Đối tượng đánh giá:
Đối tượng đánh giá của hệ thống ĐGTHCV là toàn bộ cán bộ công chức làm việc tại Cục Tần số vô tuyến điện (332 người tính đến 31/12/2013) với những đặc thù công việc riêng. Nhưng đề tài nghiên cứu chỉ là toàn bộ cán bộ công chức làm việc tại các đơn vị tham mưu của Cục (95 người) và cụ thể là đánh giá thực hiện công việc tại phòng Tổ chức cán bộ. Vì vậy việc ĐGTHCV tại Cục được chia làm 2 đối tượng đánh giá chính là cấp quản lý (trưởng phòng, phó phòng) và nhân viên.
Tại phòng Tổ chức cán bộ tại Cục đang thực hiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc được thực hiện theo hai cấp là đánh giá phòng và đánh giá cá nhân,
việc đánh giá được tiến hành theo hai phần là đánh giá việc thực thi công việc và đánh giá năng lực.
Thực trạng tiêu thức đánh giá thực hiện công việc tại các đơn vị tham mưu của Cục Tần số vô tuyến điện:
Đối với đánh giá thực thi công việc :
Kết quả đánh giá hàng tháng dựa trên các tiêu chí sau:
• An toàn lao động, vệ sinh lao động.
• Kết quả thực hiện công việc đã đề ra: được chỉ rõ trong phần kết quả công việc phải đạt ghi trong bản mô tả công việc và một số công việc đột xuất do lãnh đạo giao cho được ghi trong phiếu giao nhiệm vụ hàng tháng thông qua các tiêu chí như số lượng công việc mà công chức thực hiện (số lượng văn bản, hồ sơ phải xử lý, số lượng báo cáo phải viết,...), số lượng các công việc hoàn thành có chất lượng, không bị mắc sai sót hoặc ngược lại số các công việc chưa hoàn thành, mắc sai sót..
Ví dụ đối với chuyên viên an toàn, vệ sinh lao động thì kết quả công việc phải đạt ghi trong bản mô tả công việc như sau:
Đảm bảo thường xuyên cập nhật đầy đủ các quy định hiện hành về đoàn ra, bảo hộ lao động và các văn bản khác
Hồ sơ, tài liệu luôn được cập nhật, lưu trữ, quản lý đúng quy định
Thực hiện các công việc đầy đủ, đúng thời hạn
Từ phần kết quả công việc phải đạt trên thì lãnh đạo và nhân viên sẽ căn cứ vào đó để làm cơ sở cho hoạt động đánh giá thực hiện công việc.
Đối với phiếu giao nhiệm vụ thông qua các tiêu chí như số lượng công việc thực hiện(số lượng văn bản, hồ sơ phải xử lý, số lượng báo cáo phải viết,...) . được ghi đầy đủ trong phần thống kê công việc cá nhân. Và lấy ví dụ cụ thể là chuyên viên tiền lương được ghi rõ trong phụ lục 2.
• Tính chuyên cần, sáng tạo trong công việc: thể hiện qua việc tích cực tham gia đóng góp ý kiến để cải thiện tình hình công việc cũng như luôn nỗ lực hoàn thành tốt công việc được giao
• Tinh thần và khả năng làm việc tập thể trong thực thi công việc.
• Tích cực tham gia các hoạt động xã hội: tham gia hoạt động đoàn thanh niên tại Cục….
• Chấp hành quy định tại Cục.
Kết quả đánh giá thực hiện công việc định kỳ được đánh giá dựa trên kế hoạch được đánh giá dựa trên kế hoạch đã được giao.
Đối với đánh giá năng lực :
• Với cấp quản lý (trưởng phòng, phó phòng) với các tiêu chí đánh giá:
Kỹ năng quản lý, lãnh đạo.
Khả năng ra quyết định, biết xác định các vấn đề đặt ra, trong các trường hợp cần có ý kiến cá nhân, công chức lãnh đạo phải có được quyết định về các phương án, giải pháp thực hiện đạt kết quả và hiệu quả.
