Cách 1:
- Vào menu Insert\Header\Default, xuất hiện khung ở đầu trang như sau:
- Nhập nội dung tiêu đề đầu trang vào khung này. Cách 2:
- Vào menu Format\Page, chọn thẻ Header, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
Hình 64: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Header
- Tích chọn ô Header on.
- Thiết lập các thông số về khoảng cách, lề, độ cao.
- Nhấn nút <<OK>>, xuất hiện khung ở đầu trang như cách 1. - Nhập nội dung tiêu đề đầu trang vào khung này.
2.2 Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer
Cách 1:
- Vào menu Insert\Footer\Default, xuất hiện khung ở cuối trang như sau:
- Nhập nội dung tiêu đề cuối trang vào khung này. Cách 2:
- Vào menu Format\Page, chọn thẻ Footer, xuất hiện hộp hội thoại như sau:
Hình 65: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Footer
- Tích chọn ô Footer on.
- Thiết lập các thông số về khoảng cách, lề, độ cao.
- Nhấn nút <<OK>>, xuất hiện khung ở cuối trang như cách 1. - Nhập nội dung tiêu đề cuối trang vào khung này.
2.3 Chèn thông tin vào tiêu đềđầu trang, cuối trang
- Chèn số trang: Vào menu Insert\Fields\Page Number.
- Chèn tổng số trang hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Page Count. - Chèn ngày hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Date.
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
3.Mục lục tựđộng 3.1 Tạo mục lục tựđộng
Đối với những tài liệu có nhiều trang thì việc tạo mục lục là hết sức cần thiết cho người đọc dễ dàng tra cứu. Writer cung cấp tiện ích Indexes and Tables giúp chúng ta tạo mục lục một cách nhanh chóng.
Các bước tạo mục lục tự động:
Bước 1: Tạo Style cho tất cả các tiêu đề (của chương, bài, mục) những phần nào cần hiển thị trên mục lục. Thông tin chi tiết tham khảo phần “Tạo Style mới” trang 40.
Bước 2: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn tạo mục lục tự động. Vào menu Insert\Indexes and Tables\ Indexes and Table, hộp hội thoại
Insert Index\Table xuất hiện như sau:
Hình 66: Hộp hội thoại Insert Index/Table
+ Nhập tiêu đề trong phần Title.
+ Chọn Table of Contents trong mục Type.
+ Để bố trí mục lục hoặc bổ sung thêm các Style khác trong mục lục, bạn chọn mục Additional Styles, rồi nhấn chọn , khi đó xuất hiện hộp hội thoại Assign Styles.
Hình 67: Hộp hội thoại Asign Styles
+ Chọn Style cần bố trí hoặc thêm vào mục lục.
+ Nhấn nút mũi tên quay phải để chuyển style đến vị trí cần định dạng trên mục lục.
+ Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc bố trí nội dung của mục lục. + Nhấn nút <<OK>> để thực hiện tạo mục lục tự động.
3.2 Xóa một mục lục
- Mở tài liệu muốn xóa mục lục.
- Nhấn chuột phải vào phần mục lục và chọn Delete Index/Table.
3.3 Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu
- Mở tài liệu muốn thay đổi nội dung tiêu đề tài liệu. - Sửa nội dung tiêu đề trong tài liệu.
- Đưa con trỏ chuột trở về phần mục lục, chọn một vài dòng. - Nhấn chuột phải và chọn Update Index/Table.
3.4 Chỉnh sửa mục lục
- Mở tài liệu muốn chỉnh sửa mục lục.
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
- Nhấn chuột phải và chọn Edit Index/Table.
- Trên hộp hội thoại Insert Index\Table chọn thẻ Entries.
Hình 68: Hộp hội thoại Insert Index/Table
- Thiết lập các thông số trong mục Structure.
- Tương tự thiết lập cho các thông số khác trong mục Styles, Columns
và Background nếu cần.
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc chỉnh sửa mục lục.
3.5 Tạo liên kết cho mục lục với nội dung trên văn bản
- Mở tài liệu muốn chỉnh sửa mục lục.
- Di chuyển con trỏ đến phần mục lục của văn bản, nhấn chuột phải và chọn Edit Index/Table.
