Tất cả các loại giấy tờ trong một bộ hồ sơ cho vay đều đợc kế toán cho vay lu cùng các giấy tờ vay vốn ( nh :phiếu thẩm định,tái thẩm định ; phiếu kiểm tra sử dụng vốn vay .) của khách hàng ,thành bộ hồ sơ lu trữ , bảo quản nh một tài sản đặc biệt. Các loại phiếu ,biên bản,thông báo nợ đến hạn ,nợ quá hạn ...đều phải lập
hai liên có nội dung văn bản nh nhau ; Ngân hàng sẽ giữ một bản và khách hàng giữ một bản .Sau đó kế toán viên sẽ lập thành một bộ hồ sơ lu giữ có danh mục theo dõi đối với mỗi khách hàng vay vốn và đợc lu giữ lâu dài tại phòng kế toán ,đảm bảo an toàn , tuyệt đối, có phiếu Xuất-Nhập và mở sổ theo dõi kịp thời , chính xác và khách quan.
Cán bộ quản lý khế ớc phải luôn theo dõi , kiểm tra để thu hồi vốn đúng hạn cả gốc và lãi .Hàng tháng phải chấm khớp đúng với sao kê khế ớc do máy vi tính in ra .
Các khoản vay khi phát sinh ra đợc bộ phận Tín dụng chuyển hồ sơ sang thì cán bộ kế toán giữ tài khoản cho vay phải kiểm tra nội dung khế ớc hoặc hợp đồng Tín dụng ,nội dung các giấy tờ khác có liên quan nh : đơn xin vay , các giấy tờ về tài sản thế chấp (nếu có)...Kiểm tra kỹ chữ ký của cán bộ Tín dụng, của Giám đốc có đúng mẫu không . Ngoài ra kế toán viên phải kiểm tra số d nợ cũ trong hạn hoắc quá hạn (nếu có )để số tiền vay không vợt quá hạn mức Tín dụng nếu khách hàng vay theo hạn mức . Kiểm tra xem khách hàng còn d nợ cũ hay không đối với trờng hợp khách hàng vay theo món .
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ ,hợp pháp của các loại giấy tờ xong nếu thấy đúng đủ điều kiện thì kế toán viên làm nhiệm vụ là vào máy để đăng ký khế ớc, nếu khách hàng cha mở tài khoản tiền vay tai NH thì kế toán trởng hay ngời đợc uỷ quyền sẽ làm thủ tục mở tài khoản tiền vay cho khách hàng và đăng ký số tài khoản tiền vay của khách hàng vaò máy tính . Kế toán viên lập phiếu chi hoặc phiếu chuyển khoản theo yêu cần của khách hàng rồi trình kế toán trởng , Giám đốc ký sau đó chuyển toàn bộ giấy tờ cho kiểm soát trớc quỹ để kiểm soát vào sổ và đa sang thủ quỹ để phát tiền vay cho khách hàng .
Sau khi giải ngân xong kế toán viên có trách nhiệm lu giữ và theo dõi hồ sơ của khách hàng một cách khoa học kịp thời để theo dõi tình hình trả nợ , trả lãi một cách thuận tiên ,nhanh chóng, chính xác ,đúng hạn và đầy đủ .
Qua thực tế nghiên cứu ta thấy vấn đề bảo quản hồ sơ cho vay của khách hàng tại Chi nhánh NHNo&PTNT Tỉnh Lào Cai đều đợc kế toán cho vay lu giữ cùng với các giấy tờ vay vốn rất cẩn thận ,gọn gàng khi cần xem lại các hồ sơ cũ
có thể lấy ra ngay không phải mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm cũng nh mỗi bộ hồ sơ đều vẫn còn nh mới ,không bị nhàu nát ...