Năng lực tập hợp đoàn kết công chức trong đơn vị, có khả năng nắm bắt được năng lực của công chức dưới quyền, có những biện pháp giúp đỡ, khích lệ mọi người, thực hiện khen thưởng, kỷ luật công minh, có uy tín trong công chức, thu hút mọi người cùng thực hiện nhiệm vụ chung. Duy trì tốt mối quan hệ đồng nghiệp trong đơn vị
Tư duy sáng tạo, đổi mới trong công việc…
Khả năng nắm bắt, tổ chức công việc, nhiệm vụ chung của cả cơ quan, đơn vị mình phụ trách. Công chức lãnh đạo phải tổ chức thực hiện các công việc đó, nắm được các diễn biến công việc và có các quyết định điều chỉnh để công việc chung đạt được kết quả. Trong quá trình tổ chức, giải quyết công việc còn cần phải có tầm nhìn xa, trông rộng đảm bảo cho quá trình hoạt động luôn đúng hướng, có trọng tâm, trọng điểm, thu hút được các nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả và hiệu quả cao.
Kết quả hoạt động của đơn vị được giao lãnh đạo, quản lý
Nắm bắt được công việc và có kiến thức công việc, khả năng tự phấn đấu, rèn luyện bản thân để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc
Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện công việc
• Với nhân viên: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc.
Hoàn thành nhiệm vụ được giao theo vị trí việc làm của mình
Khả năng nắm vững kiến thức, công việc, trách nhiệm trong thực thi nhiệm vụ. Sự năng động và sáng kiến trong quá trình thực hiện công việc.
Tinh thần và kết quả học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ, năng lực nhận thức và thực thi nhiệm vụ.
Hiệu quả sử dụng các nguồn lực (kinh phí, con người, các phương tiện kỹ thuật); tỷ lệ so sánh với yêu cầu vị trí công việc và với mục tiêu nhiệm vụ của cơ quan đơn vị.
Thái độ hợp tác, ý thức cộng đồng, khả năng động viên, lôi cuốn mọi người trong công việc.
Khả năng thuyết trình, báo cáo
Qua sự phân loại trên ta thấy tại phòng Tổ chức cán bộ của Cục Tần số vô tuyến điện đã xây dựng các tiêu chí đánh giá tương đối phù hợp với từng hình thức đánh giá. Trong bản ISO của Cục đã quy định rõ nhiệm vụ cho từng đối tượng nhưng chỉ quy định khối lượng công việc chứ chưa quy định chất lượng công việc.Mặc dù có hạn chế nói trên nhưng khối lương công việc lại được quy định theo vị trí việc làm và được chia theo năm, theo quý và theo tháng, điều này làm cho nhân viên biết được công việc mình phải làm và phải hoàn thành đúng thời hạn quy định. Nếu nhân viên trong phòng không hoàn thành tốt công việc thì lãnh đạo sẽ tìm hiểu nguyên nhân là do sức khỏe, do trình độ hay có những lý do nào khác của người đó để xử lý cho phù hợp chứ không đưa ra quyết định xử lý ngay.
Từ năm 2008 đến nay, Cục đã thực hiện giao dịch văn bản điện tử trong toàn cơ quan thông qua phương tiện e.mail và phần mềm quản lý văn bản (net – office). Đến nay trong Cục sử dụng trên 70% văn bản điện tử thay thế cho văn bản giấy, qua đó góp phần tiết kiệm chi phí hành chính và năng suất lao động được tăng lên rõ rệt. Vì vậy những nhiệm vụ theo vị trí việc làm hay nhiệm vụ do lãnh đạo trực tiếp giao đều được nêu rõ trong các văn bản trên. Do đó nhân viên có cơ sở để thực hiện công việc và có động lực để hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. Trong công tác thủ tục hành chính, bên cạnh việc tối thiểu hóa triệt để thủ tục cấp giấy phép tần số hướng đến tối thiểu hóa chi phí của khách hàng và chi phí quản lý của cơ quan quản lý, Cục luôn quyết tâm đổi mới lề lối làm việc, cải tiến quy trình tác nghiệp….thông qua ban hành, áp dụng một loạt các quy chế, quy định: Quy chế làm việc, Quy chế thi đua khen thưởng,..và đặc biệt duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2000 và ISO 9001:2008 với 4 quy trình hệ thống và 18 quy trình nghiệp vụ. Thông qua việc xây dựng, áp dụng các quy chế, quy định nội bộ nêu trên, các hoạt động quản lý, điều hành luôn được công khai hóa. Vì thế việc đánh giá tại phòng Tổ chức cán bộ cũng mang tính khách quan chứ không phải một cách chung chung do chủ quan của người đánh giá.