- Chọn thẻ Entries.
- Chọn cấp độ đề mục trong mục Level.
- Trong mục Structure, nhấn chuột trong hộp hình chữ nhật ở trước nút <<E# >>sau đó nhấn chuột nút <<Hyperlink>>.
- Nhấn chuột vào hộp chữ nhật đằng sau nút <<E>> và sau đó nhấn chuột vào nút <<Hyperlink>>.
- Lặp lại các thao tác tương tự với các cấp tiêu đề khách nếu bạn muốn tạo đường siêu liên kết hoặc nhấn chuột vào nút <<All >>.
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tạo liên kết.
Hình 69: Hộp hội thoại Insert Index/Table – Thẻ Entries
4.In ấn
4.1 Xem văn bản trước khi in
- Vào menu File\Page Preview, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Page Preview trên thanh công cụ, khi đó văn bản chuyển sang chế độ xem trước khi in.
- Xem xong muốn trở về màn hình ban đầu nhấn vào biểu tượng Close Preview trên thanh công cụ.
4.2 In
In nhanh:
- Nhấn chuột vào biểu tượng Print File Directly trên thanh công cụ để in tất cả các trang hiện hành.
In trên một mặt giấy (In thông thường):
- Vào menu File\Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
Hình 70: Hộp hội thoại Print
- Thiết lập các thông tin chi tiết về máy in, vùng in và số bản in: + Name: Tên máy in.
+ Print range: Chọn vùng in.
o All: In tất cả các trang văn bản hiện hành.
o Pages: Nhập số trang muốn in, dùng dấu phẩy để in các trang rời rạc, dùng dấu gạch nối để in các trang liên tiếp. + Number of copies: Số bản in cần sao, lựa chọn số lần nhân bản
trang in bằng cách gõ số lần lặp vào.
- Nhấn nút <<Options>> để thiết lập các thông số cho việc in ấn. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện thao tác in.
In trên hai mặt giấy (In nâng cao):
Trong nhiều trường hợp bạn muốn tiết kiệm giấy hoặc để phục vụ cho mục đích sử dụng nào đó, bạn cần in tài liệu của mình trên cả 2 mặt giấy. Hiện nay có rất nhiều máy in hỗ trợ bạn thực hiện công việc này, tuy nhiên nếu máy in của bạn không hỗ trợ chức năng in 2 mặt thì bạn vẫn có thể thực hiện điều này dễ dàng trong Writer. Sau đây là hướng dẫn cách
- Trường hợp 1: Đối với máy in không hỗ trợ chức năng in 2 mặt + Bước 1: Đặt lệnh in toàn bộ trang chẵn của văn bản
o Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút <<Options>>, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 71: Hộp hội thoại Print Options
o Tích chọn ô Left pages, bỏ chọn tại ô Right pages.
o Nhấn nút <<OK>>.
o Tiếp tục nhấn nút <<OK>> trên hộp hội thoại Print.
+ Bước 2: Đặt giấy đã in trang chẵn trở lại khay giấy của máy in. Bạn cần lưu ý với các máy in khác nhau thì cách đặt giấy sẽ khác nhau, ví dụ: đặt mặt trắng lên trên hay xuống dưới, đầu trang giấy quay ra hay quay vào. Tốt nhất bạn nên in thử để kiểm tra.
+ Bước 3: Đặt lệnh in toàn bộ trang lẻ còn lại của văn bản.
o Thực hiện tương tự như bước 1 nhưng tích chọn ô Right pages thay cho Left pages.
- Trường hợp 2: Đối với máy in hỗ trợ chức năng in 2 mặt
Với máy in có hỗ trợ chức năng này thì việc in 2 mặt sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Cách thực hiện như sau:
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
+ Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút <<Properties>>, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 72: Hộp hội thoại Properties của máy in
+ Trên bảng thuộc tính của máy in hiện ra, chọn trang Finishing và tích chọn vào ô Print On Both Sides.
+ Nhấn nút <<OK>>.
+ Tiếp tục nhấn nút <<OK>> trên hộp hội thoại Print, máy in sẽ in một mặt rồi tự động đảo giấy để in mặt còn lại.
