Bảng tính thanh toán thế chấp đơn giản đợc sử dụng làm cơ sở đã đợc chỉnh sửa bằng cách nhập công thức =NA() trong ô B3 (Hàm NA() trả về giá trị sai #N/A). Nếu sau khi làm việc này, bạn chọn ô B5 và chọn
Tools\Auditing\Trace Error, Excel sẽ vẽ một mũi tên đỏ từ ô B3 đến ô B5 nêu
các giá trị sai này qua bảng tính.
Hình 5-7: Hiển thị thông báo lỗi khi nhập dữ liệu không hợp lệ
Bài 6: Phân tích hồi quy và dự báo I. Bảng dữ liệu (Data Tables)
1. Bảng dữ liệu là gì
- Bảng dữ liệu nờu ra cỏc thay đổi kết quả cụng thức khi bạn cung cấp giỏ trị nhập khỏc nhau. Tuy điều này cú vẻ đơn giản, nhưng cỏc bảng cơ sở dữ liệu thực hiện sự phõn tớch theo kiểu ''Nếu A thỡ B''. Vớ dụ, nếu bạn muốn dự đoỏn giỏ trị của tiền tiết kiệm hưu trớ dựa trờn cỏc đúng gúp 2000 đụ la hàng năm và tỷ suất 10% năm trong 10, 20, và 30 năm, bảng dữ liệu sẽ là phương tiện rất tốt để thực hiện sự phõn tớch đú (Trong vớ dụ này, cỏc giỏ trị nhập do bạn cung cấp. Mức chuẩn dự toỏn cho 10, 20, và 30 năm, cũn kết quả cụng thức là giỏ trị sẽ cú của tài khoản tiết kiệm hưu trớ). Nếu bạn muốn tớnh tổng lợi nhuận nhận được từ dịch vụ tư vấn trị giỏ 80 đụla/giờ, và 120 đụla/giờ, bảng dữ liệu vẫn là phương tiện dễ dàng nhất để thực hiện sự phõn tớch này. (Trong vớ dụ này, cỏc giỏ trị nhập là cỏc tỷ suất thanh toỏn theo giờ và kết quả cụng thức là lợi nhuận tổng hoặc thu nhập tổng)
- Cú hai loại bảng dữ liệu: bảng dữ liệu một biến (chỉ nhận một biến nhập nhưng cho phộp tớnh toỏn nhiều kết quả cụng thức) và bảng dữ liệu hai biến (nhận hai biến nhưng chỉ tớnh một kết quả cụng thức). Trờn đõy là thụng tin cơ bản về cỏc bảng dữ liệu. Cỏch tốt nhất để hiểu cụng dụng của chỳng là thực hành thiết lập cỏc bảng đú và quan sỏt cơ chế hoạt động của chỳng.
2. Bảng dữ liệu một biến
- Để vớ dụ nờu trờn trở nờn cụ thể hơn, chỳng ta giả thiết bạn cần dự toỏn giỏ trị của chương trỡnh tiết kiệm hưu trớ 2000 đụla/ năm dựa trờn lói suất 10% và 12% hàng năm. Trong trường hợp này, như được nờu trờn Hỡnh 6-1, bạn cần nhập cỏc giỏ trị vào khoảng B4:B7. Trong việc xõy dựng bảng dữ liệu một biến, trước hết bạn nhập cỏc giỏ trị cần cung cấp cho cụng thức vào khoảng cỏc ụ trong một cột. Các giá trị trong khoảngB4: B7 t ơng ứng các thời điểm t ơng lai bạn muốn dự toán giá trị
- Thủ thuật duy nhất trong xõy dựng bảng tớnh một biến là phải bảo đảm cú thờm một hàng trống phớa trờn hàng thứ nhất bạn được lưu cỏc giỏ trị nhập. Núi cỏch khỏc, trờn hỡnh 6-1 hàng 3 của cột B là trống khi bạn bắt đầu xõy dựng bảng dữ liệu của mỡnh
- Bước kế tiếp là bạn nhập cỏc cụng thức tớnh toỏn vào cỏc cột tiếp theo ngoại trừ bạn cần nhập cụng thức hoặc cỏc cụng thức vào hàng trống phớa trờn hàng cú giỏ trị nhập thứ nhất
- Vớ dụ, trờn hỡnh 6-1 cú hai cụng thức cột, một cho ụ C3 và một cho ụ D3. Đõy là cỏc cụng thức Excel sẽ tớnh toỏn nhiều lần trong ụ C3, = FV (0.1, B3, -2000), dự toỏn giỏ trị của tiết kiệm hưu trớ 2000 đụla/năm sử dụng lói suất 10%. Cụng thức trong ụ D3, = FV (0.1, B3, - 2000), dự toỏn giỏ trị đú với lói suất 12%