Thêm một đặc điểm nữa là các tiêu thức đánh giá không chỉ tập trung vào đánh giá mỗi cá nhân mà còn xem xét mối quan hệ giữa cá nhân với tổ chức, đơn vị. Do đó khắc phục được tình trạng cuối năm phòng được đánh giá là không hoàn thành nhiệm vụ, nhưng trong phòng vẫn có rất nhiều cá nhân được đánh giá hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, thậm chí có cả lãnh đạo cũng được đánh giá là hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, tạo nên sự khập khiễng.
Khi được hỏi cán bộ công chức đang làm việc tại phòng Tổ chức cán bộ của Cục Tần số vô tuyến điện về các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc tại phòng nói riêng và tại Cục nói chung có hợp lý không thì thu được kết quả là
40% số cán bộ công chức được hỏi cho rằng các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc là rất hợp lý
60% số cán bộ công chức được hỏi cho rằng các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc là hợp lý.
Từ kết quả trên cho thấy các tiêu chuẩn để đánh giá thực hiện công việc được xây dựng là phù hợp với từng hình thức đánh giá.
Chu kì đánh giá:
Do Cục Tần số vô tuyến điện là lĩnh vực kĩ thuật có đặc thù cao và phức tạp, do đó quản lý tần số VTĐ không đơn thuần mang tính hành chính mà quyết định quản lý phải được xuất phát từ kết quả phân tích, đánh giá về mặt kỹ thuật của trang thiết bị chuyên ngành và phải chủ động, tích cực, hiệu quả trong ứng dụng tiến bộ khoa học, kỹ thuật, công nghệ mới, trong nghiên cứu khoa học, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật và cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý. Vì vậy mà tại phòng Tổ chức cán bộ nói riêng và cả Cục nói chung, việc đánh giá thực hiện công việc phải được tiến hành đánh giá hàng tháng, đánh giá hàng quý và cuối cùng là đánh giá cuối năm. Việc đánh giá này áp dụng với cả cấp quản lý và nhân viên.
Người đánh giá:
Theo quy định, đánh giá thực hiện công việc sẽ được thực hiện như sau: Đối với cấp lãnh đạo: đầu tiên trưởng phòng hoặc phó phòng sẽ tiến hành tự mình đánh giá việc thực hiện công việc của mình rồi sau đó sẽ họp với phó phòng/trưởng phòng để cùng đánh giá, tiếp đó là nhân viên trong phòng sẽ đánh giá qua cuộc họp của cả phòng.
Đối với nhân viên trong phòng thì đầu tiên cũng sẽ tự đánh giá hoạt động thực hiện công việc của bản thân rồi ban lãnh đạo sẽ tiến hành trực tiếp đánh giá thông qua cuộc họp với cả phòng và phê duyệt.
Phòng Tổ chức cán bộ cũng có nhiệm vụ là nhận bản tổng hợp kết quá đánh giá của các phòng và các trung tâm tại Cục để tổng hợp lại lần nữa rồi mới trình lên Cục trưởng để xin phê duyệt lần cuối cùng.
Hệ thống đánh giá theo tháng, quý, năm sẽ có sự tham gia của cả phòng gồm trưởng phòng, ban lãnh đạo phòng và các nhân viên trong phòng. Điều này làm tăng kết quả chính xác của kết quả đánh giá đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm với công việc của cán bộ công chức trong phòng.
Phương thức đánh giá:
Hệ thống đánh giá thực hiện công việc được thực hiện kết hợp 3 phương pháp: phương pháp cho điểm các tiêu chí theo thang điểm trừ, phương pháp thang đo đánh giá đồ họa và phương pháp quản lý bằng mục tiêu, với việc kết hợp 3 phương pháp trên đã góp phần hạn chế các nhược điểm của từng phương pháp.
• Phương pháp đánh giá tháng và quý
Với tiêu chí đánh giá theo tháng và quý, phòng Tổ chức cán bộ áp dụng phương pháp đánh giá các tiêu chí theo thang điểm trừ. Nội dung đánh giá sẽ bao gồm
Mức độ hoàn thành công việc
Đối với tiêu chí mức độ hoàn thành công việc thì mỗi nhân viên phòng sẽ thực hiện khối lượng công việc được giao cụ thể thành công việc thường xuyên và công việc đột xuất. Trong đó công việc thường xuyên và kết quả phải đạt được quy định cụ thể trong bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm. Còn công việc đột xuất do Cục trưởng giao phát sinh trong quá trình làm việc.
