống
sạn
• Mô tả cho biểu mẫu : Thông tin khách hàng
Người dung kích vào nút “Thêm mới” để nhập thông tin khách hàng. Khi nhập phải đầy đủ các ô Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Số CM/HC. Khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kích vào nút “ Lưu trữ”. Nút “ Sửa” được sử dụng khi sửa thông tin khách hàng do nhập sai hay khi thay đổi thồn tin khách hàng. Muốn tìm kiếm thông tin khách hàng thì người dùng chọn nút “ tìm kiếm” và biểu mẫu “tìm kiếm khách hàng được kích hoạt”. Khi khách hàng không còn sử dụng thuê phòng và dịch vụ của khách sạn thì thông tin của họ sẽ được xóa bỏ với thao tác “xóa”. Nút thoát được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin khách hàng.
- Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống
- Thời gian thực hiện :Khi có khách hàng đến yêu cầu sử dụng dịch vụ thuê phòng tại khách sạn.
- CSDL liên quan : bảng phong/qlks.mdb
•Mô tả cho biểu mẫu : Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập thông tin, và nhập đầy đủ vào các ô Mã hóa đơn, ngày lập, nhân viên lập, mã khách hàng, tên khách, số CM/HC, mã phòng, kiểu phòng, số ngày thuê, khi đó máy sẽ tự động điền vào các mục loại phòng, đơn giá, thành tiền. Sau khi nhập xong muốn sửa lại thì kích nút “sửa”,muốn xóa hóa đơn thì kích nút “xóa”, in ra thì kích nút “in ra”, muốn tìm kiếm khách đã thuê thì kích nút “tìm kiếm”, nút “đóng” được dùng khi muốn thoát khỏi lập hóa đơn phòng.
• Biểu mẫu hóa đơn dịch vụ
- Tên biểu mẫu : Hóa đơn dịch vụ
- Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống
- Thời gian thực hiện : Khi khách yêu cầu sử dụng dịch vụ trong khách sạn. - CSDL liên quan : bảng hóa đơn dịch vụ/qlks.mdb
dụng, ta nhập mã đơn vị dịch vụ, tên đơn vị dịch vụ, số lượng, máy sẽ tự động hoàn thành các mục số lượng, thành tiền, noài ra còn nhập nhân viên nhập và ngày lập tronmg hóa đơn dịch vụ. Nút “ sửa” được dùng khi có sự thay đổi về sử dụng dịch vụ của khách hàng, nút “ xóa” dùng để xóa hóa đơn dịch vụ khi khách hàng đã sử dụng xong và trả phí dịch vụ, nút “lưu” dùng để lưu trữ vào CSDL của hệ thống, nút “in ra” dùng để in kê khai các mục dịch vụ của khách hàng ra giấy, nút “tìm kiếm” khi muốn biết thông tin về hóa đơn dịch vụ. Nút “thoát” được dùng khi người dùng thoát khỏi chức năng cập nhật.
• Biểu mẫu danh sách phòng :
- Tên biểu mẫu : Danh sách phòng
- Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống. - Thời gian thực hiện : Khi có khách hàng đến yêu cầu đặt phòng. - CSDL liên quan : bảng phòng/qlks.mdb
• Mô tả biểu mẫu : Người dùng kích vào nút “ thêm” để biết thông tin phòng có con trông hay đã được đăng ký, nếu trống thì người dùng sẽ nhập mã phòng, loại phòng, rồi chọn kiểu phòng đơn/đôi, khi đó máy sẽ tự động đưa ra đơn giá cho phòng. Nút “ sửa” được dùng khi khách sạn thêm phòng mới.Kích vào nút “ lưu trữ” khi muốn lưu trữ thông tin về phòng. Nút “sửa” được dùng khi thông tin phòng thay đổi, nút “xóa” khi phòng không được sử dụng, nút “tìm kiếm “ được dùng để biết
• Biểu mẫu thông tin nhân viên
- Tên biểu mẫu : Thông tin nhân viên
- Người thực hiện : Cán bộ quản lí phụ trách nhân viên của khách sạn, người quản trị hệ thống.
- Thời gian thực hiện : khi có nhân viên mới được nhận vào công ty, hoạc thông tin nhân viên được thay đổi.
- CSDL liên quan : bảng nhanvien/qlks.mdb
• Mô tả biểu mẫu : Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập thông tin nhân viên. Khi nhập phải nhập đầy đủ vào các ô Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, SĐT, Ngày sinh. Sau khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kích vào nút “lưu”. Nút “sửa” được dùng khi sửa thông tin nhân viên do nhập sai hoặc khi có thay đổi. Muốn tìm kiếm thông tin nhân viên thì dùng chọn nút “ tìm kiếm” và biểu mẫu tìm kiếm thông tin nhân viên được kích hoạt. Khi nhân viên bị sa thải hay xin nghỉ làm thì thông tin của họ sẽ bị xóa bỏ với thao tác “xóa” . Nút “ thoát” được sử dụng khi hết nhiệm vụ cập nhật thông tin nhân viên.