- Chỳ ý cả hai cụng thức đều tham chiếu ụ B3. Thực vậy, điều bảng dữ liệu thực hiện là sử dụng ụ này, được gọi là ụ nhập cột, để tạm thời lưu cỏc giỏ trị nhập từ khoảng B4:B7. Excel sẽ tớnh toỏn cụng thức sử dụng từng giỏ trị nhập. Sau đú, Excel lưu cỏc kết qủa cụng thức trong cựng cỏc hàng cú cỏc giỏ trị nhập tạo ra những kết quả đú
- Khi bạn đó nhập cỏc giỏ trị và cụng thức, bạn hóy thực hiện cỏc bước sau đõy để tạo ra bảng dữ liệu:
+ Chọn khoảng cú chứa cỏc giỏ trị nhập và cụng thức. Vớ dụ, trờn Hỡnh 6-1, khoảng này là B3:B7
+ Sau khi Excel hiển thị hộp thoại Table (xem hỡnh 6-2), bạn nhấp hộp văn bản Column Input Cell và nhấp ụ B3. Điều này bỏo cho Excel biết bảng một biến được tổ chức theo cột và cỏc cụng thức sử dụng ụ B3 làm ụ nhập
+ Nhấp OK
- Sau khi bạn nhấp OK, Excel đặt cụng thức dựa trờn hàm = TABLE () vào cỏc khoảng C4:C7 và D4:D7. Cụng thức này tớnh giỏ trị sự toỏn về tiết kiệm hưu trớ ở cỏc thời điểm khỏc nhau.
- Vớ dụ, trong ụ C5, kết quả cụng thức là 114550 đụla, cho biết bạn sẽ tớch lũy được nếu tiết kiệm 2000 đụla/ năm trong 20 năm với lói suất 10% hàng năm. Trong ụ D7, kết quả cụng thức là 1534183 đụla, bạn tớch lũy được, nếu tiết kiệm 2000 đụla/năm, trong 40 năm với lói suất 12%
- Cỏc bảng dữ liệu một biến dễ sử dụng vỡ hai lý do. Thứ nhất, bảng chỉ dựng một cụng thức = TABLE () để tớnh cỏc giỏ trị xuất. Vớ dụ, mỗi ụ trong khoảng C4:D7, đều cú cụng thức = {TABLE (,B3) }. Ích lợi của phương phỏp này rất rừ ràng: bạn dựng càng ớt cụng thức, cỏc sai số cụng thức trờn bảng tớnh càng thấp
- Thứ hai là bạn cú thể dễ dàng thay đổi cỏc kết quả của bảng đơn giản bằng cỏch cung cấp cỏc giỏ trị nhập mới. Bạn cú thể thực hiện điều này bằng
Các công thức trong ô C3 và D3 sử dụng ô B3 để tạm l u thời các giá trị nhập từ khoảng B4:B7
Hình 6-2: Hộp thoại Table hỏi ô tham chiếu các công thức và ô Excel tạm thời l u thông tin
Các công thức trong ô C3 và D3 sử dụng các lãi suất khác nhau. Khoảng B4: B7 có các
cỏch nhập cỏc giỏ trị mới vào khoảng giỏ trị nhập (chẳng hạn B4:B7) hoặc bằng cỏch chỉnh sửa cỏc cụng thức.
3. Tạo bảng dữ liệu 2 biến
- Bảng dữ liệu hai biến cho phộp xỏc định sự tỏc động đối với kết quả cụng thức khi thay đổi hai giỏ trị. Trong xõy đựng bảng hai biến, bạn nhập một tập hợp giỏ trị vào khong cỏc ụ trong một cột và tập hợp giỏ trị khỏc và khụng cỏc ụ trong một hàng. Tuy nhiờn, để cụ thể hơn, hóy giả thiết bạn muốn tiếp tục phõn tớch giỏ trị dự toỏn của tiết kiệm hưu trớ, nhưng lần này bạn sẽ thực hành với tỏc động của sự biến đổi nhưng đúng gúp hàng năm và lói suất hàng năm, nhưng vẫn giữ số năm khụng đổi. Trong trường hợp này, như trờn Hỡnh 6-3, bạn nhập cỏc giỏ trị đúng gúp thay đổi vào khoảng B3: B6, và nhập số phần trăm lói suất biến thiờn vào khoảng C2:E2.
