Ban có bộ máy hiện tại hoạt động khá tốt với 1 giám đốc ban, 2 phó giám đốc và đội ngũ hơn 20 cán bộ viên chức. Các phòng thể hiện được tốt vai trò của mình tuy nhiên ban có phòng quản lý đầu tư vừa mới được thành lập đầu năm 2011 nên chưa đóng góp được gì nhiều cho ban. Vì vậy ban cần:
- Xây dựng Ban là một thể thống nhất, lãnh đạo Ban phải đoàn kết, nhất trí một quan điểm tránh tình trạng ý kiến trái ngược nhau, dễ dẫn đến tình trạng nhân viên không biết theo ý kiến ai, làm cho dự án chậm tiến độ.
- Giữa các phòng phải có sự hỗ trợ giúp đỡ nhau hoàn thành công việc tránh hiện tượng đùn đẩy việc ai nấy làm.
- Xây dựng tác phong làm việc công nghiệp cho tất cả các phòng Ban.
- Nước ta đang trong thời kỳ phát triển mạnh, đồng thời giai đoạn hiện nay là giai đoạn nền kinh tế hội nhập quốc tế. Thành phố lại là thành phố mới được thành lập cũng không nằm ngoài xu thế đó. Nền kinh tế phát triển nhanh đòi hỏi cơ sở vật chất lớn, cơ chế xử lý nhanh chóng thuận lợi, điều kiện hạ tầng đầy đủ. Tuy nhiên cán bộ nhân viên trong phòng còn ít, đặc biệt là khi ban có thêm phòng quản lý đầu tư thì cán bộ nhân viên lại càng thiếu. Nên trong thời gian tới ban cần tuyển thêm các cán bộ nhân viên có đủ năng lực.
2.2.2. Đầu tư phát triển nguồn nhân lực
Để quản lý hiệu quả việc đầu tư phát triển nguồn nhân lực là rất quan trọng, năng lực quản lý của các cán bộ ở Ban cần phải được bồi dưỡng và nâng cao.
- Bồi dưỡng thêm kiến thức về quản lý dự án cho các cán bộ ở Ban.
Ban cần cử cán bộ đi bồi dưỡng thêm kiến thức về thuỷ lợi và quản lý dự án để có thể đảm đương được các công việc mới như: lập hồ sơ mời thầu, chấm thầu,
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Đầu tư
thẩm tra dự án trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt… Để làm được điều đó Ban cần:
+ Tổ chức đào tạo ngoài giờ làm việc.
+ Tổ chức các buổi sinh hoạt nói chuyện với các chuyên gia về kinh nghiệm quản lý dự án.
+ Cử các cán bộ đi học những khoá đào tạo chuyên sâu ngắn hạn và dài hạn về quản lý dự án, về đấu thầu.
+ Tạo điều kiện, khuyến khích các cán bộ công nhân viên đi học nâng cao thêm trình độ, và kiến thức quản lý.
- Các chính sách đãi ngộ, cơ chế lương thưởng cần nâng cao nhằm đảm bảo mọi hoạt động của đơn vị được diễn ra trơn tru đặc biệt là trong thời gian tới.
Nếu làm được những điều này thì Ban sẽ giải quyết tức thời các tồn tại như: cán bộ chấm thầu kém, cán bộ giám sát không có chuyên môn và năng lực, đồng thời bổ sung thêm được cán bộ có kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án. Vì không thể ngay một lúc có thể tuyển được người mới có kinh nghiệm thực tế dù rằng họ có chuyên môn. Giải pháp này chi phí không cao nhưng lại đem lại hiệu quả cao, không làm xáo trộn nhân sự cũng như công việc của Ban.
- Đội ngũ nhân viên mới được tuyển phải có trình độ phù hợp, đáp ứng được tính chất công việc. Công tác tuyển chọn đầu vào phải được tiến hành một cách tỉ mỉ thông qua hồ sơ và các vòng thi tuyển để lựa chọn được những công nhân viên có năng lực.
2.2.3. Áp dụng Khoa học kỹ thuật vào quản lý dự án
- Nâng cao chất lượng trang thiết bị cho các thành viên của Ban, mỗi cá nhân nên có một máy tính riêng và có email để tiện trao đổi công việc bất cứ nơi đâu.