Với cách in này bạn có thể chọn in một số trang nhất định, in nhiều bản,… tương tự như cách in thông thường.
5.Bài tập
- Tạo một văn bản Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress gồm 50 trang, chia thành 3 chương lớn:
o Chương 1: Trình diễn đơn giản
o Chương 2: Xây dựng các Slides
o Chương 3: Sử dụng các Template và thiết lập Slide Master - Thiết lập khổ giấy in cho tài liệu nói trên với các thông số như sau:
o Cỡ giấy in: Chiều rộng - 18 cm; Chiều cao - 24cm.
o Lề - Đỉnh: 1.75 cm; Đáy: 1.75cm; Bên trong: 2.5 cm; Bên ngoài: 2cm; Hướng in: Theo chiều dọc.
- Tạo tiêu đề theo nội dung của từng chương. - Tạo mục lục tự động cho văn bản trên.
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
CHƯƠNG 06: TRỘN TÀI LIỆU
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
 Khái niệm về trộn tài liệu  Chuẩn bị dữ liệu
 Đăng ký nguồn dữ liệu  Tạo nội dung thư mời  In nội dung thư mời
 Lưu nội dung thư mời trên đĩa  In nhãn trộn thư
1.Khái niệm về trộn tài liệu
Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer là trộn tài liệu (Mail Merge). Điều này đã giúp ích cho các nhân viên văn phòng rất nhiều trong việc in danh sách của mình ra các phiếu nhỏ. Chúng ta hãy tìm hiểu tình huống sau:
Công ty Cổ phần MISA cần soạn thảo các giấy mời để gửi tới khách hàng của mình. Danh sách khách mời đã được liệt kê trên một bảng Excel hoặc Calc. Vậy phải làm như thế nào?
Tính năng Mail Merge của Writer sẽ giúp chúng ta đơn giản và rất nhanh chóng tạo ra được các giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết.
2.Chuẩn bị dữ liệu
Bảng này phải được soạn trên Microsoft Office Excel hoặc OpenOffice.org Calc.
3.Đăng ký nguồn dữ liệu
- Để đăng ký nguồn dữ liệu, vào menu File\Wizards\Address Data Source, xuất hiện hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard:
Hình 74: Hộp hội thoại Address Book Data source Wizard - Chọn kiểu danh sách địa chỉ khách mời
- Chọn Other external data source.
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
Hình 75: Hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard - Thiết lập thông tin địa chỉ khách mời
- Nhấn nút <<Settings>>, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 76: Hộp hội thoại Data Source Properties
- Trong hộp Database type chọn Spreadsheet. - Nhấn nút <<Next>>, xuất hiện màn hình sau:
Hình 77: Lựa chọn đường dẫn đến cơ sở dữ liệu
- Nhấn nút <<Browse>> để chọn tệp chứa danh sách khách mời. - Nhấn nút <<Test Conection>> để kiểm tra kết nối.
- Nhấn nút <<Finish>>, quay lại hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard.
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
- Nhấn nút <<Field Assignment>> nếu muốn chỉ định các trường sẽ được trộn trong thư mời.
- Nhấn nút <<Next>>, xuất hiện màn hình sau:
Hình 79: Đặt tên cơ sở dữ liệu
- Gõ tên danh sách địa chỉ vào hộp Address book name nếu muốn thay đổi.
- Nhấn nút <<Finish>> để kết thúc việc đăng ký nguồn dữ liệu.
4.Tạo nội dung thư mời
Ví dụ: Soạn một thư mời với nội dung như sau:
Kính gửi: Ông (Bà) Địa chỉ:
- Vào menu View\Data sources hoặc nhấn phím F4 để hiển thị danh sách nguồn dữ liệu đã đăng ký.
- Tìm đến danh sách nguồn dữ liệu muốn sử dụng như hình sau:
Hình 80: Cửa sổ nguồn cơ sở dữ liệu
- Tạo một thư mời với nội dung theo ý bạn.
Hình 81: Kéo thả các trường cần xuất hiện vào thư trộn
- Nhấn giữ chuột tại tiêu đề của cột Họ và tên, kéo thả xuống vị trí cần thể hiện trên thư trộn. Tiếp tục kéo những trường cần thể hiện trên thư cho đến hết.