- Bạn nhập cụng thức, bạn muốn bảng dữ liệu tớnh toỏn nhiều lần, và ụ ở giao điểm của hàng giỏ trị nhập và cột. Vớ dụ, trờn hỡnh 6-3, cụng thức được đưa vào ụ B2. Tuy nhiờn, phần thủ thuật nhập cụng thức này khụng phải là nhấp đỳng ụ. Thực tế, cụng thức cần tham chiếu hai ụ trống, lệnh Table của menu Data sẽ sử dụng làm cỏc vị trớ tạm thời lưu từng giỏ trị nhập do bạn cung cấp. Trờn Hỡnh 6-3, cụng thức = FV (Al,25, -Bi) tớnh toỏn kết quả được ghi trong ụ B2.
Cỏc ụ A1 và B1 là vị trớ lưu giữ tạm thời, cụng thức của bảng dữ liệu sẽ sử dụng trong tớnh toỏn
ễ B2 chứa cụng thức của bảng dữ liệu hai biến
Hỡnh 6-3: Bảng tớnh nờu ra cỏch tổ chức bảng dữ liệu hai biến
- Chỳ ý: Cả hai ụ A1 và B1 đều trống, đõy là cỏc vị trớ lưu tạm thời đó đề cập.
- Khi bạn nhập xong cỏc giỏ trị và cụng thức, bạn cú thể thiết lập bảng dữ liệu. Để thực hiện điều đú, bạn hóy tuõn theo cỏc bước sau:
+ Bạn chọn khoảng gộp cả hai tập hợp giỏ trị nhập và cụng thức, vớ dụ, trờn Hỡnh 6-3, bạn chọn khoảng B2:B6.
+ Chọn Data / Table
+ Khi Excel hiển thị hộp thoại Table, bạn nhấp ụ văn bản Row InputCell và nhấp ụ bạn muốn Excel sử dụng để lưu tạm thời cỏc giỏ trị nhập từ khoảng C2:E2. (Trờn Hỡnh 6-3, bạn cần nhấp ụ Al).
+ Nhấp ụ văn bản Column Input Cell, sau đú nhấp ụ bạn muốn Excel sử dụng để lưu tạm thời cỏc giỏ trị nhập từ khong B3:B6. (Trờn Hỡnh 6-3, bạn cần nhấp ụ B1)
+ Nhấp OK.
- Sau khi bạn nhấp OK Excel đặt cụng thức dựa trờn hàm =TABLE()vào
khoảng C3:E6. Cụng thức này tớnh giỏ trị dự toỏn tiết kiệm hưu trớ sau 25 năm dựa trờn cỏc lượng đúng gúp biến thiờn và cỏc lói suất hàng năm khỏc nhau. Vớ dụ, trong ụ C4, cụng thức tớnh được kết quả l09659 đụla bạn sẽ tớch lũy được nếu tiết kiệm 1500 đụla/năm với lói suất 8% /năm. Trong ụ D6, kết quả tớnh toỏn là 145868 đụ la bạn sẽ tớch lũy được nếu tiết liệm 2500 đụ la / năm với lói suất 10%.
- Thủ thuật duy nhất để sử dụng bảng dữ liệu hai biến là bạn cần bảo đảm, trong quỏ trỡnh cung cấp cỏc giỏ trị nhập cho cụng thức để hàm =TABLE ( ) sử dụng trong cỏc tớnh toỏn, khụng xỏo trộn cỏc giỏ trị nhập. Vớ dụ: Trờn Hỡnh 4,cụng thức thực sự tiến hành cỏc tớnh toỏn lặp là =FV(Ai, 25, -B l). Theo hàm = FV ( ), điều này cú nghĩa là ụ Ai được dựng để cung cấp phần trăm lói suất năm và ụ BI cung cấp lượng tiết kiệm hàng năm. Khi bạn chọn DATA/TABLE để hiển thị hộp thoại Table, bạn cần nhập SA$1 và ụ Row Input Cell và $B$l vào ụ Column Input Cell. Nếu bạn nhập nhầm lẫn giữa cỏc ụ Row Input Cell và Column Input Cell, cụng thức sẽ khụng thể đưa ra cỏc kết quả đỳng.