- Tên biểu mẫu : Biên lai thanh toán
- Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống
- Thời gian thực hiện : Khi khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn. - CSDL liên quan : Bảng bienlai/qlks.mdb
• Mô tả biểu mẫu : Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập nội dung biên lai mới. Khi nhập phải nhập đầy đủ các ô Mã biên lai, tên dịch vụ, mã khách hàng, khi đó máy sẽ tự động đánh vào các ô Mã HDDV, Mã HĐ, Tiền dịch vụ, Tên khách hàng, Mã phòng, Tiền phòng, nhân viên lập, ngày lập và đưa ra kết quả tổng tiền sử dụng của khách hàng. Nút “sửa” được dùng khi biên lai có sự thay đổi, nút “xóa” được dùng khi biên lai hết hạn sử dụng, nút “ lưu” để lưu trữ vào CSDL trong hệ thống, nút “tìm kiếm” để tìm kiếm thông tin biên lai của khách hàng, nút “in” dùng để xuất dữ liệu ra giấy cho khách hàng, nút “ thoát” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin nhân viên.
- Tên biểu mẫu : Tìm kiếm thông tin nhân viên
- Người thực hiện : Cán bộ quản lí phụ trách nhân viên của khách sạn, người quản trị hệ thống.
- CSDL liên quan : bảng nhanvien/qlks.mdb
• Mô tả biểu mẫu : trong biểu mẫu tìm kiếm nhân viên, tại mã nhân viên người dùng nhập mà nhân và biểu mẫu cho ra kết quả tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại, giới tính và ngày sinh.
• Tìm kiếm thông tin hợp đồng
- Tên biểu mẫu : Tìm kiếm thông tin hợp đồng.
- Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống
- Thời gian thực hiện : Khi nhân viên hay người quản lí muốn tìm thông tin hợp đồng
- CSDL liên quan : bảng hopdong/qlks.md
• Biểu mẫu tìm kiếm biên lai
- Thời gian thực hiện : khi nhân viên lễ tân, hay quản lí hệ thống mốn tìm hiểu về thông tin biên lai
- CSDL liên quan : bảng bienlai/qlks.mdb
• Mô tả biểu mẫu : người dùng nhập mã biên lai vào ô và muốn tìm kiếm thì kích vào nút “tìm”, muốn in hóa đơn thì kích nút “in”, và nút “thoát” khi người dùng ngừng truy cập chức năng của hệ thống
• Biểu mẫu thông tin phòng
- Tên biểu mẫu : Tìm kiếm thông tin phòng
- Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, quản lí hệ thống - Thời gian thực hiện : khi khách đến yêu cầu đặt phòng - CSDL liên quan : bảng phong/qlks.mdb
• Mô tả biểu mẫu : khi người dùng muốn tìm kiếm thông tin phòng, thì sẽ nhập mã phòng, máy sẽ tự động kiểm tra tình trạng phòng còn trống hay đã được dăng ký đặt. nút tìm kiếm cho phép người dùng biết được thông tin về phòng, và nút “ thoát’ khi người dùng đã tìm hiểu xong thông tin phòng.
- Tên biểu mẫu : Báo cáo thu hàng tháng - Người thực hiện : nhân viên lễ tân.
- Thời gian thực hiện : Cuối tháng nhân viên tổng hợp tổng thu rồi báo cáo cho quản lí hệ thống
• Mô tả biểu mẫu : người dùng nhập tháng năm trên báo báo tổng thu và kích nút “Tìm’ máy sẽ tự động xuấ ra dữ liệu bao gồm Mã biên lai, ngày lập, người lập, số tiền. nút “in” để xuất dữ liệu ra giấy, và nút “Thoát” khi người dùng không tiếp tục sử dụng chức năng.
• Biểu mẫu báo cáo tổng chi hàng tháng.
-Tên biểu mẫu : báo cáo tổng chi hàng tháng
-Người thực hiện : nhân viên lễ tân, quản lí dịch cụ khách sạn
- Thời gian thực hiện : khi cuối tháng tổng hợp chi tiêu cho dịch vụ của khách sạn
• Mô tả biểu mẫu : người dùng nhập tháng năm trong bảng và xuất dữ liệu bằng nút “tìm”. Nút “in” khi muốn in dữ liệu ra giấy, và nút “Thoát” được dùng thoát khỏi chức năng của hệ thống
• Biểu mẫu báo cáo thu chi hàng tháng
- Tên biểu mẫu : báo cáo thu chi hàng tháng - Người dùng : quản lí khách sạn, hệ thống
- Thời gian : khi quản lí báo cáo cho giám đốc về thu chi trong tháng
• Mô tả biểu mẫu : Người dùng nhập tháng, năm trong biểu mẫu và kích nút “tìm kiếm”, máy sẽ tự động đánh váo các ô tổng chi, tổng thu, lợi nhuận(tổng thu-tổng chi), tiền thuế. Nút “in” được dùng khi quản lí in thành văn bản ra giấy, vầ nút “thoát” khi người dùng thoát khỏi chức năng hệ thống.
• Biên lai thanh toán
Sau khi khách hang sử dụng xong dịch vụ trong khách sạn và được thanh toán các dịch vụ, khách hang sẽ có 1 bản biên lai để thanh toán các dịch vụ trong khách sạn đã dung.