- Sử dụng phần mềm microsoft profject vào trong việc lập các sơ đồ quản lý. Đây là phần mềm rất hay giúp cho việc quản lý tiến độ các công việc một cách nhanh nhất và hiệu quả, tiết kiệm được nhân sự và thời gian làm việc, giúp cho việc quản lý hiệu quả hơn. Nhưng biện pháp này đòi hỏi phải có cán bộ kỹ thuật giỏi, am hiểu phần mềm này.
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Đầu tư
- Trong thời đại internet ngày nay ban cần lập một website riêng cho ban để tiện cho công tác thông báo mời thầu,thông báo tới các nhà thầu...
2.2.4.Đa dạng hoá công cụ quản lý
2.2.4.1. Công cụ quản lý tiến độ
Trong quản lý tiến độ nếu sử dụng nhiều công cụ sẽ giúp cho việc quản lý tiến độ dự án được hiệu quả, đạt được tiến độ như dự kiến ban đầu. Các công cụ đó là:
- Kế hoạch tiến độ: Càng lập chi tiết thì việc quản lý tiến độ thực hiện dự án càng thuận lợi;
- Nhật ký thi công:
+ Danh sách cán bộ kỹ thuật của nhà thầu thi công xây dựng công trình; + Diễn biến tình hình thi công từng ngày, từng loại công việc, chi tiết toàn bộ quá trình thực hiện;
+ Mô tả vắn tắt phương pháp thi công;
+ Tình hình thực tế của nguyên vật liệu sử dụng;
+ Những sai lệch với bản vẽ thi công, ghi lại nguyên nhân, biện pháp; + Nội dung bàn giao của ca trước so với ca sau
+ Nhận xét của bộ phận quản lý chất lượng tại hiện trường về chất lượng thi công xây dựng công trình
- Sử dụng các báo cáo phạm vi dự án và sơ đồ phân tách cơ cấu công việc - Sử dụng biểu đồ Gantt, biểu đồ mạng, sơ đồ Pert để xác định thời gian dự trữ tự do và toàn phần cho các công việc. Khoảng thời gian này có tác dụng đề phòng khi có sự cố bất ngờ: mưa, bão, lũ lụt...làm chậm tiến độ thi công của dự án.
2.2.4.2. Công cụ quản lý chất lượng
- Lưu đồ Flowchart hay biểu đồ qúa trình: Lưu đồ cho phép nhận biết công việc nào thừa có thể loại bỏ, công việc nào cần sửa đổi, cải tiến hoàn thiện, là cơ sở xác định, vai trò của mỗi thành viên tham gia trong quá trình quản lý chất lượng.
- Biểu đồ xương cá : Liệt kê những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng, xác định những nguyên nhân nào cần được xử lý trước.
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Đầu tư
- Biểu đồ kiểm soát thực hiện: Là phương pháp đồ họa theo thời gian về kết quả của một quá trình thực hiện công việc, là sự kết hợp giữa đồ thị và các đường giới hạn kiểm soát để xác định xem một quá trình có nằm trong tầm kiểm soát hay không trên cơ sở đó xác định các biện pháp điều chỉnh, giúp giám sát các biến động về chi phí và tiến độ thời gian. Có 2 loại: biểu đồ kiểm soát định tính và kiểm soát định lượng.
- Biểu đồ phân bố mật độ: Là một công cụ để tổng hợp, phân tích và thể hiện số liệu thống kê. Là một phương pháp phân loại, biểu diễn các số liệu theo nhóm.
2.2.5. Quản lý các nhà thầu tư vấn, nhà cung cấp và nhà thầu xây dựng/ lắp đặt
Để đảm bảo rằng các nhà thầu tư vấn dự án, nhà cung cấp và nhà thầu xây dựng/ lắp đặt thực hiện đúng với cam kết trong hợp đồng. Do đó Ban cần có kế hoạch giám sát các hoạt động của những đối tượng đó theo một số cách sau:
* Các thủ tục quản lý hoạt động của nhà tư vấn
- Đánh giá chất lượng thực hiện về mặt kỹ thuật ở các thời điểm khác nhau trong giai đoạn nhà tư vấn cung cấp dịch vụ
- Kiểm tra các báo cáo tiến độ định kỳ bắt buộc của nhà thầu tư vấn, buộc các nhà thầu phải tham gia các cuộc họp định kỳ hàng tuần của Ban để báo cáo
- Đánh giá sự trao đổi của nhà thầu tư vấn với cán bộ dự án tại các cuộc họp thường kỳ
- Giám sát chặt chẽ sự thực hiện các điều khỏan hợp đồng của nhà tư vấn, và đánh giá lần cuối trước khi chấp nhận công việc đã thực hiện
* Các thủ tục quản lý hoạt động của nhà cung cấp
- Giám sát việc thực hiện các yêu cầu trong hợp đồng về trình bản vẽ thiết kế và chứng nhận chất lượng nguyên vật liệu của nhà cung cấp.