II. Kịch bản dự báo1. Kịch bản (scenario) là gì. 1. Kịch bản (scenario) là gì.
Như đó đề cập ở đầu chương, cỏc bảng dữ liệu Excel cho phộp bạn thử nghiệm hiệu ứng thay đổi một hoặc hai biến cựng một lỳc. Điều này khụng khú, nhưng trong thực tế nhiều khi bạn phải xột đến cỏc thay đổi đồng thời của nhiều biến. Thực tế lập mụ hỡnh này chớnh là nội dung của Scenario Manager. Sử dụng Scenario Manager, bạn cú thể thay đổi cựng một lỳc đến 32 biến. Bạn cũng cú thể lưu và dể dàng truy xuất) cỏc tập hợp giỏ trị nhập.
2. Tạo kịch bản
Mặc dầu Scenario Manager khụng khú sử dụng, nhưng bạn sẽ theo dừi nội dung được trỡnh bày ở đõy dễ dàng hơn bằng cỏch dựng vớ dụ cụ thể. Hóy giả thiết, bạn sẽ làm việc với bảng tớnh như được nờu trờn Hỡnh 6-4
Hỡnh 6-4: Bảng tớnh đơn giản được dựng để minh chứng năng lực của Scenario Manager.
Cỏc ụ này cú giỏ trị được đặt lờn
Khi bạn đó cú bảng tớnh để sử dụng trong bài phõn tớch “bài toỏn ngược”, bạn cú thể bắt đầu tạo ra cỏc kịch bản. Để thực hiện điều đú, bạn hóy tuõn theo cỏc bước sau:
- Chọn Tools/Scenario
- Khi Excel hiển thị hộp thoại Scenario Manager, bạn nhấn Add.
- Khi hiển thị hộp thoại Add Scenario, như trờn Hỡnh 6-5, bạn hóy đặt tờn hoặc trỡnh bày kịch bản đú sử dụng hộp thoại Scenario Name.
- Bạn hóy nhấp hộp Changing Cell, sau đú sử dụng mouse, bạn chọn
từng ụ hoặc từng khoảng bạn muốn Scenario manager đặt cỏc giỏ trị. Vớ dụ, trờn Hỡnh 6-5, bạn cần chọn khoảng B1:B3.
- Cần nhớ: bạn cú thể chọn nhiều khoảng hoặc nhiều ụ bằng cỏch nhấn giữ CTRL khi nhấp và rờ.
Ghi chỳ: Bạn cú thể bảo vệ cỏc kịch bản (tương tự như khi bạn bảo vệ cỏc ụ và cỏc bảng tớnh) để người khỏc khụng thể thay đổi hoặc chỉnh sửa kịch bản đú. Để bảo vệ hoặc che khuất kịch bản, trước hết bạn chọn cỏc ụ kiểm
Prevent Changes và Hide ở phớa dưới cỏc hộp thoại Add Scenario và Edit Scenario, sau đú bạn chọn Tools/Protaction/Protec Sheet.
- Sau khi bạn xỏc định cỏc ụ Scenario Manager cú thể thay đổi, bạn hóy nhấp OK.
- Khi Scenario Manager hiển thị hộp thoại Scenario Values (xem
Hỡnh 6-6), bạn cú thể cung cấp cỏc giỏ trị để Scenario Manager đặt và những ụ đú. Để nhập giỏ trị, bạn hóy nhấp hộp văn bản và nhập giỏ trị.
- Chỳ ý: Trờn Hỡnh 6-6, Scenari Manager sử dụng cỏc tờn ụ trước khi bổ sung kịch bản, Scenario Manager sẽ sử dụng cỏc địa chỉ ụ - làm cho việc duy trỡ cỏc giỏ trị nhập trở nờn khú khăn hơn.
- Bạn hóy nhấp OK. Excel bổ sung kịch bản của bạn vào danh sỏch
cỏc kịch bản và đưa bạn trở lại hộp thoại Scenario Manager (xem Hỡnh 6-7) lỳc này đó liệt kờ kịch bản của bạn).