Bảng 2.4. Mẫu phiếu giao nhiệm vụ cá nhân
Tuần…tháng…, từ ngày.../…../200…. đến …../…../200 STT Nội dung công việc
cụ thể ( công việc Thời gian Cán bộ công chức Thủ trưởng Bắt đầu Hoàn thành 1 2 … (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiến nghị đề xuất của cá nhân: ………... Nhận xét của thủ trưởng đơn vị:.………
(Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ Cục Tần số vô tuyến điện)
Với tiêu chí này, trưởng phòng phải phân chia công việc thành từng mảng nhỏ và phân chia cho nhân viên và thực hiện trong khoảng thời gian nhất định.
Tính chuyên cần trong công việc
Khả năng làm việc nhóm
Việc chấp hành quy định của Cục
Quy định tại Cục Tần số vô tuyến điện được đưa ra khá đơn giản và dễ thực hiện nhưng lại giúp đảm bảo trật tự kỷ cương cũng như nét văn hóa đặc trưng : yêu cầu khi sử dụng các thiết bị chung, tài sản chung.. Việc đo lường tiêu chí này được thực hiện sát sao khi tại Cục Tần số vô tuyến điện sử dụng hệ thống kiểm soát ra, vào chấm công Vân tay, từ đó có thể kiểm tra thời gian làm việc của nhân viên, tính được tổng thời gian có mặt. Việc sử dụng hệ thống này giúp tăng cường công tác quản lý con người và tài sản, giữ vững an ninh trật tự, đảm bảo an toàn và phòng chống các hoạt động bất hợp pháp xảy ra trong phạm vi Cơ quan làm việc.
Tích cực tham gia hoạt động xã hội.
Dựa vào 5 tiêu chí trên để đánh giá tình hình thực hiện công việc của cán bộ công chức trong tháng và quý, Cục đã xây dựng thang điểm riêng cho từng mục đánh giá như sau:
Bảng 2.5. Thang điểm cho các mức đánh giá:
Loại S A B C D
Xuất sắc Tốt Khá Trung bình kém
Điểm >4.5 – 5 4 – 4.5 3 - <4 2- <3 <2
Việc sử dụng phương pháp này sẽ giúp cho nhân viên có thể lượng hóa được tình hình thực hiện công việc bằng điểm. Nhờ đó mà có thể so sánh về điểm số và thuận tiện trong việc đưa ra các quyết định quản lý liên quan đến đánh giá năng lực của nhân viên. Nhưng việc lượng hóa tình hình thực hiện công việc bằng điểm như trên sẽ gây ra những lỗi chủ quan trong đánh giá như lỗi thiên vị ( có thể xảy ra trường hợp lãnh đạo hoặc nhân viên trong phòng yêu thích người này hơn thi sẽ dễ cho điểm đánh giá của người đó cao hơn và ngược lại), lỗi thành kiến, định kiến hay lỗi xu hướng trung bình do không muốn mất lòng người khác nên đánh giá tất cả ở mức trung bình.
Dưới đây là kết quả đánh giá xếp loại hàng tháng của Cục và cụ thể là tại phòng Tổ chức cán bộ:
Bảng 2.6. Kết quả đánh giá xếp loại hàng tháng tại Cục Tần số vô tuyến điện
Tháng đánh giá: 10 Phòng : Tổ chức cán bộ
STT Họ và tên Các chỉ tiêu và điểm đánh giá Kết quả đánh
giá Ghi chú An toàn lao động Hoàn thành công việc Sự chuyên cần Tinh thần làm việc nhóm Tính tiết kiêm Châp hành nội quy Tích cực tham gia hoạt động xã hội Điểm TB Xếp loại 1 Hà Thị Việt Anh 5 5 5 5 5 5 5 5 S 2 Mai Thanh Thủy 5 4 4.5 4 5 5 4 4.5 A 3 Nguyễn Vũ Trà My 5 4 4 4.5 5 5 4 4.5 A
Hà Nội, ngày 31 tháng 10 năm 2013
(ký, ghi rõ họ tên)
(Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ Cục Tần số vô tuyến điện)
• Phương pháp đánh giá giữa năm (6 tháng):
Đánh giá thực hiện công việc 6 tháng tại phòng vẫn áp dụng phương pháp là phương pháp đánh giá theo thang điểm trừ và sử dụng phần kế hoạch công tác theo