- Xem xét lại các báo cáo tiến độ định kỳ về chế tạo và giao hàng - Kiểm định hàng hóa giao tại công trường
* Các thủ tục quản lý hoạt động của nhà thầu xây dựng/lắp đặt
- Kiểm định thường xuyên công việc của nhà thầu để đánh giá sự tuân thủ các quy cách quy cách kỹ thuật và tiêu chuẩn xây dựng
- Xem xét lại các báo cáo tiến độ định kỳ bắt buộc
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Đầu tư
- Yêu cầu nhà thầu đến dự án các cuộc họp dự án định kỳ với Ban - Giám sát chặt chẽ sự tuân thủ các điều khỏan hợp đồng của nhà thầu - Kiểm tra lần cuối công việc mà nhà thầu đã hoàn thành trước khi chấp nhận
* Công cụ quản lý chi phí
Công cụ cho mục tiêu này chính là việc giám sát chặt chẽ chi tiêu của dự án và so sánh chi tiêu với dự trù chi phí cho ngân sách dự án. Các giải pháp kiểm soát chi phí:
- Kiểm soát giải ngân cho các nhà thầu tư vấn, nhà thầu xây lắp. - Kiểm soát các yêu cầu thay đổi nội dung dự án.
- Kiểm soát chi phí hành chính như đi lại, sử dụng xe cộ…
- Kiểm soát chi tiêu nhân sự như kiểm soát công việc của nhân viên và dịch vụ ngoài giờ.
- Hàng tháng cần lập dự toán chi phí, cần tổ chức các cuộc họp định kỳ để kiểm soát chi phí và giao nhiệm vụ kiểm soát chi phí cho cán bộ chuyên môn.
- Cần nắm rõ các hình thức thanh toán hợp đồng, lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp để đưa vào hợp đồng, đảm bảo lập dự trù chính xác.
2.2.6. Một số giải pháp cụ thể đối với từng giai đoạn
* Tạo môi tường cạnh tranh lành mạnh cho đấu thầu
- Trình tự đấu thầu nghiêm ngặt. Đấu thầu phải được tiến hành theo một trình tự quy định( trừ trường hợp chỉ định thầu).
- Hình thức tổ chức mời thầu phải công khai.Trong quá trình mời thầu, do nhiều đối tượng cùng tham gia đấu thầu trong cùng một thời gian, thông qua cạnh tranh, chấm thầu của ban mà trúng thầu. Việc tôn trọng nghiêm túc trình tự hoạt động mời thầu và đấu thầu sẽ nâng cao được tính công bằng và công khai.
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, cung cấp các thông tin đầy đủ nhất về các gói thầu. Với các gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu hoặc đấu thầu hạn chế thì ban cần cung cấp đầy đủ chi tiết thông tin về gói thầu cho các nhà thầu. Với các gói thầu áp dụng hình thức đấu thầu cạnh tranh rộng rãi ban cần đăng thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng như truyền hình thành phố, tỉnh, trên website của thành phố,...
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Đầu tư
- Tăng cường công bố thông tin mời thầu, công bố quy phạm thông tin mời thầu, chỉ khi có nhiều đối tượng tham gia cạnh tranh trong hoạt động mời thầu thì hoạt động này mới có thể thực hiện được công bằng. Trước khi triển khai hoạt động mời thầu, trong khoảng thời gian nhất định, phải thông qua các môi giới trung gian có thế mạnh khác nhau để phát thông tin mời thầu trong nhiều lần và thông tin đến được các nhà thầu cạnh tranh.