Scenario manager và hoàn tất cỏc hộp thoại do Excel hiển thị. Hỡnh 6-7 nờu ra vài kịch bản được tạo ra bằng phương phỏp đú.
Hỡnh 6-6: Sử dụng hộp thoại Scenario Value để lưu cỏc giỏ trị nhập dựng cho kịch bản
Hỡnh 6-7: Hộp thoại Scenario Manager liệt kờ từng kịch bản do bạn tạo ra Từng kịch bản này về cơ bản là tập hợp cỏc giỏ trị nhập cho cỏc ụ B1, B2 và B3
3. Thay đổi giá trị các ô
70. Để thay đổi giá trị các ô ta chọn Scenarios trên menu Tools, chọn tình huống mà ta muốn thay đổi giá trị. (Hình 6-8)
71.Chọn Edit -> OK.
72.Sau đó nhập lại giá trị vào các ô muốn thay đổi: Hình 6-9
Chỳ ý: Khi Scenario Manager nhập cỏc giỏ trị vào cỏc ụ được chọn, sẽ thay nội dung hiện hành của cỏc ụ đú. Điều này cú nghĩa là cú thể vụ tỡnh làm mất dữ liệu, nếu bạn khụng cẩn thận. Vớ dụ, Scenario Manager cú thể thay cụng thức bằng một giỏ trị khụng đổi
4. Lập báo cáo tổng kết
73. Để chuẩn bị bản bỏo cỏo túm tắt tất cả cỏc kịch bản của
mỡnh, bạn hóy hiển thị hộp thoại Scenario Manager và nhấp nỳt Summary.
Hình 6-8: Thay đổi giá trị các ô
Scenario Summary hay bản Scenario PIVOTTABLE. (Xem Hỡnh 6-10). Bạn hóy nhấp nỳt tương ứng lựa chọn của bạn. Kế tiếp, bạn hóy nhấp hộp văn bản
Result Cells và chọn, bằng cỏch nhấp và rờ, cỏc ụ bạn muốn thấy trờn bỏo cỏo túm tắt. Khi hoàn tất, bạn hóy nhấp OK, Excel sẽ bổ sung một bảng mới cho bảng tớnh với bỏo cỏo bạn đó chọn. (Hỡnh 6-11)
5. Hiển thị báo cáo
74. Cỏc kịch bản được lưu với cỏc bảng tớnh, do đú được lưu với
số bảng tớnh Excel. Bạn cú thể truy xuất cỏc kịch bản của bạn hoặc của người khỏc đó tạo ra trong bảng tớnh hoặc sổ bảng tớnh khỏc, bằng cỏch mở sổ bảng tớnh và dựng nỳt Merge của Scenario Manager. Khi bạn nhấp nỳt này, Excel hiển thị hộp thoại hỏi tờn sổ bảng tớnh và tờn bảng tớnh từ đú bạn muốn xem và cú thể truy xuất cỏc kịch bản, như trong minh họa dưới đõy:
38
Mỗi cột túm tắt một kịch bản
Hỡnh 6-11: Thờm một trang bảng tớnh vào sổ bảng tớnh cho bỏo cỏo túm tắt
Hỡnh 6-10: Hộp thoại Scenario Summary hỏi bạn cú muốn chuẩn bị bản bỏo cỏo túm tắt cỏc kịch bản của bạn khụng
Bạn sử dụng hộp danh sỏch Book để chọn số bảng tớnh với cỏc kịch bản bạn muốn và sử dụng hộp danh sỏch Sheet để chọn kịch bản. Sau khi cung cấp thụng tin này, bạn hóy nhấp OK.
Điều này là rừ ràng, nhưng để thực sự sử dụng kịch bản bạn lấy từ bảng tớnh khỏc, việc đưa cỏc giỏ trị nhập của kịch bản đú vào cỏc ụ đó chọn phải cú ý nghĩa. Điều này cú nghĩa là, mỗi bảng tớnh và mỗi sổ bảng tớnh phải cú hỡnh thức và làm việc theo cựng cỏch thức. Nếu bạn đó dựng cỏc tờn ụ để tham chiếu cỏc ụ, cỏc kịch bản đú cũng phải dựng cựng cỏc tờn ụ và tham chiếu cựng cỏc địa