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
5.In nội dung thư mời
Đến đây, bạn có thể in ra những bức thư mời với nội dung giống nhau nhưng khác tên người nhận và địa chỉ.
- Vào menu File\Print, hộp hội thoại sau xuất hiện:
Hình 82: Xác nhận có muốn in nội dung thư trộn hay không
- Nhấn nút <<Yes>>, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 83: Hộp hội thoại Mail Merge
- Trong khung Records, tích vào All để in tất cả các bản ghi, hoặc
Selected records để in các bản ghi đã chọn, chọn From để in các bản ghi liên tục trong khoảng do bạn nhập vào ô From và To.
6.Lưu nội dung thư mời lên đĩa
- Vào menu File\Save để lưu nội dung thư trộn lên đĩa.
7.In nhãn trộn thư
- Vào menu File\New\Labels.
- Chọn thẻ Options, tích chọn Synchronize contents.
Hình 84: Hộp hội thoại Labels – Thẻ Options
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
Hình 85: Hộp hội thoại Labels – Thẻ Labels
- Chọn kiểu nhãn trong mục Brand.
- Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của mục Database field. - Chọn trường đầu tiên muốn chèn vào nhãn.
- Nhấn chuột vào nút mũi tên để chuyển trường vừa chọn sang mục Label text.
- Thiết lập các thông số khác. - Nhấn nút <<New Document>>.
- Vào menu File\Print, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 87: Hộp hội thoại Mail Merge
- Bạn có thể chọn in tất cả các bản ghi hoặc từng bản ghi cụ thể. Để chọn các bản ghi không liên tiếp, giữ phím Ctrl và nhấn chuột để chọn từng bản ghi. Để chọn các bản ghi liên tiếp, chọn bản ghi đầu tiên rồi di chuyển đến bản ghi cuối cùng, giữ phím Shift và nhấn chuột vào bản ghi cuối cùng.
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc in nhãn.
8.Bài tập
- Tạo một danh sách khách hàng tiềm năng khu vực phía bắc gồm các trường: Họ và đệm, Tên, Chức vụ, Địa chỉ.
- Tạo mẫu thư chào hàng cho sản phẩm phần mềm AFF express.
- Thực hiện việc trộn thư để tạo thư, phong bì thư cho danh sách khách hàng tiềm năng nói trên.
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER VÀ WORD
Tài liệu này tổng hợp những khác biệt khi sử dụng OpenOffice.org Writer 3.0 và Microsoft Word (nhiều phiên bản).
Xem:
Word có các cách xem cơ bản sau (dựa trên từng phiên bản): - Normal: Là cách xem được đề xuất (bởi Microsoft) để thực
hiện hầu hết việc gõ và chỉnh sửa. Writer không có cách xem tương ứng.
- Web Layout: Về lý thuyết, cách xem này thể hiện tài liệu như khi xem trực tuyến. Cách xem tương ứng trong Writer là lựa chọn xem Web Layout.
- Print Layout: Cách này sẽ thể hiện tài liệu khi nó sẽ được in ra. Cách này tương ứng gần nhất với cách xem Print Layout trong Writer.
- Reading Layout: Cách này sẽ thể hiện tài liệu như trang sách. Writer không có cách xem tương ứng.
- Outline: Cách này cho phép bạn làm việc với cấu trúc đề mục. Writer có Navigator, sẽ được chi tiết ở phần sau. Thanh trạng thái:
Thanh trạng thái tương tự như trong Word trừ việc nó không thể hiện vị trí hiện thời của con trỏ trên trang (số dòng và số ký tự ngang).
Navigator:
Word không có khái niệm tương tự Navigator (Điều hướng). Để bắt đầu Navigator, nhấn phím F5 hoặc nhấn chuột vào biểu tượng
So sánh các phím tắt chính:
Chức năng Phím tắt trong Word Phím tắt trong Writer
Gạch dưới các từ không dấu cách
Ctrl+Shift+W Không có tương ứng
Thay đổi kích cỡ phông
Ctrl+Shift+P Không có tương ứng chuẩn Từđồng nghĩa Shift+F7 Ctrl+F7