- Chọn hình thức lựa chọn nhà thầu chĩnh xác giúp ban tiết kiệm thời gian và chi phí cho công tác đấu thầu. Tùy vào đặc điểm của từng gói thầu mà ban áp dụng hình thức đấu thầu cho hượp lý.
- Xác định rõ trách nhiệm pháp luật của nhà thầu khi trúng thầu. Khi trúng thầu ban sẽ ký một hợp đồng kinh tế với chủ doanh nghiệp và được hưởng những lợi ích tương ứng đồng thời cũng phải đảm nhận trách nhiệm pháp luật tương ứng. Trong quá trình thực hiện gói thầu có rất nhiều vấn đề phát sinh liên quan đến lợi ích cả hai bên.Vì vậy cần xác định rõ hơn nữa trách nhiệm của nhà thầu trúng thầu đảm bảo đúng pháp luật quy định không để tình trạng tranh cãi về sau.
* Cần làm tốt công tác lập dự toán công trình
- Để xác định được giá công trình bảo đảm dự toán đúng với chế độ, tiêu chuẩn và định mức của nhà nước, loại trừ các khoản tính trùng, tính lặp hoặc không sát với giá cả thị trường, tránh để tình trạng chênh lệch giữa giá gói thầu và giá dự thầu quá lớn.
- Để khắc phục tình trạng giá quá thấp làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình và sự phát triển vững chắc, lâu dài của nhà thầu ban có thể xác định giá xét thầu là người chào giá trần gần nhất so với trung bình của tất cả các HSDT mà ban nhận được. Nếu làm được theo cách này vừa đảm bảo được bí mật của giá xét thầu vừa loại bỏ được việc phải lựa chọn những nhà thầu bỏ giá qua thấp làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình.
* Ban cần có mối quan hệ chặt chẽ với nhân dân, chính quyền các phường xã trong công tác GPMB
- Ban cần phối hợp chủ động, chặt chẽ với chính quyền và các đoàn thể ở phường xã để tổ chức tuyên truyền về chính sách đền bù hỗ trợ GPMB với đối tượng phải di dời. Thực tế ở nhiều nơi cho thấy khi tiến hành đền bù GPMB người
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Đầu tư
dân không chịu hợp tác nhưng khi có sự phối hợp với địa phương đã phát hiện những vướng mắc từ đó có thể đưa ra những biện pháp đền bù hượp lý.
- Ở các phường xã luôn có những đối tượng quá khích do cảm thấy chưa được thỏa mãn với chính sách chế độ bồi thường dẫn đến thái độ kích động lôi kéo gây hoang mang cho người khác.Khi xuất hiện những tin đồn xấu này làm cho việc đền bù GPMB không được như kế hoạch gây chậm tiến độ thi công cho công trình.Vì vậy ban cần có những phát hiện kịp thời và có kiến nghị với UBND thành phố(nếu thấy cần thiết), cơ quan công an, chính quyền địa phương phối hợp để ngăn chặn kịp thời các đối tượng này.
- UBND thành phố cần có chính sách bồi thường hợp lý. Khi có các văn bản đền bù mới của UBND tỉnh, thành phố cần áp dụng ngay khung giá đền bù mới tránh thiệt hại cho người dân.
* Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Sau khi chính thức lên thành phố Uông Bí ban đã được UBND thành phố cho phép thành lập phòng quản lý đầu tư nhằm giúp ban thực hiện các công việc trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư và một số công tác khác. Vì phòng mới thành lập công tác nhân sự chưa thực sự đáp ứng đúng yêu cầu đề ra vì vậy ban cần đề nghị với UBND thành phố tuyển thêm các nhân viên đủ năng lực để phát triển phòng. Trong thời gian qua do mới thành lập phòng chưa thể hiện được nhiều vai trò của mình nên trong thời gian tới ban cần trợ giúp đắc lực cho ban trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư.
* Trong giai đoạn thực hiện đầu tư
- Ban cần cử cán bộ xuống công trường thi công để kiểm tra chất lượng xây dựng như: kiểm tra về chất lượng vật liệu(sắt, thép, xi măng,...) có sử dụng đúng trong hợp đồng đã ký không xây dựng có đúng như trong thiết kế ban đầu hay không...Công việc này phải được làm thường xuyên liên tục và cán bộ giám sát phải có năng lực,kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng để có thể phát hiện ra các sai